Tecnología y Teletrabajo

“El teletrabajo incluye la tecnología como herramienta que facilita la gestión de proyectos, planificación de horarios y tareas, almacenamiento de información en línea, portales y aplicaciones móviles para comunicar a los departamentos y mejorar la comunicación entre los colaboradores.”

Uno de los cambios más importantes que ha generado el confinamiento por la crisis sanitaria es la transformación digital en las empresas y la modalidad de teletrabajo para seguir ejerciendo las labores. También se ha convertido en una alternativa para mantener el empleo y la productividad de las empresas durante la cuarentena.

Aunque muchos de los empleados colombianos no estaban preparados para este cambio, el 80% de los teletrabajadores les gustaría seguir cumpliendo sus tareas con esta modalidad. Según un estudio denominado “Hábitos de Consumo Post Covid 19″, 8 de cada 10 colombianos manifestaron sentirse más seguros trabajando desde casa por la emergencia sanitaria y el 63% de los encuestados señalan que uno de los puntos positivos del teletrabajo es evitar utilizar el transporte público debido al riesgo que representa en la propagación del virus.

Teletrabajo en Colombia

En Colombia, como en otros países, la modalidad de teletrabajo se ha venido aplicando hace más de una década en actividades profesionales, prestación de servicios a terceros, ventas, labores freelance, entre otros. El teletrabajo incluye la tecnología como herramienta que facilita la gestión de proyectos, planificación de horarios y tareas, almacenamiento de información en línea, portales y aplicaciones móviles para comunicar a los departamentos y mejorar la comunicación entre los colaboradores. Por otro lado, la transformación digital y las opciones de flexibilidad laboral generan impactos positivos para el entorno laboral y emocional del empleado, como la conciliación de la vida laboral y personal, reducción de los niveles de estrés, mayor flexibilidad de los horarios, reducción de gastos y mayor productividad. En cuanto a las empresas, se pueden identificar ventajas en la conexión con mejores candidatos para establecer colaboraciones de trabajo a distancia, reducción del absentismo laboral, procesos de retención del talento y se priorizan los objetivos en lugar de seguir enfocando el valor en la gestión del tiempo.

Tecnología en función del teletrabajo 

La implementación del teletrabajo en las compañías colombianas ha sido un reto, el cual se debe afrontar con una adecuada estrategia y el seguimiento continuo de los procesos laborales, desde el área operativa hasta administrativa.  La planificación es un punto importante en el cual se implementa un programa de teletrabajo que permita evaluar el desempeño, jerarquice las tareas y cuente con un respaldo tecnológico en el que se pueda monitorear el desarrollo de las actividades. Este tipo de herramientas permiten comprender la distribución de cargas de trabajo y la evolución de sus actividades con el fin de evaluar el desempeño de los colaboradores, evolución de las labores y visualización de los objetivos. Otro punto de suma importancia es mantener una comunicación constante con el equipo de trabajo mediante un software de conferencias web que permitan realizar videollamadas, hasta aplicaciones sincronizadas con el fin de obtener conocimiento de las labores realizadas, obtener un feedback e intercambiar la información necesaria para solucionar problemas, continuar con nuevas actividades y cumplir los objetivos propuestos. La evaluación y seguimiento de manera transparente de la productividad de los colaboradores permite obtener datos sobre las actividades realizadas y las metas alcanzadas, también evidencia los problemas y eventualidades que se interponen en el cumplimiento de las tareas con el fin de buscar e implementar estrategias de solución.

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Marcar pautas y establecer objetivos de forma periódica es una paso que debe estar involucrado en nuestro plan, con el fin de evaluar la organización del tiempo del equipo de trabajo y labores cumplidas mediante una retroalimentación diaria, en la cual se obtenga información acerca del rendimiento y se atiendan los problemas surgidos brindando soporte por medio de una videoconferencia o un sistema de chat.  El teletrabajo es la oportunidad perfecta para impulsar la formación del personal en el uso de la tecnología, para potencializar su trabajo y organizar sus tareas. La información debe ser especializada para un óptimo rendimiento en teletrabajo, dependiendo de las necesidades, puesto de trabajo y las tareas a desarrollar por medio de herramientas de LMS (Sistema de Gestión de Aprendizaje Online) o e-learning, que permiten administrar y apoyar las diferentes actividades previamente programadas dentro de un proceso de formación. Una táctica funcional es seleccionar los contenidos que se desean informar en la herramienta de aprendizaje en forma de píldoras informativas más comprensibles y dinámicas mediante juegos o actividades que permitan evaluar el conocimiento, con el fin de mejorar el compromiso ante la formación e incrementar la motivación de los equipos gracias al juego.

Los resultados y el rendimiento dependen de los accesorios y herramientas que utiliza nuestro equipo de trabajo. Por esta razón, es necesario proporcionarles mobiliario cómodo, computadoras, software y demás material adecuado, con el fin de asegurarnos  que puedan cumplir sus labores con integridad, desarrollen sus tareas en un entorno estable y mejorar su experiencia en la modalidad de teletrabajo.

¿Cómo alcanzar la tan anhelada productividad?

Se debe establecer un seguimiento activo del cumplimiento de las pautas marcadas, los objetivos y la estructura comunicativa interna por medio de un sistema eficiente de control, con el fin de conocer la evolución de los proyectos y labores de nuestro equipo de trabajo, verificar el estado de los objetivos y detectar estrategias de solución a eventualidades que puedan afectar los procesos. Existen herramientas y recursos tecnológicos para la gestión interna de nuestra empresa que permiten optimizar el tiempo, organizar tareas, validar tiempos de actividades y realizar una adecuada gestión.

El uso de un software para optimizar la gestión, puede ser de gran ayuda en la adecuación de nuevos procesos tecnológicos en relación con la modalidad del teletrabajo. Por medio de Irix Office, una aplicación que tiene el objetivo de incrementar el desempeño del personal, se pueden gestionar y reportar actividades remotas, desde la casa u oficina con el fin de realizar el seguimiento a las labores y productividad del personal. Optimizar la productividad y la gestión del tiempo son objetivos primordiales mediante:

• Seguimiento: el software permite realizar el seguimiento del tiempo trabajado en las actividades y tareas de nuestro personal con el fin de optimizar la gestión del tiempo, supervisar las tareas y evitar distracciones durante la jornada laboral. Por otro lado, posee un capturador de pantalla conectado con el software con el fin de visualizar las actividades de nuestro equipo de trabajo.
• Monitoreo: El registro y la organización de labores dentro de la aplicación permite visualizar la jerarquía de los proyectos y supervisar el tiempo de cada tarea, así como su cumplimiento con el fin de identificar la evolución de los objetivos.
• Mejorar la productividad: el seguimiento de las tareas y su tiempo permite obtener mayor conocimiento del flujo de trabajo del personal, encontrar las situaciones que generan obstáculos e implementar las mejores soluciones para optimizar la productividad y la gestión del tiempo de nuestro personal con el fin de alcanzar los objetivos y obtener mejores resultados.

Irix quiere que las empresas aumenten su productividad y continúen con el seguimiento adecuado de sus equipos de trabajo en remoto por medio de su software. Por esta razón, pueden acceder a un Demo Gratis por 15 días registrándose en la sección de “Inicio Rápido” en su sitio web: www.irixapp.com y serán contactados por sus asesores comerciales para realizar el apropiado acompañamiento.