Sin duda alguna el Sistema Fiscal Mexicano es uno de los más complejos del mundo, ni hablar del proceso de nómina, basta mencionar que en los últimos años se han incorporado o modificado de forma sustantiva nuevas y cada vez más severas reglas de operación, por ejemplo las que tienen que ver con la generación de los CFDIS complemento nómina, éstas además de ser muy rigurosas, cambiantes y difíciles de cumplir, tienen el agravante de ser autoaplicables, es decir es el propio patrón (ya sea persona física o moral) quien debe auto castigarse o esperar que el SAT lo haga.
Lo anterior es el preámbulo para preguntar “¿Si conoce cuál es el costo real de su proceso de nómina?”. Para contestar esta pregunta se deben tomar en cuenta muchos factores entre los que destacan:
- El programa que necesito para procesar mi nómina de acuerdo a mis necesidades, este tiene costos muy disímbolos, van desde unos cuantos cientos de pesos hasta cientos de miles de dólares.
- Al costo anterior hay que agregar el costo mantenimiento anual.
- Costo de la infraestructura necesaria para alojar y operar el paquete adquirido y su consecuente renovación tecnológica.
- Costo de implantación, que, si bien es una sola vez, también requiere de mantenimiento.
- Costo del personal de nóminas, sistemas, fiscal, de seguridad social y otros.
- Costos de servicios periféricos pero necesarios como pueden ser la generación de los CFDI’s de nómina.
- Costos por el manejo y/o control específico y pormenorizado que se requieren cuando se proporcionan servicios especializados “REPSE” ya que las sanciones por no tener un control adecuado pueden ser muy drásticas.
- En algunos casos dependiendo del tamaño de la empresa, El Dictamen del IMSS. ISN etc. En este caso hay varios costos asociados, como: Obtener la información necesaria y los servicios del dictaminador.
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A estos costos inherentes del proceso, en muchos casos se agregan otros que podrían ser totalmente prescindibles si se contará con: Un sistema eficiente, personal debidamente capacitado en varias disciplinas, etc. En la práctica de acuerdo a nuestra experiencia son muy pocas las empresas que logran aglutinar todos los factores necesarios y suficientes para un proceso 100% confiable.
Para solucionar estos problemas y aprovechando las nuevas tecnologías y regulaciones aplicables, es que han surgido diversas soluciones en “La Nube” y empresas que no solo tienen un sistema versátil y adaptable a las necesidades de cada empresa, proporcionan los servicios colaterales necesarios para que se tenga una solución llave en mano.
Hoy en día hay muchas soluciones, algunas llamadas SaaS, ASP, etc. Que, si la empresa que las proporciona tiene la tecnología adecuada, cuentan con las certificaciones aplicables y los servicios colaterales necesarios podrían ser una magnífica solución. Es importante mencionar que hay muchas ofertas de este tipo en el mercado de nóminas, al grado que resulta difícil determinar cuál es la mejor.
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Algunos puntos relevantes para su elección pueden ser:
- Tecnología que utilizan.
- Seguridad de la información; este punto es primordial ya que las consecuencias pueden ser severas si no se protegen adecuadamente los datos personales.
- Certificaciones con las que se cuenta.
- Soporte que proporcionan antes y después del Set UP.
- Versatilidad o capacidad de adaptarse a las necesidades de cada empresa, incluso en el manejo de diferentes esquemas de pago como asimilados a salarios, ingresos por acciones, expatriados, becarios, entre otros.
- Garantías que ofrecen: Seguros de Responsabilidad Civil, etc.
- otros.
Cómo últimos costos y riesgos que muy probablemente no haya cuantificado como parte del costo, están los siguientes:
- ¿Costos de atender las invitaciones o requerimientos del SAT o IMSS o de cualquier autoridad?
- ¿El monto de los quebrantos que un mal sistema o mala gestión causen?
Haciendo cuentas es muy probable que el verdadero costo de su proceso de nómina no lo conozca, el presente documento pretende orientar entre que es más conveniente, “Que mi empresa corra con todos los gastos reales” o bien que alguna empresa especializada me de la infraestructura necesaria y suficiente y que garantice el pago de los quebrantos que se pudieran generar.
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