«La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una herramienta tecnológica que puede interactuar con muchas pantallas y distintos sistemas legados, realizar tareas repetitivas y en general libre de errores, generar reportes que cumplan con exigencias regulatorias.»
Todos queremos hacer nuestros procesos más eficientes. Menos tiempo, menos costos e idealmente sin fricciones para nuestros clientes (internos o externos). Nuestra gran aliada es la tecnología, pero en la práctica encontramos realidades que complican su implementación.
Habitualmente se repiten barreras: sistemas legados que dificultan la interacción con nuevas tecnologías, silos de información que no conversan entre ellos, marcos regulatorios que obligan a determinadas acciones y además, la natural resistencia al cambio de los usuarios.
Sin embargo, el mercado no espera y obligados a soluciones rápidas y efectivas, terminamos aumentando la dotación de personas para poder sortear todas estas barreras. Dotaciones elevadas que después de un tiempo, las entendemos como estructurales y mientras todo va bien, no notamos el impacto en la rentabilidad que esto trae, sin embargo las crisis nos obligan ajustarnos y replantear nuestros procesos, entonces nuevamente encontramos que la automatización puede ser una solución a nuestros desafíos, pero para que tenga un impacto real en los números debe ser planificada, con la combinación de tecnologías correcta y acompañada de un sólido modelo de gobierno de datos.
Los robots pueden ser entrenados para ejecutar tareas repetitivas y eso nos permite a las personas dedicarnos a labores que exigen conocimiento humano y agregan valor al proceso.
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La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una herramienta tecnológica que puede interactuar con muchas pantallas y distintos sistemas legados, realizar tareas repetitivas y en general libre de errores, generar reportes que cumplan con exigencias regulatorias, consolidar movimientos bancarios, ingresar facturas al ERP, extraer información de documentos físicos (OCR) o digitales, para reescribirla en otras aplicaciones e incluso interactuar en conversaciones básicas a través de chat o e-mail.
Muchas empresas hoy están comprobando incipientemente las ventajas de la RPA, otras están en etapas avanzadas de automatización de procesos, combinando BPM con RPA e incluso un nivel más arriba, incorporando Inteligencia Artificial en la toma de decisiones, combinado con Machine Learning, como parte del proceso de retroalimentación y mejora continua.
Una reciente encuesta de Deloitte determinó que “las organizaciones no solo están adoptando RPA, sino que además buscan desplegar soluciones de automatización inteligente de procesos”
- El 58% de las empresas han iniciado su viaje de automatización inteligente.
- El 47% de las empresas ya están combinando RPA e IA como parte de su estrategia de automatización.
- Para 2023, las empresas esperan reducir sus costos operacionales en 30% al combinar las tecnologías de Hiper Automatización con el rediseño de procesos.
Pero la incorporación de tecnología per se, no necesariamente es un buen negocio, para que ésta sea rentable, debemos generar los ahorros que justifiquen la inversión y es ahí donde muchas veces fallamos y culpamos a la tecnología de no cumplir con la promesa. Sin embargo, implementaciones inadecuadas y/o la elección de combinaciones de tecnologías poco apropiadas, son las que no permitieron alcanzar la meta exigida.
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¿Cuáles son los factores críticos que apalancan el éxito de la inversión en RPA y en el corto plazo?
– Objetivos y metas claras desde el principio. El diseño de procesos es clave para identificar qué tareas son ejecutadas rutinariamente, descubrir tareas y procesos que necesitan ser optimizados e identificar cuellos de botella. BPM incorpora las diferentes maneras en que una empresa puede analizar todos sus procesos, entrega soporte teórico, metodología y componentes de software para responder satisfactoriamente a los desafíos empresariales y nos da una visión clara de nuestro ecosistema, previo a la disrupción de la RPA.
– Elegir la correcta combinación de tecnologías y herramientas de RPA. Muchas alternativas permiten automatizar procesos básicos, pocas van un paso más allá, combinando capacidades de Inteligencia Artificial y Computer Vision, que permite reconocer información relevante dentro de documentos no estructurados, para luego digitarla en sistemas legados. La elección correcta de estas herramientas te permitirá crecer en diferentes procesos, sin el costo de administrar decenas de soluciones diferentes en cada uno de ellos.
– Planificar los cambios en las plataformas Back-end. Muchas veces los robots de RPA interactúan en diferentes pantallas de sistemas legados, capturando información de unos e ingresando en otros o consolidando reportes desde distintas pantallas, sin embargo, todos estos robots pueden terminar causando serios problemas si esas pantallas son modificadas sin considerar a los robots que las utilizan al igual que los humanos. Cada cambio requiere un ajuste que debe ser planificado con anticipación.
– Establecer un modelo de gobierno de datos. La incorporación de robots en las operaciones diarias trae de la mano un sinnúmero de riesgos y desafíos que deben ser controlados. No olvidemos que estos robots deben interactuar en los sistemas con credenciales y accesos como lo haría cualquier humano, por lo que el control, trazabilidad y auditabilidad de las transacciones deben ser un “desde”.
La RPA es sin lugar a duda una maravillosa herramienta, que está permitiendo a las personas desempeñarse en tareas de mayor valor, sin embargo si no se planifica e implementa correctamente puede no generar el retorno esperado o al menos en plazos acotados.
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