Un empleado de oficina promedio utiliza 10 mil hojas de papel al año, es decir, al menos 20 resmas de papel, el equivalente a unos $200 mil pesos en gastos de papel por empleado. Lo que significa, que en una compañía con 200 empleados el costo de papel alcanza los $40 millones de pesos, sin contar el capital humano, la electricidad, impresión, archivadores, bodegas y mantenimiento de los archivos, que según estudio de la firma Gartner, equivale al 3% de ingresos en una compañía.
De acuerdo con la consultora, solo en Estados Unidos, el costo anual de archivar, almacenar y recuperar el papel es de entre $79 y $89 billones de pesos al año. Una cifra bastante considerable que podría ahorrar las grandes empresas de implementarse una política de ‘cero papel’.
Desde una perspectiva sostenible, reciclar solo una tonelada de papel puede ahorrar 7,000 galones de agua, 17 árboles, 380 galones de petróleo, espacio de relleno sanitario y 4,000 kilovatios de energía. Lo que sería un gran aporte a la lucha contra el cambio climático.
Sin embargo, aunque en Colombia el consumo de papel es bajo comparado con otros países de la región, de acuerdo con la ANDI, anualmente se usa 1’609.906 toneladas, es decir, 28 kg por habitante, en 2017, a nivel mundial se utilizaron más de 400 millones de toneladas métricas de papel, y estimaciones de la Organización Mundial de Naciones Unidas, señalan que el uso de este aumentará en un 50%.
Pero, ¿Qué se podría hacer para dirigir un negocio más ágil, ecológico y rentable? La transición de modernización de todos los sistemas de información es posible, hoy por hoy, la tecnología brinda herramientas para hacer el tránsito de lo manual a lo digital, permite a las personas acceder a archivos de trabajo, correos electrónicos e información dondequiera que estén. No están limitados porque no están en la oficina.
De acuerdo con Mariamparo Ros, gerente general de Indenova Colombia, “llevar una oficina sin papeles es una realidad, lo puedes ver en el día a día, estamos conectados el 90% de nuestro día, si un empleado o cliente desea acceder a la información que necesita de forma inmediata, lo hace desde su teléfono. Se agendan citas en calendario, se toman notas y fotos como recordatorios, se hacen listas de tareas pendientes y además, se realizan transacciones comerciales desde cualquier dispositivo”.
Ni siquiera procesos comerciales importantes requieren el uso de formularios en papel, porque el papel se pierde fácilmente o se daña si no está almacenado con el mantenimiento respectivo, y esto causa la pérdida de datos, violaciones de privacidad o pérdida de clientes.
“Hoy en día, todos los flujos de trabajo pueden ser manejados en electrónico y archivarse electrónicamente en la nube o en los servidores de la compañía, eliminando la necesidad de imprimir ya que se puede firmar digitalmente, y con la firma digital acreditada por entidades de certificación digital homologada por la ONAC, hay una absoluta legalidad en cualquier contrato firmado.” asegura, Mariamparo Ros.
También es importante desmitificar que con la tecnología se eliminan muchos puestos de trabajo, todo lo contrario, se generan nuevos empleos y nuevas profesiones, porque con lo que se gasta una empresa en papel e impresión innecesaria de documentos, podría estar pagando un empleado más.
En definitiva, eliminar el papel de los procesos de negocio genera una mayor productividad al facilitar el intercambio y la colaboración, además de ahorrar tiempo y dinero.
Una solución electrónica elimina las demoras en completar el papeleo necesario y enviarlo a la persona correcta, haciendo que los flujos de trabajo y los informes sean más rápidos. El almacenamiento de documentos y archivos en una base de datos en la nube o en los servidores de la compañía le permite acceder a ellos desde cualquier lugar, por lo que incluso si no está en la oficina, puede obtener la información que necesita y no requiere estar presente para firmar documentos, basta con tener acceso a un computador y/o celular, esté donde esté.
