Para la pequeña y mediana Empresa colombiana la implementación de la Factura Electrónica se ha convertido en un gran reto, por este motivo he considerado importante compartir 8 recomendaciones importantes que deben tener los empresarios para implementar esta tecnología de transformación comercial. factura electrónica
El uso e implementación de Factura Electrónica se está convirtiendo en una tendencia de talla mundial. Aunque Colombia aún se encuentra en el proceso de adaptación, territorios como Europa ya han empezado a Facturar Electrónicamente en un 100% de los comercios. Según cifras publicadas por Seres, empresa líder global en el intercambio electrónico de documentos, el 63,1% de los países del mundo ya empezaron a usar Factura electrónica. Por eso, es importante que las empresas tengan claro el procedimiento para que este cambio resulte un beneficio y no un dolor de cabeza, siga estas recomendaciones para la implementación:
1. Inicie el proceso con un tiempo prudencial: No espere hasta el último momento para tomar una decisión en este importante proceso que traerá ventajas para su negocio. