Según datos de la UGPP, a diciembre 31 de 2017, las obligaciones de las empresas con esta Entidad ascendían a 46,3 billones de pesos mientras que los independientes adeudaban 9,3 billones de pesos. Recordemos que la UGPP (Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales) es el Organismo encargado de controlar, entre otras, la evasión y elusión de aportes al Sistema Integral de Protección Social, es decir, los aportes a EPS, Fondos de Pensiones, Administradoras de Riesgos Laborales y Cajas de Compensación Familiar.
Normalmente la UGPP tiene la facultad de realizar procesos de fiscalización en las empresas con el fin de determinar omisiones, inexactitudes o moras en el pago de la seguridad social y para tal efecto solicitan información de cinco años atrás, comparan la información contenida en la nómina, seguridad social y contabilidad y dependiendo de los hallazgos y de los tiempos definidos para que la empresa soporte alguna situación especial, determinan el pago de lo adeudado, más los respectivos intereses de mora y adicionalmente establecen una sanción que oscila entre el cinco por ciento y el doscientos por ciento del total de la deuda.
Por estos días se reciben en nuestros correos avalanchas de ofrecimientos sobre cursos, charlas y capacitaciones con el título de “Evítese millonarias sanciones por parte de la UGPP”, y se tiende a pensar si existe alguna fórmula mágica o una regla de tres que le permita al empleador o a los independientes sortear tales descubrimientos de esta Unidad.
[adrotate banner=»25″]
[adrotate banner=»2″]
Pero, desde el punto de vista razonable, la única manera de evitar estas sanciones y salir exento de estos procesos de fiscalización, es realizar un manejo correcto y adecuado de las novedades de nómina. Estos sucesos que mensualmente afectan nuestros pagos, que determinan un procedimiento dependiendo de su condición y que se deben reflejar en los procesos contables y administrativos de las compañías, son las novedades en las cuales la UGPP centra su atención cuando se trata de detectar posible evasión o elusión.
“La única manera de evitar estas sanciones y salir exento de estos procesos de fiscalización, es realizar un manejo correcto y adecuado de las novedades de nómina”
Es posible realizar un comparativo entre la función de la DIAN y de la UGPP; si queremos evitar sanciones por parte de la primera sólo debemos realizar el pago oportuno de los impuestos reportando todos nuestros ingresos. De la misma forma sucede con el pago oportuno y correcto de nuestros aportes a la seguridad social.
Ya el Ministerio de Salud y Protección Social se ha encargado de definir mediante un marco normativo extenso, la forma correcta de regular el reporte de novedades definiendo tipos de planillas y tipos y subtipos de cotizantes y estableciendo unas acertadas validaciones. Para esto se crearon los Operadores de Información que facilitan el reporte, autoliquidación y pago de la seguridad social, sirviendo de intermediarios entre Empresas y Entidades Administradoras de salud, pensión, riesgos y parafiscales; así las cosas, están dadas todas las condiciones para que se haga un correcto reporte y pago de aportes a la seguridad social.
Suministrar los datos reales de los ingresos que se pagan a los empleados, reportar las fechas reales en que se presentan las incapacidades, o la fecha en que el empleado inicia el disfrute de sus vacaciones, reportar las licencias no remuneradas, los traslados a EPS y a fondo de pensiones. Llevar un control detallado de las licencias de maternidad y paternidad, así como de las licencias remuneradas, permiten registrar las novedades en el período en que realmente se presentan.
Considerar si los ingresos que percibe el empleado contribuyen a incrementar su patrimonio o son sólo para desarrollar la labor para la cual fueron contratados, nos ayuda a establecer si el ingreso es o no constitutivo de salario y por ende debe ser valorado como factor a tener en cuenta en el cálculo y reporte del ingreso base de cotización.
Y tener en cuenta la normatividad legal vigente con el fin de responder de manera clara, concreta y concisa a los requerimientos de la UGPP ya que si se cumple con lo establecido en las leyes y se reportan novedades de una manera consciente estaremos evitando “millonarias sanciones” y de paso contribuyendo al pago de la seguridad social y de los millones de colombianos que se benefician de todos los programas que ha implementado el Gobierno Nacional.
También le puede interesar: Ante Ley de Financiamiento: Esquemas de Remuneración para Empleados de Mayores Ingresos
