Aspectos a tener en cuenta sobre los Requerimientos de la UGPP, notificaciones, sanciones, beneficios sobre acuerdos y conciliación judicial.
El pasado 28 de diciembre de 2018 fue expedida la Ley 1943 de 2018 denominada nueva ley de financiamiento, norma que ha sido objeto de pronunciamientos de diversa fuente, pero cuyo foco se ha centrado en que finalmente no se agravó con el IVA la canasta familiar y las modificaciones introducidas con relación a los impuestos al consumo, de renta y al patrimonio, entre otros, destacando el impacto que tendrían para los diferentes actores de la economía del país.
Ahora bien, muy poca relevancia se le ha dado a las medidas de control frente a la evasión de contribuciones fiscales y parafiscales y los beneficios contenidos en la ley, haciéndose necesario destacar las principales adiciones y ajustes realizados en tres temas de impacto crítico como lo son la notificación de los actos administrativos que emitan entidades como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- y la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales- UGPP, las sanciones que en desarrollo de su función de determinar el correcto, adecuado y oportuno pago de aportes a la Protección Social puede imponer la UGPP y los beneficios tributarios establecidos para los deudores del Sistema.
Notificaciones de la UGPP
En primer lugar, debe destacarse que la notificación electrónica ha sido establecida como el mecanismo preferente de notificación de los actos administrativos expedidos por la DIAN y la UGPP a partir del 1 de julio de 2019. En consecuencia, se hace indispensable que toda persona (natural y jurídica) verifique si se encuentra actualizada la dirección de correo electrónico contenida en tanto el RUT para efectos de notificaciones.
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Sanciones de la UGPP
Se presenta un segundo tema referido a las sanciones en el que se ratifica que las conductas sancionables en la atención de un Requerimiento de Información emitido por la UGPP serán la no entrega o el suministro incompleto de la información, así como presentar la misma en forma incompleta o inexacta. Adicionalmente, se realizan modificaciones en los porcentajes de reducción de las sumas de las sanciones, las cuales dependerán de los ingresos brutos de las empresas y que oscilan entre el 90% y el 50%, siempre y cuando se entregue la información con el cumplimiento de la totalidad de las características establecidas en la Resolución 922 de 2.018 emitida por la UGPP, dentro del mes calendario siguiente. De igual forma, se realiza la aclaración que las sanciones por las conductas sancionables en el proceso de determinación, de inexactitud, mora u omisión se imponen sin perjuicio de los respectivos intereses de mora o el respectivo calculo actuarial si corresponde.
¿Cómo Disminuir el Riesgo a Sanciones de la UGPP?
Beneficios del Proceso de Mutuo Acuerdo (PAM) y la Conciliación Judicial
En tercer lugar, se han establecido beneficios como son el Proceso de Mutuo Acuerdo (PAM) y la Conciliación Judicial. Para el caso específico de la UGPP será el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Unidad el ente encargado de transar las sanciones e intereses derivados de los procesos administrativos de determinación o sancionatorios de su competencia y decidir las solicitudes de terminación por mutuo acuerdo presentadas a más tardar el 31 de octubre de 2.019. Debemos advertir que el beneficio establece una exoneración del 80% de los intereses a todos los subsistemas con excepción del sistema de pensiones y el 80% de las sanciones por omisión e inexactitud. Si se trata de un proceso sancionatorio por no envío de información la exoneración será del 50% del valor de la sanción actualizada.
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Conciliación Judicial
En cuanto a la Conciliación Judicial ésta dependerá de la instancia en la que se encuentre el proceso y el beneficio está entre el 80% y el 70% de los intereses (no aplica para el sistema de pensiones) y el 50% de las sanciones por omisión e inexactitud.
Dentro de este contexto, si a la fecha su empresa se encuentra en un proceso de determinación o sanción con la UGPP deberá revisar si cumple con los requerimientos que pide la UGPP para acceder a los beneficios establecidos en la ley. Así mismo, consideramos relevante recordar nuevamente los ajustes realizados por la UGPP con la expedición de la Resolución 922 de fecha 6 de julio de 2.018, frente al contenido y características técnicas que debe cumplir de manera obligatoria la información presentada por el contribuyente de acuerdo con el requerimiento que realiza la Entidad, para adelantar acciones de determinación de las Contribuciones Parafiscales de la Protección Social.3
Esta resolución presentó cambios relevantes frente al formato de nómina detallada por trabajador que venían manejando las empresas aportantes y que incluso se encontraba ya parametrizado por los diferentes proveedores de software de nómina, siendo preciso señalar que con base en las modificaciones introducidas, hoy no cumplen con los nuevos parámetros establecidos por la UGPP; igualmente se incorporan y ratifican las características que debe cumplir, de manera obligatoria, la información contable que será presentada.
Ahora bien, además de todos estos requerimientos de la UGPP, la empresa deberá realizar una conciliación entre la información contable y la nómina, justificando cualquier diferencia que pueda presentarse, so pena de exponerse a millonarias sanciones, ya que la UGPP puede establecer que la información se ha presentado de manera inexacta o incompleta. La empresa contará con un plazo máximo de tres (3) meses para presentar toda la información que ha sido solicitada a través de los canales electrónicos establecidos por la UGPP.
Si la Compañía presenta una nómina con componentes complejos (convenciones o pactos colectivos, esquemas de desalarización, planes de beneficios, etc.), deberá presentar toda la información y soportes complementarios que permitan a la UGPP comprobar la naturaleza de esos pagos.
- Protección Social compuesta por los subsistemas de salud, pensiones, riesgos laborales, caja de compensación, SENA e ICBF, aportes que fiscaliza la UGPP.
- Ley 1943 de 2.018, art. 91, 92 y 93.
- Ley 1607 de 2.012 art. 178
