La pandemia, las tensiones geopolíticas y el calentamiento global, sacaron a relucir un problema que existe hace mucho, y del que pocos se hacen cargo: la gestión análoga de documentos.
Me llama la atención el frágil camino por el que transitan las empresas, que se exponen a una vaga trazabilidad, y al estrés de intentar encontrar un documento entre un cerro de papeles. Con esto no me refiero a un sector específico como Recursos Humanos, ni siquiera desde una vereda de colaboradores, son las organizaciones las que penden de un hilo, bueno en este caso, de una hoja.
Es fácil apretar CTRL+P, mandar a imprimir, tener el documento y después archivarlo, nadie se pregunta cuánto tiempo toma ese proceso o el gasto, porque es mecánico y depende de una acción física. Ahora, cuando esa acción física debe almacenarse en tu cabeza, lo que se traduce en una serie de carpetas rotuladas bajo el alero de contratos de trabajo, planillas de remuneraciones, entre otros, ocurre el verdadero problema.
De hecho, es cuando se debe cruzar información o responder a solicitudes de entes fiscalizadores, cuando queda en evidencia la deficiencia de organización, lo que se traduce en la exposición directa a multas de alto calibre. Hay una frase que me repito constantemente, ¿estás en la nube, o estás en las nubes?
Entre años trabajando con tecnología y sus aristas, el hecho de mantener la información en un servicio externo es algo que asumimos como positivo, y claro, lo es, se convierte en respaldo y propone seguridad. Por eso me gusta esa comparación de la nube, mientras mantener documentos en la nube es bueno, vivir en ella sería como no darse cuenta de la relevancia que sugiere la transformación digital y la gestión de documentos de manera online.
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Una de las conclusiones que saco tras llevar años en el camino de la digitalización, es que realizar este cambio, de lo análogo a lo digital, no es tan sencillo, porque no depende solamente de la tecnología, depende de una acción humana, que se piensa y se ejecuta en pos de evitar riesgos, mantener orden y algo vital, tener el control.
¿Recuerdan el CTRL + P para imprimir? Bueno, ese mismo comando se convierte en la base del futuro empresarial. CONTROL + POTENCIA, esa es la clave. Controlar los márgenes de trabajo, con ello, los documentos necesarios para mantener una compañía en orden, y potenciar las habilidades humanas con una ayuda extra, la inteligencia artificial y lo que se desprende de la nueva era digital para la gestión.
“Que no es tan necesario”, “Que es muy difícil”, hasta “es poco atractivo” me dijeron en un momento. ¿Poco atractivo? ¿Es poco atractivo comprar comida? ¿Es poco atractivo comprar útiles escolares? ¿Es poco atractivo pagar cuentas? Personalmente creo que la tecnología ha sorteado de buena manera esa cualidad de “poco atractivo” de la que hablan, pero más allá de eso, muchas personas olvidan que son procesos vitales.
“No tiene que ser difícil”, les digo a la mayoría que se acercan con esos discursos, difícil es enfrentarse a una multa millonaria porque no encontraste un papel, eso es difícil. Contar con una estrategia clara y medible que permita resguardar la información de valor sobre los movimientos de la compañía, es simple.
La gestión análoga de documentos es ineficiente, poco segura y puede llevar a multas y problemas con entes fiscalizadores, pero hay una receta clara para poder combatir esto: atreverse al cambio, y encontrar apoyo en sistemas que potencien habilidades. Con esto la implementación de un gestor documental integral, que permita una gestión digital eficiente y segura sobre los documentos empresariales, es fundamental ante la disciplina y la organización. Ya no es una opción considerar la transformación digital como una herramienta clave para el éxito empresarial, es una obligación si se quiere tener control.
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