“La gestión documental debe considerarse como un componente clave, totalmente integrado en la ejecución de los procesos de la organización y vinculada directa e integralmente con cada actividad que genera documentación.”
En la mayoría de los artículos y textos encontrados sobre transformación digital que tratan temas de gestión documental, no le dan la relevancia que realmente tiene y lo presentan como uno más de los ingredientes en un proceso de transformación digital, o como si fuera una más de las soluciones para implementar dentro de las diferentes necesidades de una organización, sin considerar su importancia como componente clave en un proceso de transformación.
En Colombia específicamente, no se ha dado (afortunadamente esto ya está cambiando) la importancia real que tiene esta gestión administrativa y tecnológica dentro de las organizaciones, y al abordar los procesos de transformación digital, no se observa fácilmente la necesidad de transformación digital en la gestión documental dentro de la organización.
Esto en parte se justifica por el alcance inicial planteado por la Ley 594 o Ley General de Archivos, que define gestión documental así: “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Donde muchos administradores han entendido este alcance centrado en la administración de “algo” que se genera como resultado de una operación y que se debe conservar y poder consultar posteriormente; dejando apartada la gestión documental del “core misional” de las empresas, como si la operación pudiera estar separada de la gestión documental.
En una operación, independientemente de si es una operación de una entidad pública o privada, o si es una operación de producción o de prestación de servicios, la gestión documental debe considerarse como un componente clave, totalmente integrado en la ejecución de los procesos de la organización y vinculada directa e integralmente con cada actividad que genera documentación (soportes de transacciones, recibos, facturas, constancias de recibo, formatos de solicitudes, informes, reportes, etc.); esto no se trata solo de la atención a la correspondencia y su destinación final, sino de la integración completa y directa con la operación “core misional” de cada organización.
En este sentido, muchos de los proyectos de transformación digital tienen como objetivo la desaparición total de los documentos en papel y su sustitución por documentos electrónicos. Esto no necesariamente es viable; se tendría que hacer un esfuerzo grandísimo para lograr que todo el entorno con el que interactuamos fuera digital, y para que esto sea cierto, seguramente tendría que pasar mucho tiempo. La transformación digital dentro de una organización implica la necesidad de inter-operar con entornos externos digitales y no digitales (donde estará siempre presente el documento en papel) que asegure esta comunicación “no digital” a “digital” y “digital” a “no digital” tanto en los procesos y/o actividades de entrada, como en los procesos y/o actividades de salida.
Otro reto para un sistema de gestión documental que apalanque la transformación digital es garantizar la trazabilidad completa de la documentación desde su origen (nacida digital o digitalizada) hasta su destinación final, cuando los documentos deben quedar registrados en diferentes sistemas de la organización que no se interrelacionan, para lo cual la interoperabilidad es una funcionalidad clave; un sistema que permite integrarse con diferentes plataformas, tanto en el interior de la organización, como con plataformas externas a la organización, de tal forma que permita la mayor automatización que evite o minimice la generación de errores humanos.
Una solución tecnológica de transformación digital integral debe tener por defecto en su “core” funcionalidades que además de realizar las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, permitan tener información en tiempo real sobre el estado de la ejecución de cada uno de los procesos, de cada actividad, que habilite a las directivas de la empresa para la toma de decisiones bien informadas y basadas en información real y confiable.
SM-DOC es una solución tecnológica que cubre estos requerimientos y habilita a las empresas para iniciar de forma segura sus procesos de transformación digital de una forma natural, impactando directamente la cultura organizacional, iniciando por este componente clave que es la gestión documental. Cuando dentro de una organización las personas toman conciencia y tienen el control sobre la documentación que generan para interactuar con otras dependencias y/o con organizaciones externas, entienden de forma natural los procesos de transformación digital, específicamente sobre los componentes de la interoperabilidad.
SM-DOC es una solución 100% web, basada en una arquitectura de micro servicios que puede funcionar en la nube o en las premisas del cliente. Además de todas las funcionalidades que cumplen con la regulación de la AGN (Archivo General de la Nación) que soportan los requerimientos de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos y Archivo (SGDEA), tiene un módulo propietario “Business Process Management” (BPM) que permite la integración directa con toda la operación de la empresa y posibilita su implementación por faces, pudiéndose iniciar por los procesos de mayor impacto dentro de la organización que permiten ganancias tempranas y motivan para la continuación de los procesos de digitalización.
Su arquitectura orientada a micro-servicios permite una fácil interoperabilidad con otras plataformas y asegura escalabilidad para adaptarse a las diferentes necesidades de volúmenes de operación y número de usuarios concurrentes.
En conclusión, una forma natural de abordar procesos de transformación digital dentro de las organizaciones es iniciar por los procesos de gestión documental, lo que permitirá cambiar de manera directa la cultura y la percepción de todos los colaboradores sobre el alcance y su activa participación dentro del sistema de gestión documental.
El sistema que se implemente debe permitir la configuración de procesos sobre un potente BPM, que permita integrar irrevocablemente la gestión documental en la operación.
El sistema debe implementarse preferiblemente en la nube que permita la optimización de costos con tarifas basadas en Software como Servicio (SaaS).
El sistema debe cumplir al 100% con las directrices de la AGN y MINTIC. La interoperabilidad es fundamental, el sistema debe permitir o tener ya configuradas APIs que permitan ofrecer servicios a otras plataformas y consumir servicios desde otras plataformas.
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