El acrónimo RPA por sus siglas en inglés es ‘Robotic Process Automation’, o Automatización de Procesos mediante la Robótica. Es, en definitiva, un ‘Software’ fácil de usar para todo aquel que quiera automatizar tareas digitales (predecibles, rutinarias, medibles, configurables) de sus procesos. Es importante anotar que estas automatizaciones logradas con RPA hasta hoy por si solas no toma decisiones autónomas, no es inteligencia artificial, pero se pueden complementar con otras herramientas que sí lo son.
Características de las tareas digitales para el ROI
Como se mencionó anteriormente se debe recalcar que las tareas a automatizar cumplan con ser:
- Predecibles
- Rutinarias
- Medibles
- Configurables
Con esto nos ayudará a cuantificar en el tiempo y calcular su retorno o re configurar si una variable cambia en el proceso.
Elimine estas 3 suposiciones para obtener mejores resultados en la automatización
1. Los “Bots” no son solo chats
El RPA, permite entonces a los usuarios que usan esta tecnología crear robots de Software o “Bots” que pueden aprender, imitar y luego ejecutar procesos empresariales basados en reglas mediante la observación de las acciones digitales de los humanos.
Es así que al ejecutar un proceso de los muchos que tiene un RPA, mostrándole qué hacer, guarde todas las interacciones del humano con la aplicación o aplicaciones de Software y luego otro módulo o proceso del RPA hace o ejecuta las tareas repetitivas del humano en su trabajo. El RPA puede interactuar con cualquier aplicación o sistema de Software de la misma forma que lo hacen las personas, pero donde potencializa la productividad, porque ya la persona no necesita esperar jornadas largas y extenuantes porque estos “Bots” pueden operar las 24 horas 365 días, sin parar, mucho más veloz y con un fiabilidad y precisión del 100%.
2. Los “Bots” no son para reemplazar las personas
Los “Bots” de automatización robótica de procesos hoy no tienen el mismo conjunto de habilidades (talentos) que las personas… no razonan, no hacen análisis, no proponen, no cuestionan, no innovan; piense en los “Bots” de RPA como una fuerza de trabajo digital que ayuda, apoya, libera de tiempo al humano, pero no lo reemplaza.
Aunque día a día crecen los “Bots” en las empresas, no ha alcanzado la popularidad y adaptación que se debería tener en ellas porque muchos directivos hostigan cambiar “Bots” por personas. Es claro que los “Bots” pueden copiar y pegar, extraer datos Web, hacer cálculos, abrir y mover archivos, buscar textos en correos electrónicos, formularios y documentos, iniciar sesión en programas, conectarse a API’s y extraer datos no estructurados, enviar correos electrónicos, adjuntar archivos, entre muchas otras cosas más, pero no son autónomos, operan bajo reglas que se programan por el ser humano. Aquí sale entonces una ventaja de todo lo anterior, la empresa puede mejorar tiempos (productividad) con la automatización de sus flujos de trabajo, no es necesario cambiar sus sistemas, aplicaciones o procesos empresariales existentes a fin de realizar RPA.
3. Los “Bots” son gratuitos
Los “Bots” de RPA porque son fáciles de configurar, usar y compartir no quiere decir que todos sean gratuitos y no conllevan un costo por su implementación. Existen muchas plataformas que ofrecen gratuidad en algunos de sus módulos o por cantidad de “Jobs” tareas a ejecutar, otras soluciones de RPA las ofrecen como servicio, otras se licencian por usuarios, procesos o tareas configuradas o ejecutadas, en fin, el abanico es amplio donde se debe pensar muy bien por cuál optar según costo beneficio.
Como sucede con cualquier tecnología, la adopción de RPA a nivel empresarial requiere una inversión de tiempo y recursos, además de un fuerte compromiso con el cambio.
¿Por qué debería implementar RPA?
Los líderes de negocio, procesos y operaciones deben estar convencidos que el RPA es un factor determinante para el éxito de su organización a largo plazo. El enfoque inicial debe ser metódico y estratégico, se debe empezar de forma sencilla y sin grandes complicaciones. Durante las primeras etapas de implementación de esta tecnología se debe evitar instalar aplicaciones al azar y deben centrarse en automatizar las tareas más tediosas y repetitivas.
- Por tener una alta variedad de beneficios, tanto cualitativos como cuantitativos, por ejemplo, reducción de costos, mayor precisión, velocidad de entrega y mejora de resultados para satisfacción del cliente… porque las personas podrán dedicarse a hacer lo mejor que hacen, solucionar problemas, realizar análisis, mejorar procesos, innovar, entre otras actividades que entreguen valor agregado a su organización.
- Para obtener mayor productividad, en algunos casos la aceleración en los flujos de trabajo.
- Mayor precisión porque se garantiza un 100% de exactitud, no hay necesidad de revisión y cumplimiento.
- Por tener un alto ahorro de costos y un rápido ROI en la ejecución de procesos sin errores para obtener los resultados.
- Por tener la capacidad de integrar diferentes plataformas, logrando eficiencia y colaboración en capital humano.
- Por poder entregar mejores experiencias al cliente (consumidor) al interactuar con él a través de consultas y velocidad en sus respuestas
- Por poder combinar la AI (Inteligencia Artificial) con el RPA creando automatización inteligente con data no estructurada.
- Por la facilidad de escalabilidad con los procesos de alto volumen para que sean más flexibles en momentos dudosos y entornos cambiantes.
Desde un punto de vista estratégico, una adopción exitosa de RPA a largo plazo requiere un enfoque inteligente, centrado en la elección de las tecnologías adecuadas y en la posibilidad de implementarlas con rapidez. Las herramientas elegidas deben ser lo suficientemente potentes y seguras para satisfacer al personal vinculado al proceso y proyecto.
¿Cómo iniciar con un RPA?
Una fase inicial, podría ser identificando los procesos internos más rudimentarios, repetitivos y molestos, estas primeras automatizaciones pueden ofrecer resultados inmediatos y medibles, además que pueden desbordar beneficios a otros procesos que la organización podrá elegir automatizar en futuro cercano evidenciando la integración y coordinación para múltiples procesos RPA. Estos procesos RPA individuales también pueden estar interconectados con varias aplicaciones de negocio heredadas, por ejemplo, los sistemas ERP, E-Commerce, CRM, entre otros.
Fases a contemplar para comenzar un RPA:
- Identificación (Exploración), ojalá la primera área a impactar para la prueba de concepto o piloto tenga un alto impacto comercial, haga muchas preguntas y deje que el personal del proceso a impactar sea el eje de sus planes, seguramente ellos serán su mejor agente de cambio y defensor del RPA.
- Preparación, encontrar el patrocinador y promotor del RPA, ojalá que alguno de estos dos sea quien tenga influencia en la elaboración del presupuesto o jefe de proyectos.
- Participación o contratación del proveedor de RPA, la regla de oro es pensar a largo plazo porque es un mercado acelerado y debe verlo como socio recurrente, cercano que haya demostrado experiencia y estabilidad donde estará dispuesto a continuar adaptándose e innovando para usted, ayudándole a seleccionar el Software RPA que no sea solamente técnicamente eficaz, sino también excepcionalmente intuitivo.
- Prueba de concepto y piloto, el valor de la prueba de concepto radica en ver si sus supuestos casos de negocio fueron correctos y comprobar su modelo de implementación, posteriormente incorporar un proceso automatizado a las operaciones cotidianas e involucrar al personal del proyecto o proceso impactado.
- Crear un centro de excelencia global para la adopción a escala centrado en la efectividad y gobernanza que ayude a la construcción de sus estándares y supervisión con herramientas y plantillas que ayudan a las otras unidades de negocio a empezar a crear y optimizar sus propias automatizaciones.
- Promueva la expansión y profundización del uso del RPA en toda la organización. RPA como solución integral.
- El RPA es un importante factor de la transformación digital que debe llevarlo a que sea parte del ADN de la organización.
¿Dónde usar el RPA?
Cabe mencionar algunas soluciones, porque son muchas las entregadas en los diferentes tipos de organizaciones y sectores:
- Automatización con exploradores / navegadores Web
- Conversión de archivos automáticos
- Automatización de procesamiento de hipotecas
- Extracción automatizada de datos
- Gestión automatizada de inventarios
- Gestión de liquidación de nómina
- Gestión de cierres contables
- Integración automatizada con ERP
- Integración automatizada de aplicaciones
- Automatización de transferencia de archivos
- Aprovisionamiento automatizado de usuarios
- Generación automatizada de reportes (informes)
- Automatización de procesos de negocio
- Automatización robótica de procesos
- Automatización de procesos cognitivos
Beneficios del RPA
El RPA como apalancador y primer punto de inflexión para la transformación digital en un entorno empresarial inteligente basado en automatizaciones y generador de cultura digital es donde tenemos la premisa de “Hacer más con menos esfuerzo” para:
- Menor costo
- Mayor oportunidad
- Procesos con mayor calidad
- Mayor calidad de vida
Calidad: No automatizar procesos con errores porque automatizo errores, se de hacer antes reingeniería de datos, minería real, análisis de datos.
Conclusión
Adoptar el RPA no tiene por qué despertar el miedo y tampoco pensar en grandes esfuerzos. Se debe pensar como con cualquier cambio de procedimiento o protocolo de optimización en pro del éxito para ayudar al cumplimiento del foco estratégico del negocio.
Las empresas que adopten esta tecnología obtendrán ventajas significativas mayores respecto a sus competidores. Elegir las herramientas adecuadas, con la máxima seguridad y potencia, es sin lugar a dudas, un primer paso. Pero incluso más importante es seleccionar aquellos productos que puedan volverse plenamente operativos en muy corto tiempo.
A medida que estas tecnologías siguen avanzando en sus funcionalidades, surgirán nuevas e interesantes innovaciones en los procesos automatizados, tanto por parte de los fabricantes de las soluciones RPA como de las organizaciones pioneras que las utilizan.
En el mercado existe gran variedad de Software RPA y componentes que apoyan al anterior, algunos con galardones más que otros, fuertes en Europa otros aquí en América para diferentes nichos según el tamaño de la empresa. Si quieres conocer más de estas soluciones y servicios alrededor no dudes en contactarnos.
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