«Para externalizar el área administrativa-financiera, debemos ser selectivos y considerar el grado de tecnología y digitalización que ofrece la empresa externa.»
Durante el último tiempo las empresas se han visto desafiadas, teniendo que enfrentar caídas en sus ventas, retrasos en los pagos, despidos e incluso cierres y quiebras. Todo ello, por un factor externo que llegó por sorpresa y para el cual no estaban preparadas.
Sin embargo, se está generando algo más profundo y de mayor impacto; cambios en el comportamiento y decisiones de compra, en las formas de pago y en el poder de negociación de los proveedores y clientes. El punto importante es entender que dichos cambios no son temporales, llegaron para quedarse, y que el desafío está en identificar los nuevos atributos de valor que generan la toma de decisiones del cliente, y por ende adaptar nuestro modelo de negocio a una nueva propuesta de valor, y no simplemente definir un plan de «sobrevivencia temporal» esperando que todo vuelva a ser como antes.
No existe una receta para lo mencionado anteriormente, pero si somos capaces de repensar lo que hacemos y cómo lo hacemos (nuestros procesos), apalancarse en tecnología y poner todos los esfuerzos en el cliente y su experiencia con nosotros, es probable que logremos ser exitosos en esta evolución. Y una forma de hacerlo, es a través de la externalización de todo aquello en lo que no somos expertos, o en aquello que nos demanda tiempo y recursos y que no tienen un impacto sobre el cliente final.
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En esta línea, se estima que una empresa destina al menos el 25% de sus recursos a funciones administrativas, contables y financieras, además de requerir un importante tiempo del CEO en el control de dichas funciones ¿Qué le pasaría a esa empresa si logra destinar dichos recursos a su propia operación, a vender y entregar mejores experiencias a sus clientes? Es probable que el impacto sea directo a las ventas, lo que sumado a una importante reducción en costos administrativos, llevarán a mejores resultados, asegurando la continuidad operacional de la empresa.
Ahora, para externalizar el área administrativa-financiera, debemos ser selectivos y considerar el grado de tecnología y digitalización que ofrece la empresa externa. Una parte importante de un área de estas características es la captura de información y el procesamiento de datos y transacciones. Si esta función no está automatizada, es probable que la externalización se vuelva un dolor de cabeza para la empresa, teniendo que destinar el tiempo que antes dedicaba a hacerlo internamente a entregar información y apoyar la función.
Así mismo, al externalizar, debemos exigir que el resultado se materialice en información relevante que nos permita ir tomando decisiones, idealmente en tiempo real, por lo que la empresa externa debe ser capaz de disponibilizar utilizando la tecnología adecuada, ya sean SaaS, Bots, APIs e incluso integraciones entre distintas plataformas. No tiene sentido externalizar si no somos capaces de aumentar la cantidad y la calidad de información que necesitamos para readaptar nuestro modelo de negocio y tomar las decisiones en forma oportuna.
Finalmente, para asegurar que la externalización sea adecuada, consideren que la empresa que elijan para ello debe transformarse en Partner, al cual es probable debían ayudar en un principio a que conozca muy bien su negocio y sus particularidades; después de todo, este será parte de la empresa aunque bajo un modelo que hasta ahora no estábamos acostumbrados.
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