«Para que los ERP funcionen bien, también deben estar bien diseñados y ejecutados los procesos de negocio de las entidades.»
Uno de los sectores de la economía más afectados por la pandemia y la restricción de movilidad por el Covid 19 han sido las Pymes. Una parte, porque no estaban preparadas para asumir los retos de una economía sobre la base la virtualidad, el comercio en línea y el teletrabajo; además de los protocolos sanitarios establecidos por los gobiernos para poder operar.
Desde la perspectiva de la tecnología la mayoría de las Pymes se encuentran bastante atrasadas, con procesos manuales, poca automatización de los procesos productivos y administrativos; de otro lado, sus sistemas de información están desarticulados, por un lado, van los sistemas comerciales, por otro los sistemas financieros y por otros los sistemas de costos que la mayoría son llevados en hojas de cálculo. Ni qué decir de la ausencia de sistemas de análisis de rentabilidad y de inteligencia de negocios, con tableros de mando, simuladores y predictivos, que les permitan la toma decisiones acertadas y oportunas.
Ahora bien, hablemos de los sistemas ERP. Es común que las decisiones de tecnología en las Pymes, no las tomen los gerentes o la alta dirección, sino que estas decisiones son delegadas en los jefes de tecnología, que saben mucho de tecnología, pero que poco conocen de los procesos de negocio y de la estrategia organizacional y la mayoría de su tiempo es consumido por las actividades de soporte y sostenibilidad de las plataformas tecnológicas. Por lo anterior, en los procesos de compra de los ERP se enfocan en las bondades de la plataforma tecnológica, el software base, los sistemas operativos, las bases de datos, pero no de la alineación que los ERP deben tener con la estrategia, la planeación, los procesos de negocio, la calidad de los datos y la analítica que permita la toma decisiones asertivas y oportunas.
Por lo anterior, la mayoría de las Pymes han adquirido sistemas tipo ERP, pero que en la realidad no lo son, sino que son simplemente sistemas contables mejorados e integrados con otros módulos de nómina, costos, presupuestos, tesorería, cartera, etc., que no cuentan con la integralidad y la unicidad de datos maestros que garanticen la calidad de la información y que se pueda contar con instancia que garantice una única fuente de la verdad, puesto que estos módulos separados funcionan como los auxiliares de las cuentas contables del sistema financiero, lo que genera problemas adicionales de conciliaciones y de ajustes por la no sincronización natural entre los módulos y el Core financiero, generando problemas adicionales de razonabilidad de las cifras de los estados financieros.
El anterior escenario es bastante desalentador para las Pymes frente a los retos que deben afrontar en la era Coronavirus y en la era pos-pandemia, en la que la nueva normalidad será la virtualidad, el teletrabajo, la automatización de procesos, el comercio en línea, los recaudos y pagos a través de plataformas electrónicas y lo que ahora llamamos industria 4.0. Lo anterior sumado al cumplimiento de los protocolos de sanidad para evitar el contagio del coronavirus y los que vengan, lo que también requiere del uso del Internet de las cosas IoT para garantizar el cumplimiento de los controles para evitar sanciones, cierres o cancelaciones de las licencias de operación.
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Cuales serían las características que debiera tener un ERP
Comencemos por la definición o traducción del acrónimo para Enterprise Resource Planning ERP, que en español sería Planificador de Recursos Empresariales; en este orden de ideas, un ERP no es sólo un sistema de información, sino que es un escenario tecnológico que permite llevar a cabo o ejecutar a través del sistema los procesos de negocio de las organizaciones (Estrategia, producción, distribución, recursos humanos, etc.). Esto quiere decir que para que los ERP funcionen bien, también deben estar bien diseñados y ejecutados los procesos de negocio de las entidades; de igual forma, los ERP deben garantizar que en la medida que se ejecutan los procesos de negocio se deba ir dejando la trazabilidad y registro de los hechos económicos que garanticen la calidad de los datos que sirvan de fuente para la generación de los diferentes reportes gerenciales internos para la toma decisiones, como los reportes externos o estados financieros, con destino a los accionistas, la DIAN y los entes de vigilancia y control.
Por lo anterior, hoy lo gerentes deben pensar de manera más estratégica y tomar la responsabilidad a la hora de adquirir e implementar el ERP que será la columna vertebral para la apalancar los procesos de negocio que les permita operar y ser competitivos en el nuevo escenario mundial y la nueva normalidad.
Entonces lo primero que deben hacer, es aprender a seleccionar y adquirir el ERP adecuado a sus necesidades. También es cierto que se va a tener que operar en un escenario de crisis económica, en la que deben ser competitivos, pero con restricciones presupuestales, por lo que también deben buscar los modelos de negocio más adecuados, que les permita obtener y usar las nuevas tecnologías, entre ellas sus sistemas ERP sin el requerimiento de grandes sumas de dinero CAPEX, sino que deben buscar modelos OPEX de negocio vía suscripciones de licencias y software como servicios (SAAS).
Finalmente, hoy están de moda los conceptos de transformación digital e industria 4.0, lo que en resumen estaríamos hablando de Empresas Inteligentes, donde se combinan los conceptos de Internet de las cosas IoT que acompañan la automatización de los procesos comerciales, productivos, logísticos, etc.; el Big Data que recoge la mega cantidad de datos de los dispositivos y de los procesos; la analítica de esos datos para generar valor; el aprendizaje de maquina (machine learning) para reducir la interacción humana y tener mayor capacidad de respuesta; la inteligencia artificial (AI) para dejar que lo sistemas tomen decisiones más rápidas que los humanos, de acuerdo a unos parámetros pre establecidos por los humanos.
Mis disculpas con los gurús de estos términos, pero lo hago para hacer el esfuerzo para que me entiendan esta jerga tan de moda. Llegar a tener toda esta maravilla sólo es válido si se logra monetizar y mejorar el desempeño financiero de las Pymes, y es ahí donde volvemos a los números y las responsabilidades de los gerentes de generar utilidades para los socios; y es, en este escenario donde vuelven a la palestra los sistemas ERP, que por tener la capacidad de recopilar la información financiera y no financiera para la toma de decisiones, podemos decir que los sistemas ERP se pueden considerar como el “Core Digital” que puede orquestar los componentes de la transformación digital y de la Empresa Inteligente.
En conclusión, los gerentes de las Pymes deben hacer un esfuerzo muy importante para responsabilizarse de la decisiones estratégicas como la adquisición de las tecnologías que ejecutaran sus procesos de negocio; también entender los conceptos de transformación digital, la industria 4.0 y la empresa inteligente; y como los sistemas ERP pueden apalancar y orquestar el logro de estas estrategias necesarias para afrontar de la mejor manera los retos del nuevo orden mundial y la nueva normalidad, en un mundo digital y con aislamiento social.
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