El Gran Reto del Estado Frente a la Gestión Documental para Entidades Privadas

El Gran Reto del Estado Frente a la Gestión Documental para Entidades Privadas
Imprimir este artículo

Con gran incertidumbre y en algunos casos con un profundo malestar se recibió hace un poco más de 2 años la normatividad que emitió la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC, donde conmina a sus vigilados a cumplir con ciertos puntos en lo relacionado a la gestión documental; como buenos colombianos no entienden algunos empresarios la finalidad de estas actuaciones de la SIC.  No necesitamos entidades o empresas que realicen instrumentos o procesos archivísticos por cumplir con una u otra normatividad, se requiere un alto grado de compromiso de los gerentes o directivas de las empresas en procurar que su eficiencia administrativa mejore desde la gestión documental y que se elaboren instrumentos y procesos dinámicos que vayan al ritmo de la economía y el mercado global actual y que estos jalonen la productividad empresarial en todos los procesos.

La tarea es titánica muy a pesar que la Ley 594 de julio del año 2000 viene requiriendo las diferentes obligaciones de las entidades del Estado en materia de gestión documental y algunas han realizado una tarea juiciosa, mientras otras no acatan estas normas y no realizan los instrumentos que ella obliga ni implementan los procesos adecuados; así que podemos imaginarnos la punta del iceberg para los organismos del Estado en la lucha que desarrollan con las entidades públicas y que ahora se enfrasca con las entidades privadas.

Por: Carlos Alberto Navarro Gutiérrez
Director de Proyectos SOLOGESCAR

La situación es bien complicada, hay algunas entidades o empresas privadas que no le dan la importancia a la gestión documental simplemente producen documentos sin ninguna planeación archivística, almacenan estos documentos en cualquier lugar y luego los eliminan sin ningún criterio de valoración, no entendiendo que ponen en peligro su existencia, su memoria institucional, su patrimonio económico y su defensa legal al no tener cómo afrontar demandas y procesos legales.

La Resolución 8934 de febrero de 2014 está intentando desde hace más de dos años una singular labor: lograr que la mayoría de empresas privadas marchen por una ruta segura y efectiva en el aspecto de la gestión documental, está pidiendo que tengan y mantengan sus archivos organizados, que realicen algunos instrumentos archivísticos como: Las Tablas de Retención Documental-TRD, el Programa de gestión documental-PGD, los Cuadros de Clasificación Documental-CCD, las Tablas de Valoración Documental-TVD y el reglamento interno de archivo; algunas empresas han estado dilatando los procesos y tomando la peligrosa decisión de esperar en espera de cuáles serán las multas impuestas por la SIC, para ver si se deciden o no a cumplir con estas recomendaciones técnicas, o simplemente dicen la SIC no vigila a mí empresa, los empresarios y gremios económicos lograron que se realizaran dos prórrogas a esta resolución y aun así hay resistencia en algunos a realizar, elaborar y cumplir con todo lo que estos actos administrativos piden y solicitan.

Ojalá todo este proceso llegue a feliz término y todas las empresas entiendan y miren la gestión documental como un hermano de la eficiencia administrativa, no como una camisa de fuerza que el Estado colombiano caprichosamente le quiere colocar.

¡Aún sin comentarios!

Se el primero en iniciar una conversación.

Añadir un comentario

Sus datos estarán a salvo! Su dirección de correo electrónico no será publicada. También otros datos no serán compartidos con terceras personas.
Todos los campos requeridos.