¿Tienes sospechas de algún acto ilícito, acoso, robo o fraude en tu organización que impacte las finanzas y reputación de tu empresa?
Si existe o no un canal de denuncia interna, o abierto a terceros, tienes que tomar cartas en el asunto e investigar.
Pero ¿por qué investigar? Simple, ¿cuánto cuesta tu reputación? Siempre encontrar la causa raíz del problema te va a ayudar a tomar medidas proactivas para controlar el clima laboral y posibles fugas de dinero o activos de la empresa. Este es el compromiso interno y ante los stakeholders y mercado.
Independiente de tu estructura interna, sea que cuentes con auditoría interna, contraloría o compliance, te comparto de manera general cómo puedes iniciar y concluir una investigación interna.
1. Establecer los objetivos del proceso de investigación
El primer paso por seguir cuando se reciba un aviso o sospecha de algún probable delito, falta al código de ética y conducta de la empresa, fraude o hecho corrupto, por lo que habrá que determinar de forma clara sus objetivos, incluyendo:
- Tener una estrategia completa relacionado con el dónde, cómo, cuándo, quién, para qué y porqué. Principalmente, considerar los posibles partícipes y las fuentes posibles de información.
- Instaurar un buen canal de denuncia, que incluya su recopilación, administración y efectos posteriores.
- De ser necesario, evaluar algún procedimiento de colaboración con la justicia cómo medio para controlar posibles responsabilidades penales o civiles.
2. Preservación de la información
Pieza fundamental para establecer el análisis de las alegaciones, su soporte y sobre todo para:
- Tener una fácil y rápida accesibilidad sin importar puestos o jerarquías.
- Preservar una correcta comunicación y capacitación sobre su uso.
- Garantizar confidencialidad y anonimato y no represalia.
- Tener un sistema y personal de gestión, administración y tratamiento posterior de la denuncia.
- Contar con un adecuado régimen disciplinario y sancionador.
Cuestiones que deben ser revisadas de forma periódica, incluso, a través de la investigación interna por parte de un tercero o revisiones de procesos internos que permitan mantener el correcto funcionamiento o, en todo caso, detectar y subsanar errores o fallas para buscar siempre la mejora continua.
3. Analizar la información
El tercer paso para investigar de forma correcta una denuncia interna o alguna sospecha de malversación de fondos o robo o violación a aspectos de compliance es el análisis.
¿Te gusta armar rompecabezas? Aquí vas a armarlo con las diferentes piezas identificadas y preservadas de manera forense, para conservar la integridad de la información. Vamos a aplicar desde procedimientos de análisis de documentos electrónicos, utilizando palabras clave, hasta debida diligencias y contabilidad forense combinando minería de datos u otros procedimientos que permitan encontrar la causa raíz.
4. Validación y confrontación
Una vez analizada la información, debes establecer el procedimiento de validar y confrontar a los posibles implicados. La estrategia es fundamental y sobretodo poder salvaguardar la integridad de la información y tener bien claro las posibles acciones y reacciones en esta fase. Partiendo de aquí se establece el reporte y los temas cruciales a resaltar.
5. Otras cuestiones a considerar
Finalmente, en la investigación de la denuncia interna, también habrá que considerar algunos otros elementos que ayudarán a que se lleve a cabo de la mejor forma, incluyendo:
- Decidir quién tendrá el conocimiento y control de la investigación, ya sea un equipo destinado a la labor o algún órgano interno; siempre cuidando que tenga todos los recursos necesarios y la suficiente autonomía de acción para llevarla a cabo.
- Decidir quién realizará la investigación y si se hará de forma interna o externa.
- Determinar, específicamente, qué puede y qué no puede hacer la empresa, siempre respetando la legalidad y poniendo especial atención en el uso de información, la privacidad, el uso de medios tecnológicos y de información y la comunicación con el(la) colaborador(a).
Teniendo la recomendación general de que se establezca una política donde se declaren, explícitamente, los derechos y obligaciones de ambas partes dentro de la investigación.
Recuerda que debes tener bien claro tus objetivos de la investigación. Sí, en el camino pueden surgir otros indicios diferentes a los iniciales o inclusive pueden estar involucradas muchas más personas y empresas que inicialmente estaban en el radar. La estrategia es crucial y su ejecución debe ser precisa y eficaz.
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