«La decisión de contratación del outsourcing contable y financiero básicamente se asocia al costo del servicio que además debe cumplir con unas cualidades excepcionales para que cumpla con tan importantes tareas.»
Los servicios de consultoría externa especializados en el tema contable y financiero parecen ser en una excelente solución a la hora de economizar gastos y ganar aliados expertos en estos temas. Atraer socios estratégicos en temas tan importantes como los financieros, contables y tributarios estos últimos de gran importancia puesto que su manejo implica una significativa responsabilidad y su equivoco tratamiento puede generar sanciones representadas en dinero, y en casos extremos sanciones penales tanto para el contribuyente como para el contador y/o revisor fiscal que se postule a firmar sobre estados financieros e impuestos a cargo, todo esto conlleva una importante y difícil decisión entre el costo y el beneficio de un servicio tercerizado.
La decisión de contratación del outsourcing contable y financiero básicamente se asocia al costo del servicio que además debe cumplir con unas cualidades excepcionales para que cumpla con tan importantes tareas, por otro lado, se califica la experticia de los asesores y además la cantidad de transacciones que la compañía genera (facturación, número de empleados, cuentas bancarias, sucursales, entre otras).
De manera un poco ingenua el empresario asocia el tamaño de la compañía al perfil de su socio estratégico, sin advertir que las responsabilidades son similares para todas las compañías sin importar su tamaño; si mi empresa no es muy grande no necesito un “experto” de alto nivel, es así como el empresario concluye erróneamente que si no tiene una compañía “grande” no se requiere un servicio de alto nivel.
En consecuencia, se toman malas decisiones que generan un verdadero dolor de cabeza: al empresario cuando se enfrenta a sanciones, requerimientos e información de mala calidad que no le dice nada de su negocio, al contador junior que por ganar experiencia y por su falta de experticia indujo a errores y un dolor más grande al asesor que recibe todos estos problemas y debe solucionarlos, esto sin contar el costo que implica la corrección de estos errores, costos económicos, costo en el tiempo y costo por las posibles malas decisiones que se tomaron.
Así las cosas, el empresario se siente en una encrucijada y comienza un arduo camino para escoger el mejor y más calificado servicio al precio más competitivo, pues claramente no quiere correr ningún riesgo tributario, necesita informes oportunos y de alto nivel para la apropiada toma de decisiones; y así en un mercado tan competitivo encuentra tantas y tan variadas propuestas como colores en el universo de las mujeres.
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¿Entonces como tomo la decisión?
Me gustaría tener la respuesta que cumplieran con las expectativas del lector, pero es un compromiso que no puedo cumplir; es como si me comprometiera a elegir el mejor color de zapatos para su esposa; solo puedo dejarle unas recomendaciones que le ayuden a tomar la mejor decisión:
1. Tenga en cuenta el tamaño de su compañía y el número de transacciones: no se complique con un servicio externo cuando usted está necesitando alguien de tiempo completo porque su operación es amplia y compleja, en este caso puede pensar en un contador junior que le ayude con su operación del día a día y puede contratar un profesional de un nivel más alto para las actividades de alto impacto y riesgo.
2. No tome la decisión de compra basado solo en el precio: no siempre un precio alto está asociado a un trabajo de calidad, grandes compañías han ganado muy buen nombre, pero tienen tanta demanda que envían a consultores “inexpertos”, que solamente saben del diligenciamiento de formatos, pero no entienden sus necesidades y las de su negocio, “No lo saben escuchar y no lo pueden leer como empresario”, tampoco significa que un precio justo sea sinónimo de mala calidad.
3. Acuerde un precio: donde usted se sienta cómodo con lo que recibe por el pago que desembolsa y que su consultor esté a gusto con la cantidad del trabajo asignado.
4. Valide la experiencia de sus consultores: y que se ajuste a las necesidades de su negocio, no espere que un asesor sin experiencia realice trabajos muy especializados, analice sus verdaderas necesidades.
5. Tenga muy claro cuál es el alcance del trabajo que está contratando: algunos profesionales cobran una tarifa adicional en los meses de mayor carga laboral (renta y medios magnéticos), esto no es malo si usted está de acuerdo y lo tienen definido con anterioridad.
6. El contador es solo profesional en esta área y un humano como cualquier otro: no le solicite encargos fuera de sus destrezas, veo contadores convertidos en abogados, ingenieros, administradores, economistas, entre otros, que dicen si a todo por temor a perder su trabajo, no olvide que aunque contadores no somos sabe lo todos.
7. Sea consciente que el outsourcing contable y financiero: así como el Contador Público tiene una importante responsabilidad ante terceros y con su firma avala y da fe pública sobre la información que valida, merece un pago acorde a sus responsabilidades.
Así las cosas, examine sus prioridades y necesidades y que su presupuesto no solo sea basado en lo económico, indague los riesgos y beneficios, y que la decisión que tome sea la mejor para usted y la Salud Financiera, Contable y Tributaria de su compañía.
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