Desde el momento en que se definió la facturación electrónica, se había contemplado la posibilidad de aplicar este sistema a otras operaciones, tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas.
Y es justo lo que se acaba de sancionar la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, con la Resolución 13 de 2021, allí se implementa la nómina electrónica.
La nómina electrónica es un documento digital que soporta el pago que realizan los empleadores a sus empleados, indicando el salario devengado, las deducciones y la diferencia entre devengado y deducido, es decir, el neto recibido.
Este documento constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas cuando aplique.
¿Quiénes deben Cumplir con esta medida?
Todos los contribuyentes del impuesto sobre renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta, derivados de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Este documento se debe generar y transmitir para la validación de la DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el empleador.
¿Cada cuánto se genera este documento?
El documento soporte del pago de nómina electrónica se debe generar mensualmente, los diez (10) primeros días de cada mes, independiente de que los pagos de nómina se generen semanal, quincenal o mensualmente. Se debe acumular la información de los pagos de nómina realizados en el mes inmediatamente anterior por parte de los empleadores.
Las novedades de los empleados que se presenten deben ser registradas dentro del período de pago a reportar. Este documento se debe generar y transmitir mediante un software para que la DIAN realice la respectiva validación.
¿Cuáles son los plazos para la generación del documento?
De acuerdo con el número de empleados
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Grupo |
Fecha habilitación |
Fecha para generación y transmisión |
Número de empleados |
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| Desde | Hasta | |||
| 1 |
31/05/2021
|
01/07/2021 | Más de 251 | |
| 2 | 01/08/2021 | 101 | 250 | |
| 3 | 01/09/2021 | 11 | 100 | |
| 4 | 01/10/2021 | 4 | 10 | |
| 5 | 01/11/2021 | 2 | 3 | |
| 6 | 01/12/2021 | 1 | ||
Calendario de implementación permanente. Las personas obligadas a generar el documento que inicien actividades posteriores a la entrada en vigor de la presente norma tendrán un plazo de dos (2) meses contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador para llevar a cabo el proceso de habilitación y proceder con la transmisión del documento soporte.
Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta. Los sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta tendrán un plazo para habilitación en el servicio informático electrónico de la nómina hasta el 31 de marzo de 2022 y para iniciar con la generación y transmisión del documento hasta el 31 de mayo de 2022.
Al momento de iniciar el proceso de habilitación se debe señalar el software con el cual realizará pruebas de habilitación en el sistema de facturación electrónica dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Así las cosas, se deben surtir en su respectivo orden los procesos de habilitación, generación y transmisión del documento para la validación. Si al momento de la transmisión de la información se presentan inconvenientes tecnológicos que impidan la transmisión, se debe transmitir el documento soporte del pago de nómina en un plazo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación.
Cuando el documento soporte de pago de nómina, cumplan con las reglas de validación, la DIAN procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el mensaje “Documento validado por la DIAN” y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación.
En caso contrario la DIAN emite un mensaje “Documento Rechazado por la DIAN” indicando las causas por las cuales la validación ha sido fallida.
De igual manera es posible generar notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica previo cumplimiento de los requisitos establecidos.
Se dispone de un anexo técnico que es un documento soporte que contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión y validación del documento.
Este documento electrónico les permite a las empresas incluir el soporte de costos y deducciones en declaraciones tributarias. Se puede consultar de manera sencilla ya que la información queda almacenada en la nube.
