«La gestión de nómina y seguridad social no tiene margen de error y la expectativa de cada uno de los trabajadores de una empresa es muy alta y prácticamente sin tolerancia, es por esta razón que al automatizar estos procesos se debe buscar productos confiables y con experiencia local.»
La nómina podría definirse de manera pragmática como el mecanismo o proceso por el cual se paga a los trabajadores, sin embargo, es un proceso de alta complejidad y que en algunos casos requiere de la intervención de al menos seis sistemas y no menos de cuatro personas, teniendo frecuencia diaria, semanal, catorcenal, quincenal, mensual, bimestral o bajo demanda.
En 2018 el Centro de Capacitación SICOSS realizó una encuesta a 2,000 empleados de empresas trasnacionales y menos del 1% fue capaz de calcular las deducciones exactas mensuales para obtener su salario neto.
Ese mismo año este organismo indagó sobre la tolerancia a los retrasos o variaciones que los trabajadores estarían dispuestos a tolerar en su salario, ya que podríamos estimar que es el principal, o parte de los principales motivos que impulsan día a día a la fuerza laboral a levantarse de la cama y acudir a una oficina, sucursal o zona de actividades, no perdiendo de vista que según datos del Occupational Information Network (O*NET), sólo el 22% de los empleos se pueden realizar de manera remota y sin contacto con los clientes.
De los resultados de esta segunda encuesta podemos sintetizar que existe un margen de “tolerancia” a la paga realizada y este margen aumentaba de manera proporcional según el nivel jerárquico y salarial en una empresa, es decir a mayor salario mayor tolerancia ante una fluctuación de sueldo.
También podemos corroborar de manera estadística la hipótesis u obviedad de que pagar tarde genera mal estar en los trabajadores, ya que el 98% de los encuestados no está dispuesto a tolerar un retraso en su pago, sin importar que se deba a un error humano o un error técnico, es decir el salario por ningún motivo se puede retrasar, no importa si es exacto, pero importa que esté a tiempo y el mínimo margen de fluctuación aceptado fue del 1% pudiendo llegar hasta el 3%.
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Tener una tolerancia del 0% para el retraso de un proceso no es cuestión fácil, sobre todo si consideramos que para la gestión de nómina y seguridad social se podrían llegar a requerir hasta 6 sistemas:
- Recursos Humanos (captura de datos del empleado como nombre, edad, sueldo, puesto, datos bancarios, identificación, número de afiliación de seguridad social, etc)
- Control de Asistencias (entradas, salidas, horas extra, retardos, faltas o vacaciones)
- Gestión de Nómina (cálculo de sueldo menos deducciones para obtener monto a pagar)
- Gestión de seguridad social del trabajador (cálculo de cuotas que deberán ser pagadas a la autoridad designada para la gestión de recursos y prestaciones)
- Envió de confirmación de datos a pagar a las autoridades tributarias y salario del trabajador, en América Latina al menos 3 países ya cuentan con esquemas tributarios donde el patrón debe notificar el salario que será pagado al trabajador, así como la respectiva retención de impuestos.
- Servidor de correo electrónico o aplicación WEB para envío de recibo de pago al trabajador.
- Dispersión bancaria (Se puede realizar dentro de la gestión de nómina o de manera independiente)
Y en algunos casos este gasto de nómina se debe registrar dentro de un octavo sistema para control y gestión de la contabilidad o un sistema de planeación de recursos o ERP por sus siglas en inglés (Enterprice Resources Planning)
La gestión de nómina y seguridad social no tiene margen de error y la expectativa de cada uno de los trabajadores de una empresa es muy alta y prácticamente sin tolerancia, es por esta razón que al automatizar estos procesos se debe buscar productos confiables y con experiencia local, considerando como un factor clave los tiempos de respuesta ante una contingencia ya que cualquier problema debería quedar resuelto en horas y no días.
