«Para digitalizar RRHH tienes que tener las cosas claras, ó dejarte asesorar por profesionales que te ayuden a centrar el foco.»
¿No te pasa que a veces, ves las ventajas de algo, pero, te frenan otras cosas? Aspectos secundarios. Incluso, detalles que solo imaginas. Cosas que no has contrastado, pero que das por hecho que son ciertas. Es el eterno dilema de siempre en RRHH. Vemos el potencial e, incluso, la necesidad, por ejemplo, de implementar determinadas tecnologías en nuestra empresa, pero, nos paralizan, otras cosas. A veces la complejidad de los procesos de cambio, ó la dificultad de uso de las herramientas, quizá los presupuestos, la resistencia al cambio, la implicación de los líderes de la compañía… No sé, un montón de dudas y miedos que paralizan muchas iniciativas que, ya sobre el papel, apuntan beneficios considerables, tanto para empleados como para empresa.
Es una situación real y muy común. Sin embargo, la mayoría de estas “razones irracionales” parten del desconocimiento. O de la negación por la negación. Y, dejan escapar la posibilidad de hacer más eficientes unos procesos -los de RRHH- que bien implementados apuntan en directo a la rentabilidad y el éxito de cualquier organización.
Entonces, si alguien me preguntara en este momento, por qué es importante que las áreas de RRHH impulsen su digitalización, básicamente respondería porque les ayudaría a superar, entre otros, los siguientes desafíos:
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- Anticipación para guiar a la organización. RRHH debe tener siempre una visión global del estado de situación de la compañía. Esa vista panorámica tiene que mostrar claramente dónde están sus talentos. En qué proyectos participan. Qué nivel de desempeño tienen. Cuál será su evolución potencial a futuro, etc. Pero, también deberá aportar información sobre las áreas de mejora. Aquellos puntos débiles que hay que reforzar. Por ejemplo, analizar las habilidades de la empresa para saber qué acciones se pueden/deben implementar. Dependiendo del tamaño de la organización, esta tarea puede ser larga y compleja. Así que, no siempre se realiza con la frecuencia adecuada. No hacer este análisis de habilidades con la regularidad óptima puede hacer que, en un momento dado, la empresa carezca de los recursos óptimos. Eso, a su vez, hará que los empleados se sobrecarguen de trabajo y que la productividad y el desempeño individual se vea afectado negativamente. Por eso es importante, tener la información, analizarla y planificar acciones correctivas o impulsivas, según proceda. Es decir, anticiparse y actuar en consecuencia.
- Selección de nuevos talentos. Con el desarrollo de las plataformas de contratación online, las solicitudes de empleo pueden provenir de diferentes fuentes. RRHH debe poder organizarse correctamente para recibir una gran cantidad de información. Gestionar bien las solicitudes, los CV que llegan, permitirá a RRHH dedicar más tiempo a los candidatos. Y, proporcionar respuestas más personalizadas. Por supuesto, mejorar el análisis de las candidaturas y optimizar los procesos de selección.
- Integración y gestión de datos. A diario se realizan numerosas tareas administrativas. Desde la gestión de contratos, hasta la gestión de los informes de ausencias y vacaciones, pasando, por supuesto, por la gestión de la formación, los planes de carrera, los horarios, el desempeño, etc. En la era digital, es posible reducir el coste que generan todas estas funciones. Y, sobre todo, agilizar los procesos, proporcionando la seguridad y transparencia que demandan organizaciones y empleados.
- Evaluación de los empleados. Este paso es esencial para monitorizar el desempeño y poder ajustar la estrategia de RRHH. Un ajuste que, como decía antes, debe apuntar al equilibrio entre los intereses individuales y los intereses corporativos. Es posible que, por falta de tiempo, esta tarea no siempre se lleve a cabo de la manera más adecuada a pesar de su relevancia en el contexto. O que no se consiga poner en valor y acabe siendo un mero trámite. Es decir, un proceso que no convenza ni a empleados, ni a managers y, que, al final, no aporta el valor que se espera. Hay que dar visibilidad al proceso y, sobre todo, facilitar, simplificar y aportar resultados.
