En este preciso momento, en Colombia, estamos viviendo una carrera contra reloj, para implementar soluciones de facturación electrónica y cumplir con la obligatoriedad que la DIAN ha estipulado para dicho mecanismo.
Sin embargo, cuando los empresarios y directivos de organizaciones caen presas de esta urgencia y únicamente definen el alcance de este proyecto como solamente una conexión con la DIAN para cumplir con la obligación de ley, están dejando sobre la mesa una cantidad de beneficios y optimizaciones, que se desprenden de la facturación electrónica, que difícilmente podrán aprovecharse en otro contexto.
La Transformación Digital es el proceso por el cual las empresas reorganizan sus métodos de trabajo y estrategias, para obtener más beneficios gracias a la implementación de nuevas tecnologías.
En este momento todos los contribuyentes, en nuestro país, gracias a la facturación electrónica, están un paso más cerca de adentrarse en este proceso.
La adecuada implementación de la facturación electrónica (no únicamente transmitir datos a la DIAN), tiene un impacto gigante en términos de la Escalabilidad y Automatización de procesos y la Transversalidad Tecnológica en las organizaciones.
Un proyecto de facturación electrónica que mire a largo plazo, por supuesto que cumple con la misión normativa de conectar al contribuyente con la DIAN, generar capacidades para recepción electrónica de facturas, sin embargo, involucra otros aspectos de sumo impacto en las organizaciones, a saber:
En términos de Escalabilidad y Automatización, es posible para cualquier contribuyente, desarrollar procesos automatizados de recepción de documentos electrónicos, verificar y validar automáticamente la autenticidad de las facturas, rechazar o aceptar automáticamente documentos, tener en automático la radicación de los documentos en su sistema de gestión documental, desarrollar registros contables automáticos, crear un módulo de contratos automatizado y semiautomatizado, entre otros.
Los ejemplos anteriores son solo una muestra de hacia dónde, una visión de este proyecto a largo plazo puede conducirnos. En este camino nos encontramos con la Transversalidad Tecnológica, es decir, que usamos este mismo lenguaje UBL, utilizado en la facturación electrónica, para impactar completamente el negocio. Para comenzar, podemos desmaterializar (volver electrónicos) otros documentos como órdenes de compra, requisiciones, cotizaciones, pre-facturas, documentos internos variados, estos a su vez se integran con workflows completamente adaptables al modelo de negocio de la empresa. Esto nos debe llevar a generar nuevas y variadas interacciones con clientes, empleados y proveedores, toda esta data, unificada en lenguaje, es un gran primer paso para realizar analítica de datos, construir motores de decisión y porque no, sentar las bases para el machine learnig en la organización.
Toda esta magia se logra al unificar el lenguaje. Cuando una organización decide dar el salto a la analítica de datos, big data, data mining y demás, se encuentra con un brecha y barrera muy grande: Tiene muchos datos, almacenados en diferentes repositorios y en diferentes lenguajes. Un proyecto transversal de facturación electrónica acorta en gran medida esta brecha, pues transforma todos los sistemas y lenguajes en uno solo, con el cuál, ya puede hacer algo de analítica, y adicional, será más fácil la integración a herramientas de big data.
Por estas razones, las empresas en Colombia deben transformar y adoptar la visión del proyecto de implementación de la factura electrónica con acciones que les permitan recoger las oportunidades y beneficios que hay en él. Esto incluye cumplir con los tiempos y requisitos mandatorios de la DIAN, y pensar en las oportunidades y beneficios detrás de esta obligatoriedad.
Para tal efecto la escogencia del Proveedor Tecnológico Autorizado por la DIAN es muy importante, la sola conectividad con la DIAN, no es un indicativo de las capacidades de acompañar al contribuyente en estos procesos, se requiere una disposición a iterar y entender cada empresa y el compromiso de generar valor al modelo de negocio del cliente.
