Los pagos que desde las empresas le realizamos por diversas razones a las personas tienen dos grandes naturalezas. La primera son los pagos a nuestros empleados los cuales se caracterizan como pagos de nómina y están en su mayoría correctamente realizados desde el punto de vista normativo y tributario por las áreas de gestión o recursos humanos y ahora mucho más, con la implantación en nuestro país de la nómina electrónica (2022).
La segunda naturaleza son precisamente los pagos que por diversas razones le realizamos a personas naturales que nos son empleados directos de la sociedad que está realizando el pago. Estos son los llamados pagos a terceras personas naturales.
Estos pagos desde el año 2014 en Colombia desprenden dos responsabilidades normativas y tributarias. La primera es para las personas que reciben los pagos; las cuales deben realizar los aportes al sistema de seguridad social, de acuerdo con los montos y las diferentes fuentes o empresas desde donde reciben los pagos. La segunda es para las empresas que están realizando los pagos, ya que deben realizar la correcta revisión de la realización de los aportes al sistema de seguridad social, por cada una de las personas garantizando que cada ingreso cuente con su correspondiente aporte para así obtener la precedencia de la deducibilidad del gasto
Por lo anterior las empresas cada vez más entonces, al momento anterior o posterior de realizar pagos de terceros, les solicitan a los beneficiarios de los pagos que aporten las planillas Pilas, para tener la constancia en la aplicación de la deducibilidad del gasto. Desafortunadamente el 65% de las planillas que nos aportan a las empresas, son inexactas según cifras de la UGPP. Además, porque no existe en Colombia un mecanismo humano o digital, que le permita a las empresas realizar la correcta revisión de las planillas como soporte de los aportes al sistema de seguridad social sobre los pagos efectuados a los terceros.
El cumplimiento normativo no solo evita multas y sanciones, también da garantía y tranquilidad de la deducibilidad del gasto y la formalización del mismo.
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