Empresarios y muy especialmente líderes de Talento Humano, Contabilidad y Finanzas se encuentran por estas fechas evaluando alternativas para dar cumplimiento al nuevo requisito establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN-, nombrado comercialmente como la transmisión de la “Nomina Electrónica”.
El impacto en la información a reportar ha suscitado al interior de las compañías diferentes puntos de vista frente al área o líder de proceso que será responsable del adecuado manejo y cumplimiento de esta nueva disposición, tomando gran relevancia las personas involucradas en los ciclos de Nomina, Contabilidad e Impuestos. Este escenario nos brinda el momento oportuno para preguntarnos ¿cuál será el área más indicada para asumir esta nueva carga operativa que nos transfiere el ente de control?
Para dar alcance a este interrogante, es importante identificar cuáles son los datos que los empresarios están obligados a transmitir a la DIAN, llevándonos a consultar las Resoluciones 013, 037 y 063 del 2021 así como su Anexo Técnico, el cual abarca cerca de 300 hojas donde describe las estructuras, tablas, conceptos, validaciones etc. que debe cumplir el documento “Nomina Electrónica” para ser aceptado por el ente de control. Estas lecturas son realmente densas y técnicas para directivos y líderes de procesos que enfocan su gestión hacia la estrategia corporativa, maximizando resultados que aporten valor y suman al Core del negocio.
Otra opción para conocer la información a reportar, es recurrir a empresas de tecnología que se encuentran habilitadas para realizar este proceso, en su gran mayoría, las mismas que ofrecen el servicio de facturación electrónica; esta alternativa ha tomado gran fuerza entre los empresarios por sus bajos costos y masiva publicidad, sin embargo, caminos tan transitados no siempre salvaguardan a las organizaciones de futuras responsabilidades fiscales, se debe tener presente que estas compañías facilitan el canal para transmisión de datos mediante una plataforma habilitada ante la DIAN, pero su manejo o uso operativo así como la exactitud en la información a suministrar se encuentra en cabeza del empresario.
Lo anterior ha inducido a muchas empresas a presumir que los datos requeridos por el ente de control son aquellos asociados únicamente con la liquidación habitual de la Nómina, tomando como referente la pauta comercial del mercado que deja en segundo plano la connotación fiscal del documento, llevando de manera indirecta a posibles inexactitudes con importantes consecuencias económicas futuras para las compañías; este escenario nos mantiene en la pregunta inicial, ¿cuál es la información que se debe transmitir a la DIAN para definir el área o persona responsable operativamente de liderar este nuevo proceso?
El escenario más seguro para iniciar la etapa de planeación al interior de las compañías, es tomar el alcance de las mismas Resoluciones proferidas por la DIAN, las cuales indican que el nuevo “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica” permitirá a Empresarios y Personas Naturales que tienen a su cargo desde un trabajador en adelante, restar en su Declaración de Renta los gastos originados en una relación laboral e igualmente será el soporte para tomar impuestos descontables en sus Declaración de IVA, este último impacto permite evidenciar que el documento a transmitir involucra conceptos adicionales a la Liquidación habitual de la Nómina, la cual por sí sola no tiene ninguna relación con el impuesto sobre las ventas IVA.
Recordemos que los pagos originados en una relación laboral se pueden efectuar de manera directa o indirecta al trabajador, en dinero o en especie, a su favor, a nombre de su conyugue o de personas vinculadas con él por parentesco; por lo anterior, existen conceptos que nacen del contrato laboral y pueden ser pagados a terceras personas en favor o beneficio del empleado y a su vez pueden estar gravados con el impuesto sobre las ventas IVA, bajo estas premisas, este tipo de desembolsos deben ser incluidos en el “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”, aspectos contemplados en el Anexo Técnico del mismo.
Analizando las diferentes formas de retribución existentes en una vinculación laboral, podemos identificar que existen tres grandes grupos de información que se deben reportar al ente de control:
- Los giros realizados directamente al trabajador (liquidación habitual de la nómina)
- Los desembolsos efectuados de manera indirecta a favor del mismo (pagos a terceros no liquidados en nómina)
- La información complementaria que se debe reportar en el citado documento, la cual requiere identificar entre otros aspectos, conceptos salariales y no salariales, detalle de las cuentas bancarias donde se realizan los pagos, lugar de trabajo, año, mes, día, hora inicio, hora fin, cantidad, valor, concepto, etc. de varias novedades que habitualmente no se detallan en una liquidación de nómina.
Con un panorama más claro sobre la información a reportar y conociendo su impacto en las declaraciones de impuestos para las empresas, podemos dar alcance a nuestra pregunta inicial, concluyendo que el documento a transmitir tiene impacto transversal en las compañías al requerirse datos de diversas fuentes y departamentos para su cargue, verificación y conciliación, entre ellas Talento Humano, Nomina, Operaciones, Seguridad Social, Compras, Tesorería, Contabilidad, Impuestos y áreas de Control. Las cifras que se reporten tendrán como destino entre otras entidades a la DIAN, UGPP, Ministerio de Trabajo, ARL, etc., por lo tanto, quien lidere este importe proceso debe ser un equipo integral que visualice la operación, conozca los procesos, mitigue riesgos por cruce de información y aporte valor agregado a la alta dirección.
Este nuevo requerimiento es una excelente alternativa para los empresarios, al brindar la oportunidad de automatizar el ciclo de nómina, asegurar su operación y acercar a profesionales que salvaguarden el interés societario, faciliten la planeación estratégica y apoyen a los quipos de trabajo a pasar de roles operativos, estratégicos y de control.
Por último, es importante tener presente las fechas para reporte de información, las cuales están definidas según el número de trabajadores a cargo así:
- Más de 250 Trabajadores: Periodo a reportar Septiembre/21 con transmisión en Octubre/21
- De 101 a 250 Trabajadores: Periodo a reportar Octubre/21 con transmisión en Noviembre/21
- De 11 a 100 Trabajadores: Periodo a reportar Noviembre/21 con transmisión en Diciembre/21
- De 1 a 10 Trabajadores: Periodo a reportar Diciembre/21 con transmisión en Enero/22
La sugerencia para los empresarios desde nuestra experiencia como firma consultora es iniciar el proceso de implementación 2 meses antes a la fecha de reporte, con el fin de identificar la información a transmitir y su posible impacto, crear los canales y metodología para consolidar los datos, realizar escenarios piloto para cargue de conceptos y crear los Dashboard necesarios para todas las áreas involucradas que permitan identificar fácilmente las cifras transmitidas y alertas tempranas para mitigación de riesgos.
