Seguro lo escucha todo el tiempo: La Transformación Digital es un “debe” para mantenerse vigente. Y seguro también después de oír mucho del concepto, se sigue preguntando cómo se vuelve realidad, sobre todo, cómo lo convierte en competitividad. Si hablamos en particular de nuestro equipo de trabajo, ¿cómo la tecnología puede generar mayor productividad? ¿Qué gano al usar tecnología en los procesos relacionados con el talento humano? A continuación, algunas ideas. Recurso Humano
1. Representa una única Realidad
La información se vuelve clara, oficial, al alcance de todos. Los documentos que gestiona en sus sistemas son la base de operación de su gente, son su ley y su guía. Si no está documentado, no existe o produce costosas malinterpretaciones. Use un sistema documental donde describe sus procesos, seguro y al alcance de todos.
2. Permite que el conocimiento sea de la empresa, no de las personas
Lo que hacemos y cómo lo hacemos es fundamental para el negocio, es el núcleo de nuestros diferenciales. La tecnología les da formalidad a las actividades y regula lo que hacemos de acuerdo a nuestros procesos. Por ejemplo, si es crítico estar cerca a sus clientes, invierta en una aplicación a la medida de PQR.
3. Hace cosas que no agregan valor
La gente está para sumar valor, para aportar su conocimiento y su experticia. Deje a la tecnología eso de guardar, clasificar, divulgar, controlar acceso a la información, alertar, recordar, etc. Indague cuánto tiempo gasta la gente de talento humano sacando los reportes del área (seguro ahí hay cosas para hacer). Recurso Humano
4. Medición y Trazabilidad
Si no mide no mejora, y sin datos no hay medición. La gente debe alimentar la información, pero es el sistema el que gestiona el proceso, consolida y le permite controlar las acciones para cada día hacer algo mejor, o como mínimo hacer repetible lo que está bien. ¿Ya sabe exactamente en qué actividades gasta el equipo su tiempo? ¿Y en cuáles puede reducirlo?
5. Optimiza el trabajo en equipo
Lo hacemos entre todos, pero no todos a la vez. Cada persona del equipo aporta, pero cada uno lo hace en su debido momento y con la información adecuada. ¿Cuándo compra algo, qué tanto se devuelve de un área a otra porque falta información o hay datos errados? Recurso Humano
6. Nos acerca a otros involucrados
Clientes, proveedores, entes de control o de apoyo, todos aportando y consultando lo mismo en cualquier momento y desde cualquier parte. Quien gestiona los documentos de registro y control de proveedores: su empresa o ellos… (el que lo hace es al que le cuesta).
7. Facilita y saca provecho del cumplimiento de normas
Muchas veces son un dolor, pero podrían ser una ventaja real. Por ejemplo: ¿cómo afronta la obligatoriedad de guardar la información de sus empleados por mínimo 20 años? ¿Qué tal si en lugar de ocupar espacio en una bodega o en un servidor, se convierte en su principal fuente para saber cuál perfil de empleado es más fiel a su empresa? ¿O cuáles deberían ser las recompensas de su Plan de Beneficios?
8. Es su principal fuente para decidir y actuar
Si sus plataformas están conectadas y las personas las usan permanente y correctamente, es fácil extraer o cruzar datos y los equipos usan esos datos para regir sus actividades diarias. ¿Qué tan fácil es saber cuántos contratos se vencen este mes y cuáles no debe renovar? ¿O cuál es el flujo de caja de acuerdo a sus contratos?
9. Ordena
Suena simple, pero es clave. Que las personas tengan la información que requieren rápidamente y que todo tenga un orden lógico que es administrado por una herramienta, le puede significar muchísimas horas invertidas en lo valioso y no en lo que toca. ¿Cómo reporta hoy el personal sus novedades? ¿Qué tan fácil es entregar certificados a empleados y proveedores?
10. Lo cubre virtualmente todo
Cada empresa tiene sus necesidades, unas más sensibles que otras. Con seguridad ya alguien tiene solución para las suyas; la oferta es tan grande, que por muy especial que suene ya existe. ¿Es más conveniente licenciar o rentar (SaaS)? ¿Qué tan escalable es el software que le gustó?
Mencioné diez, y seguramente hay muchísimos más. Ahora la pregunta es: ¿Por dónde empezamos? A pesar de que eso es tema para otro artículo, sí hay que tener una cosa siempre en mente: las herramientas solas no sirven para nada, su recurso humano debe estar totalmente involucrado en su utilización, ellos al final son el motor de esa transformación.
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