«Es imperativo tener claro lo que su ERP va a hacer y casi tan importante como eso, que es lo que no va a hacer, revise los entregables y preocúpese de entenderlos bien.»
Es seguro que, como parte del proceso de transformación digital de su empresa, haya considerado la implementación de un ERP o el cambio / mejora de este. Luego de escoger el que se adecue a su negocio y el proveedor de servicios, es momento de empezar el proyecto. Es aquí donde surge la duda: ¿Estamos preparados para empezar el proyecto? Aquí le dejamos 5 puntos para que confirme y no tenga una reacción tardía que pueda generarle costos adicionales:
1. Buena comprensión del alcance
Si se está implementando por primera vez es probable que el alcance sea acotado para garantizar simplicidad y tener un menor costo. Por esta razón es imperativo tener claro lo que su ERP va a hacer y casi tan importante como eso, que es lo que no va a hacer. Revise los entregables y preocúpese de entenderlos bien. La tendencia es a adoptar mejores prácticas que traen nuevas y mejores formas de realizar los procesos, sin embargo, siempre hay algunos procedimientos propios o reportes que necesitemos sean personalizados en el nuevo sistema (o buscar una alternativa para poder realizarlos).
2. Prerrequisitos técnicos
Es importante conocer el detalle de los prerrequisitos del proyecto, sobre todo los técnicos ya que estos pueden significar la compra de HW que haya que importar y por ende no van a tener disponibilidad inmediata. El plan de trabajo para los prerrequisitos del proyecto debe ser realizado al día siguiente de firmar el contrato de implementación de servicios o cuando tenga certeza de que este se va a ejecutar.
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3. Equipo de trabajo
Asegúrese de tener disponibilidad de las personas de su empresa que puedan ayudarlo con el proceso de definir el “To-Be” de su negocio. No pierda de vista sobre todo el proceso de migración de datos el cual es uno de los más importantes y por lo general conformado únicamente por recursos internos. Normalmente este punto está fuera del alcance del implementador sin embargo solicita apoyo con las mejores prácticas y la metodología. Finalmente debe tener preparado al equipo interno que le ayude a definir la información que necesita de ida y vuelta de aquellos sistemas que se tenga considerado deben interactuar con el ERP.
4. Metodología
La tendencia es a utilizar metodologías ágiles que le permitan ver valor en menor tiempo. Verifique la experiencia de su implementador en la metodología a utilizar y pídale haga un taller con su equipo para que haya alineación en la forma en la que se realizará el proyecto.
5. Herramienta de documentación
Finalmente defina de manera temprana la herramienta que utilizará para almacenar la documentación oficial del proyecto. Verifique que el equipo tenga acceso local y remoto, pueda gestionar versiones, cambios, etc. Estos documentos surgen incluso antes de iniciar el proyecto (el contrato de implementación, por ejemplo).
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