Los Eventos Adaptados al Nuevo Entorno Digital

Aunque hace algunos años era difícil imaginar una feria virtual donde cada expositor pudiese presentar y vender online sus productos o servicios; o que un cirujano especializado pudiese dar una conferencia magistral en un congreso médico a nivel global, hoy es posible gracias a la innovación de los eventos en el entorno digital.

Este entorno, el cual reúne un flujo significativo de personas navegando por internet es el aliado ideal para adaptar todo tipo de eventos pensados antes a  espacios físicos y capturar a este público masivo que usa internet.

Es importante pensar los beneficios de estos espacios virtuales hacia el objetivo de cualquier evento en tanto que facilita a los organizadores tener en tiempo real índices de participación y gestionar de manera eficiente las diferentes actividades en simultáneo.

Es así que, la transformación en la industria de los eventos es esencial debido a que permite simplificar procesos por medio de plataformas online, permitiendo estructurar de forma completa y en un solo medio todos los aspectos que conllevan realizar un evento.

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¿Por qué desarrollar un evento virtual?

Para empezar, los eventos virtuales a comparación de los eventos presentados en recintos físicos reducen la inversión económica de los organizadores, ahorrando recursos logísticos, físicos y de personal humano.

Una de las principales características de los eventos virtuales es la interactividad, ya que de acuerdo a como se presente el evento y sus sesiones, los asistentes pueden ser partícipes generando comentarios, preguntas o compras, favoreciendo la comunicación en doble vía; la plataforma facilita el contacto con los organizadores, conferencistas y otros asistentes para obtener interacciones en tiempo real.

Adicionalmente, gracias a la tecnología 3D los usuarios tienen la posibilidad de crear un avatar personalizado para recorrer e interactuar por los diferentes espacios que ofrece el evento.

Con los formatos digitales se obtiene el dinamismo visual que atrae a los participantes de un evento, esto se logra por medio de plataformas online que permiten integrar formatos multimedia para acompañar cada sesión, stand o espacio involucrado en el evento. Los usuarios podrán visualizar múltiples posibilidades desde catálogos virtuales de servicios hasta imágenes en formato 360°, que muestran a detalle productos.

Además son versátiles, ya que pueden presentarse en múltiples dispositivos con conexión a internet, los asistentes podrán ingresar desde ordenadores, tablets o celulares inteligentes, ofreciendo una experiencia inmersiva sin necesidad de desplazarse, logrando así, aumentar la visibilidad del mismo, uno de los mayores beneficios del entorno digital, ya que permite alcanzar un mayor número de personas sin invertir demasiado dinero.

Los eventos virtuales a diferencia de los físicos tienen la ventaja de ser cuantificables. Es decir que, los datos obtenidos durante el evento pueden ser archivados para su posterior análisis, incluyendo información sobre cómo se comportan los asistentes en el evento, conociendo a qué conferencias asistieron, cuánto tiempo permanecieron en cada sesión y las acciones que realizaron en el mismo.

Tipos de eventos

Existe gran variedad de eventos para que empresas, marcas, instituciones, entre otros presenten sus contenidos de forma virtual, como:

• Ferias especializadas por sector.
• Conferencias con expertos.
• Congresos.
• Salas networking.
• Ferias laborales.
• Eventos internos.
• Reuniones/Capacitaciones.
• Showroom Productos.
• Eventos académicos.

Organización y administración, pilares para un evento virtual exitoso

Los eventos virtuales brindan la oportunidad para que las empresas, sin importar su tamaño o sector, generen contactos, aumenten visibilidad y creen diferentes canales de comunicación. Estas reuniones virtuales tienen un alcance imprescindible al permitir que los participantes superen barreras geográficas fomentando mayor participación y asistencia, superando a los eventos tradicionales en ese aspecto.

La planificación adecuada es vital para tener éxito, se deben tener claros algunos factores para que el evento sorprenda a los asistentes y tenga un cierre con metas cumplidas.

La atracción hacia los asistentes cumple un papel fundamental, puesto que, al ser presentado a través de pantallas, el organizador o planificador del evento debe tener claro el tiempo que los asistentes estarán en sus dispositivos, la calidad tanto de las imágenes como del contenido que se muestra. En este orden de ideas, la plataforma para la exhibición de eventos virtuales es ideal ya que cuenta con recursos amigables y visualmente atractivos, logrando una comunicación gráfica efectiva para captar la atención de los asistentes, consiguiendo que estos interactúen con el evento por más tiempo.

De igual forma, el diseño de la plataforma es simple e intuitivo para evitar inconvenientes técnicos, además para que el usuario entienda el uso de forma fácil y rápida. La plataforma incluye elementos para fomentar esta interacción, integrando videos en vivo, chats grupales o botones que alientan a la descarga de contenidos de valor para el participante o asistente, de igual forma, se incluyen herramientas para proveer contacto con asistentes técnicos que resuelvan inconvenientes en tiempo real.

Por esta razón, quiero invitar a las marcas y organizadores de eventos a explorar este tipo de iniciativas que ofrecen un gran número de beneficios tanto para generar experiencias inmersivas e interactivas, como para lograr revolucionar la industria, permitiendo que sus eventos y promoción de marcas sigan realizándose a través del uso de las nuevas tecnologías.

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