Con gran incertidumbre y en algunos casos con un profundo malestar se recibió hace un poco más de 2 años la normatividad que emitió la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC, donde conmina a sus vigilados a cumplir con ciertos puntos en lo relacionado a la gestión documental; como buenos colombianos no entienden algunos empresarios la finalidad de estas actuaciones de la SIC. No necesitamos entidades o empresas que realicen instrumentos o procesos archivísticos por cumplir con una u otra normatividad, se requiere un alto grado de compromiso de los gerentes o directivas de las empresas en procurar que su eficiencia administrativa mejore desde la gestión documental y que se elaboren instrumentos y procesos dinámicos que vayan al ritmo de la economía y el mercado global actual y que estos jalonen la productividad empresarial en todos los procesos.
La tarea es titánica muy a pesar que la Ley 594 de julio del año 2000 viene requiriendo las diferentes obligaciones de las entidades del Estado en materia de gestión documental y algunas han realizado una tarea juiciosa, mientras otras no acatan estas normas y no realizan los instrumentos que ella obliga ni implementan los procesos adecuados; así que podemos imaginarnos la punta del iceberg para los organismos del Estado en la lucha que desarrollan con las entidades públicas y que ahora se enfrasca con las entidades privadas.
La situación es bien complicada, hay algunas entidades o empresas privadas que no le dan la importancia a la gestión documental simplemente producen documentos sin ninguna planeación archivística, almacenan estos documentos en cualquier lugar y luego los eliminan sin ningún criterio de valoración, no entendiendo que ponen en peligro su existencia, su memoria institucional, su patrimonio económico y su defensa legal al no tener cómo afrontar demandas y procesos legales.
La Resolución 8934 de febrero de 2014 está intentando desde hace más de dos años una singular labor: lograr que la mayoría de empresas privadas marchen por una ruta segura y efectiva en el aspecto de la gestión documental, está pidiendo que tengan y mantengan sus archivos organizados, que realicen algunos instrumentos archivísticos como: Las Tablas de Retención Documental-TRD, el Programa de gestión documental-PGD, los Cuadros de Clasificación Documental-CCD, las Tablas de Valoración Documental-TVD y el reglamento interno de archivo; algunas empresas han estado dilatando los procesos y tomando la peligrosa decisión de esperar en espera de cuáles serán las multas impuestas por la SIC, para ver si se deciden o no a cumplir con estas recomendaciones técnicas, o simplemente dicen la SIC no vigila a mí empresa, los empresarios y gremios económicos lograron que se realizaran dos prórrogas a esta resolución y aun así hay resistencia en algunos a realizar, elaborar y cumplir con todo lo que estos actos administrativos piden y solicitan.
Ojalá todo este proceso llegue a feliz término y todas las empresas entiendan y miren la gestión documental como un hermano de la eficiencia administrativa, no como una camisa de fuerza que el Estado colombiano caprichosamente le quiere colocar.
