Sostenibilidad de los Negocios en Época de Contingencia

Nunca había sido tan evidente la importancia de la tecnología en nuestros negocios como lo es hoy, donde salir no es una opción, donde ir a nuestras empresas tampoco lo es, donde simplemente dirigir nuestras organizaciones de la manera en que estábamos acostumbrados a hacerlo ya no es posible.  Las actuales circunstancias nos han llevado a replantear nuestra forma de hacer negocios, de trabajar, de dirigir.  Lograr la sostenibilidad de nuestras empresas “desde casa” es un reto al cual nos enfrentamos los directivos de todas las organizaciones sin importar el segmento o tipo de negocio en el que estemos.  No fue una elección, como toda contingencia, llego y debemos enfrentarla.

El uso de la tecnología para apoyar nuestros procesos de negocio no es un tema nuevo.  Sin embargo, para las empresas que dejaron atrás estos procesos de modernización digital se convierte hoy en un proyecto más al que deben enfrentarse el cual deben asumir con prioridad con el fin de asegurar la sostenibilidad de su empresa.

Desde un escenario remoto, es decir desde casa, debemos ofrecer a nuestros colaboradores la posibilidad de vender, cobrar, contabilizar, liquidar la nómina, es decir de seguir operando.  Aún más, debemos ofrecer a nuestros clientes una forma más fácil de contactarnos, de generarnos sus pedidos, de recibir nuestras facturas, de pagarnos; y a nuestros proveedores igual, debemos ofrecerles una manera fácil de causar sus facturas, de recibir sus ingresos, de despacharnos.  Así, nuestro entorno tecnológico toma otra dimensión, ya no solo soporta los procesos internos de nuestra empresa, debe pensar además en el entorno de toda organización: clientes, mercado, proveedores, partners, entre otros.

El desafío tecnológico es mayor.  Contar con información en línea, Integrada, en tiempo real, es estratégico para la toma de decisiones oportunas.

La Facturación Electrónica ha sido un cambio normativo que en muchas empresas no se ha recibido positivamente.  En principio las empresas lo tomaron como un gasto más en el que no debían incurrir, pocas compañías entendieron el dinamismo que la facturación electrónica le daba a sus negocios, y quizás hoy más que nunca se entienda que ya no se trata solamente del cumplimiento de un decreto, hoy claramente es una decisión estratégica de negocio.  Poder facturar desde la comodidad de nuestras casas, sabiendo que esa factura llega a nuestros clientes en unos cuantos segundos, además validada por la DIAN, y que en ese momento podemos tener el acuse de recibo de nuestros clientes, agiliza definitivamente nuestro proceso de venta y minimiza nuestros tiempos de recaudo.

Si nos vamos más atrás en el proceso, entendemos también que sistemas como CRM (Customer Relationship Management) son también clave en el proceso de venta de nuestras organizaciones.  Antes de facturar por supuesto debemos vender.  Pero antes de vender debemos conocer a nuestros clientes, segmentar nuestra base de datos de clientes para comprender las necesidades de nuestros clientes y enviar información focalizada según sus intereses y necesidades.  La administración del relacionamiento con nuestros clientes es fundamental no solo en el proceso comercial y de mercadeo, pero también en el proceso de servicio al cliente.  Ofrecer a nuestros clientes canales de comunicación con nuestra empresa donde puedan hacernos llegar sus peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y por supuesto también sus felicitaciones, enmarcadas en un sistema formal, donde como directivos vamos a poder controlar que se dé una respuesta asertiva  y oportuna, le demuestra a nuestros clientes que son importantes para nosotros y nos  permite mejorar los procesos de nuestra organización en los que estemos fallando.

Por supuesto los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son la estructura que soporta los procesos transaccionales de las organizaciones.  Procesos financieros, administrativos, comerciales, logísticos, de comercio exterior, de producción, de nómina y talento humanos entre otros, no pueden operar de manera eficiente si no son controlados, y medidos por sistemas de información confiables que nos brinden información oportuna sobre lo que pasa en nuestras organizaciones.

Pero los sistemas de información no pueden ser vistos solo al interior de la organización, los sistemas nos deben ayudar en nuestra interacción B2B (Business to Business) y B2C (Business to Customer), así los portales para clientes, plataformas de pedidos en línea que conecten a los clientes con sus proveedores, portales de recaudo,  portales de autoservicio para nuestros  colaboradores, Apps, y en general cualquier herramienta que nos permita conectarnos de manera sencilla y oportuna es hoy en día lo que nos permitirá mantenernos  en  el mercado.

En Simba Software y Quality Software nos hemos comprometido con nuestros clientes en poner a su disposición soluciones de software en la nube de fácil acceso, rápida implementación y a precios exequibles para que sean cada vez más las empresas que puedan acceder a la tecnología en especial en este momento. Sistemas ERP, CRM, Facturación Electrónica, Portales de Recaudo en Línea, plataformas de pedidos para los clientes, robots, Apps y en general cualquier herramienta que sea de apoyo para la fácil y rápida integración de procesos a través de la tecnología son los productos que liberamos al mercado constantemente. Nosotros también hemos tenido que rediseñar nuestros procesos para seguir operando desde casa, ajustar nuestros procesos de implementación de software de manera remota y ágil para que nuestros clientes puedan acceder a nuestras plataformas desde cualquiera que sea la ubicación de cada uno de sus colaboradores.  Hemos tenido que repensar el road map de nuestros productos, y reorientar nuestros desarrollos hacia aquellas nuevas necesidades que han surgido en este momento para asegurar la operación y crecimiento de nuestros clientes y poder ofrecer un real a poyo a nuestra base instalada.

Esta época de contingencia que nos ha llegado porque sencillamente somos seres humanos, y somos seres humanos los que hacemos que operen nuestras organizaciones, debemos tomarla como una oportunidad para implementar cambios en nuestras vidas y en nuestras empresas.  Es cierto que ha sido un reto enorme para cada uno de nosotros, pero también es cierto que ha sido una oportunidad para rediseñar nuestro norte y el norte de nuestras organizaciones.  Nos hemos reconocido como seres vulnerables y así mismo hemos visto la vulnerabilidad de nuestras empresas.  Que sea esta la oportunidad para fortalecernos, para mejorar y para evolucionar.