No se puede negar que la colaboración ha reformado la manera en que los seres humanos realizan sus tareas cotidianas en sus hogares y espacios de trabajo. Desde que se ha modificado nuestra mentalidad individualista a una mentalidad colaborativa, surgió una nueva tendencia donde la acción colectiva y las interdependencias juegan un papel trascendental en la supervivencia y el éxito. La colaboración se define como un proceso en el que un grupo de personas explora sus ideas para buscar una solución que se extienda más allá de sus visiones limitadas individuales. La colaboración siempre ha sido trabajar juntos como un equipo, pero hoy en día, el éxito de muchas empresas y negocios radica en cómo se puede colaborar mejor para adaptarse a la creciente necesidad de desarrollar nuevos modelos de negocio.
El papel de las herramientas de colaboración digital
A medida que las empresas continúan creciendo y avanzando a un ritmo cada vez mayor, trabajar de forma aislada se convierte en una desventaja. El reto de crear una adecuada cultura de colaboración radica en que si no es gestionada de forma correcta se perderán un sin número de recursos empresariales, ya que esto no tiene beneficios inmediatos. La implementación de un enfoque colaborativo para el trabajo puede ser difícil, especialmente cuando se intenta cambiar el enfoque del logro individual al éxito del equipo. Tomar buenas decisiones relacionadas con las herramientas de colaboración es crucial para crear una cultura más amplia de apertura. De acuerdo con un estudio de Deloitte[1], el 46% de las empresas a nivel global que cuentan con herramientas eficaces de colaboración observan a su organización como un negocio competitivo y productivo, en comparación con el 22% que no posee dichas herramientas.
A partir de estos desafíos, BroadSoft destaca algunos consejos que pueden ayudar a las empresas a dar los primeros pasos hacia la adopción de nuevas plataformas de colaboración y convertir a sus equipos en elementos más atractivos y dinámicos:
- Fomentar la comunicación abierta: La comunicación efectiva es fundamental para asegurar el éxito del esfuerzo de cualquier equipo, ya sea que esté encargado de crear un nuevo producto o planificar futuras mejoras. Cuando las habilidades de comunicación de un equipo son fuertes, aumenta la posibilidad de que las buenas ideas y las mejores prácticas sean compartidas abiertamente. La colaboración elimina los límites de unir a las personas, más allá de los departamentos y organizaciones tradicionales. Para ser productivo trabajando en colaboración, es necesario deshacerse del paradigma erróneo de estar en un solo lugar físicamente. Team-One, revoluciona los espacios de trabajo, haciéndolos más abiertos y habilitando la capacidad de compartir ideas a través de reuniones virtuales y archivos en la nube. La belleza de la apertura de las líneas de comunicación es que permite una mayor transparencia entre los diferentes miembros y la eficiencia será el resultado de esto.
- No precipitarse: La transición de un equipo con una cultura individualista hacia una cultura colaborativa no es inmediata. Presionar a los equipos demasiado, matará el impulso de compartir y colaborar. Este un proceso continuo que toma tiempo, pero trae consigo la creación de relaciones y confianza para poder comenzar a introducir la colaboración en situaciones que requieren imaginación, estructura y el intercambio voluntario de conocimientos e ideas. A medida que su equipo se sienta más cómodo con la idea de trabajar juntos, se volverán mas creativos y construirán relaciones más fuertes.
- Utilizar herramientas de colaboración adecuadas: El uso de correos electrónicos dejó de ser una herramienta productiva ¿por qué? debido al retraso entre las respuestas y el desorden en las bandejas de entrada cuando se reciben demasiados correos. En su lugar, la mejor alternativa es utilizar herramientas colaborativas que faciliten opciones en cómo interactuamos ya sea voz, video, texto o compartición de documentos, para lograr resultados más rápidos y efectivos, dondequiera que se encuentren. Las líneas de comunicación nunca han sido tan accesibles y abiertas como ahora a través de la red y es momento de aprovechar eso. Las herramientas de colaboración, en particular, son un lugar donde la información puede almacenarse a través de una conexión en la nube, además de mejorar la eficiencia de los procesos empresariales al permitir el almacenamiento y el acceso a los datos en una ubicación centralizada y altamente segura en vez de enviar correos electrónicos con respuestas lentas.
Establecer una política de colaboración es sólo el comienzo. Para que todos estos consejos sean eficaces, es necesario que las empresas sean consistentes y conscientes sobre los recursos dedicados en hacer que este modelo tenga éxito. Las empresas que sobrevivirán en un futuro a un mercado cada vez más competitivo, serán aquellas que den cada vez más valor a los esquemas de colaboración digital y que busquen nuevas formas de fomentarlo dentro de sus equipos, tanto tradicionales como virtuales.
