«Entonces, la mejora continua debe ser la filosofía en la que se enmarcan los principios y la esencia de una organización, pues al adoptar esta cultura nos involucramos y comprometemos todos con la tarea, de ahí su importancia.»
Por estos días mucho se ha hablado sobre los retos que la actual pandemia planteó para las empresas e instituciones. No obstante, no es la primera vez que debemos re pensar o re inventar procesos y formas de seguir adelante, pues ya sea a causa de factores externos del mercado o de una mala decisión organizacional, las empresas deben revisar continuamente sus planificaciones estratégicas, entendiendo que éstas cada vez deben ser más flexibles y dinámicas para adaptarse a los nuevos contextos.
Dentro de estos nuevos planes debemos incluir estrategias de continuidad del negocio, mapas de riegos, de procesos, nuevas especificaciones de cargos, nuevas condiciones laborales; ya que el trabajo en casa exige otros retos y donde antes había timidez para su implementación hoy existe una gran necesidad y oportunidad.
Seguramente muchas empresas no estaban preparadas con un plan de contingencia para enfrentar esta crisis que ahora implica ser más eficientes y productivos. Es en este punto donde la tecnología puede facilitar las acciones para lograrlo y, específicamente, los sistemas de gestión se convierten en herramientas eficaces para ayudar en la continuidad de los negocios, permitiendo a los equipos de trabajo conectarse de forma remota para la gestión de comités y actas en línea, la fácil consulta de cualquier tipo de documento interno como formatos, manuales, procedimientos y el seguimiento interno de la gestión con indicadores que ayuden a visualizar la mejora organizacional.
Un sistema de gestión integrado es una herramienta que le permite a las organizaciones mejorar los procesos, estandarizarlos, reducir errores, visualizar y rediseñar la estructura, planificar de forma estratégica y alcanzar la calidad a través de la mejora continua. Según W. Edwards Deming «cualquier mejora sustancial debe venir de una acción en el sistema, la responsabilidad de la gerencia. Desear, implorar y mendigar a los trabajadores que lo hagan mejor es totalmente inútil.»
Esto hace referencia a que es fundamental efectuar evaluaciones y adaptaciones a nuestros procesos a lo largo del tiempo. Ajustar nuestros sistemas de gestión a las necesidades y características de la empresa, nos va a permitir implementarlos de forma más eficiente, obteniendo resultados significativos. Cuando logramos esa madurez, la empresa podrá ser más productiva, porque se optimizará el tiempo, los recursos y, sin lugar a dudas, habrá mayor satisfacción por parte de los clientes. Tener personas y procesos más eficientes nos garantiza ser más productivos para ofrecer servicios y productos de mayor calidad, por ende, ser más competitivos en el mercado.
En consecuencia, lo que busca el sistema de gestión, no es solo la calidad de los productos y los servicios, sino también el bienestar de las personas dentro y fuera de la empresa, pues a través de la sistematización de los procesos, los colaboradores pueden aportar de forma más significativa sus conocimientos, crecer profesionalmente y mostrar su liderazgo. El sistema de gestión permite lograr que las personas dediquen menos tiempo a las mismas tareas y que tengan mejor retroalimentación por parte de sus clientes y colegas.
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En su libro: Calidad, Productividad y Competitividad. La salida de la crisis (1989), Deming plantea 14 principios estrechamente vinculados entre sí, que constituyen una suerte de manifiesto de la mejora continua, y de los cuales menciono 4 que considero inspiradores:
1. Crear constancia en la mejora de productos y servicios:
Con el objetivo de ser competitivo y mantenerse en el negocio, además proporcionar puestos de trabajo. Deming sugiere una nueva definición con respecto al papel que tiene una organización, esta es proporcionar empleo mediante la investigación, la innovación y mejoramiento constante.
2. Adoptar una nueva filosofía de cooperación:
En la cual todos se benefician, y ponerla en práctica enseñándola a los empleados, clientes y proveedores.
3. Mejorar constantemente y por siempre:
Los sistemas de producción, servicio y planeamiento de cualquier actividad. Esto va a mejorar la calidad y la productividad, bajando los costos constantemente.
4. Poner a todos en la compañía a trabajar:
Para llevar a cabo la transformación.
Entonces, la mejora continua debe ser la filosofía en la que se enmarcan los principios y la esencia de una organización, pues al adoptar esta cultura nos involucramos y comprometemos todos con la tarea, de ahí su importancia. Por otra parte, no debemos perder de vista, como lo enuncia Deming, que la mejora es un ciclo constante, pues los productos y los servicios que ofrecemos siempre pueden mejorar y así avanzar hacia una mayor calidad y productividad.
Es así como una mayor productividad y competitividad se puede lograr, gracias a la correcta implementación del sistema de gestión, enmarcado en una cultura organizacional de calidad y mejora continua que debe permear a todos y que, como lo dice el término, es un ciclo que no termina, que debe continuar y que promueve en las empresas el crecimiento y el avance hacia el logro de sus objetivos. Todos estos atributos terminan siendo piezas fundamentales del ciclo de transformación empresarial. Por lo tanto, quienes logren tomar conciencia de la importancia de instaurar un sistema de gestión, podrán avanzar de forma más eficiente y sortear de mejor manera los nuevos retos que se presenten.
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