- Formación personalizada. Las áreas de recursos humanos son responsables del desarrollo profesional de los empleados. Incrementar o mejorar sus habilidades a través de la formación mejora, no solo el desempeño, también la motivación y el compromiso. Entre la identificación de las necesidades formativas, su planificación, presupuestación y gestión, RRHH tiene una gran cantidad de información y tareas que procesar. Apoyarse en un software de recursos humanos, sin duda, marcará la diferencia.
- Diseño de planes de carrera. La digitalización de procesos muestra, una vez más, sus fortalezas, para facilitar la evolución de los empleados. Identificar las necesidades de movilidad interna, hacer un seguimiento personalizado, impulsar acciones orientadas a agilizar los planes de carrera, etc. todo será más sencillo si se cuenta con el apoyo de un software de recursos humanos.
- Comunicación y participación. Este es uno de los grandes desafíos en el entorno empresarial. Por un lado, para atraer y fidelizar el talento. Y, por otro, para facilitar la conexión entre recursos humanos y la plantilla. En todo caso, una comunicación fluida, honesta y transparente ayudará a mejorar la imagen de marca, tanto dentro como fuera. Y, por supuesto, en el día a día, facilitará el conocimiento y reconocimiento de los empleados y sus necesidades. Y, hará que los conflictos o las conversaciones difíciles sean más sencillas.
- Cumplimiento normativo. Las áreas de recursos humanos son las responsables del cumplimiento de la legislación laboral. Pero, también, de garantizar la seguridad de los datos de los empleados. Datos que, dicho sea de paso, encierran información personal y sensible que deben siempre protegerse, más allá, incluso, de lo que marca la Ley.
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Entiendo que los cambios asustan. Y qué, invertir en tiempos convulsos, da más susto aún. Pero ¿Qué dirías si supieras que al final del camino tienes la llave que abre la puerta a una empresa eficiente, comprometida, responsable, transparente, rentable, …? ¿Te ayudaría saber que el camino es mucho más corto y llano de lo que imaginas? Mi recomendación es que busques el apoyo de un socio tecnológico de confianza. Un socio que te acompañe, que no te vendan “milongas”. Un proveedor tecnológico que te ponga negro sobre blanco y que te cuente, la verdad sobre el qué, el cómo, el cuándo, o el cuánto… Que sea transparente. Y que facilite.
Un secreto: la clave no está en la tecnología, sino en la combinación de herramientas y servicios. Básicamente, el quid de la cuestión es apostar por soluciones. La tecnología, por sí sola, no resuelve. Los servicios sin un software funcional, analítico, flexible y fácil de usar, tampoco. Por eso, si estás en ese preciso momento en el que todo son dudas te diría lo siguiente:
- Define objetivos tangibles, por ejemplo, mapear el talento, mejorar la experiencia del empleado, medir el nivel de satisfacción y compromiso de la plantilla.
- Identifica áreas de mejora y puntos fuertes -que seguro que los tienes-.
- Busca aliados que te ayuden a impulsar la iniciativa de cambio.
- Determina un presupuesto realista.
- Establece un calendario y mide, regularmente, los avances.
- Comunica de forma transparente el por qué y los beneficios que esperas.
En resumen. Para digitalizar RRHH tienes que tener las cosas claras, ó dejarte asesorar por profesionales que te ayuden a centrar el foco. Es importante optar por una herramienta súper versátil, 100% escalable y con la suficiente elasticidad como para encogerse o ampliarse en función de los requerimientos. Lo mejor será optar por una plataforma nativa en cloud, enriquecida con servicios de valor añadido. Si me haces caso, podrás beneficiarte del efecto “muelle”.
Quieres/necesitas más, amplías funcionalidades, servicios, módulos, … Quieres/necesitas menos, recortas. Es una forma muy sencilla de evitar sufrimientos innecesarios. Pero, también, de tener la seguridad de mantener el control sobre el presupuesto. Y, sobre todo, de marcar tu propio ritmo. Planificar. Analizar. Decidir.
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