«Una óptima gestión documental permite homogeneizar fuentes de información, evitar grandes silos de datos inconexos entre sí, lo que se conoce como dispersión del dato.»
Las empresas son conscientes de que los datos y su explotación son una fuente de crecimiento exponencial para el negocio. La información convertida en datos aporta valor para la toma de decisiones en el entorno empresarial. Es un elemento clave en la inteligencia de negocio, el 50% de las empresas ya consideran el procesamiento de datos como una oportunidad. A través de la analítica activa de la información almacenada, incluso en tiempo real, se pueden descubrir nuevos conocimientos y predecir comportamientos futuros.
Tecnologías de IA como el machine learning, ayudan a gestionar eficazmente grandes cantidades de datos. Agilizan y optimizan los procesos de obtención de información. Permiten la captura y extracción automática de la misma, así como su lectura, comprensión e interpretación a través del procesamiento de lenguaje natural (PNL).
Dichas tecnologías se pueden complementar con modelos cognitivos, servicios que ponen a nuestra disposición los grandes proveedores de cloud (AWS, Google, Microsoft). Modelos entrenados y con alta efectividad en la extracción de información y que se integran con los sistemas de gestión y herramientas de analítica de datos.
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Una óptima gestión documental permite homogeneizar fuentes de información, evitar grandes silos de datos inconexos entre sí, lo que se conoce como dispersión del dato. La normalización de los datos en compañías con diversas líneas de negocio, actividades y operaciones debe ser una apuesta firme, y es fundamental para agregar información y cruzar datos.
Las empresas necesitan aplicaciones y herramientas que permitan el acceso único a la información, repositorios centralizados que permitan un análisis o consulta cuando sea necesario. Para ello es fundamental, que previamente, hayamos extraídos los datos de las diferentes fuentes internas y externas, estructurados, no estructurados, validando su calidad, transformando aquellos que no respondan a los requisitos de homogeneidad y calidad, para finalmente cargarlos en un repositorio o almacén de datos que los pone a disposición de la organización, de sus usuarios y de herramientas de business intelligence y analítica activa y predictiva. Los usuarios deben poder acceder a los mismos de manera sencilla para poder analizarlos.
Deben conseguir que sus empleados puedan ser autónomos en el análisis de estos, evitando pérdidas de tiempo en su preparación, con herramientas intuitivas que supriman la dependencia de departamentos más tecnológicos, así como tener que poseer un conocimiento técnico para su explotación. El mercado ya presenta soluciones en esta dirección, toca reaccionar para gestionar de forma eficiente y rentable la ingente cantidad de información que manejan las compañías diariamente.
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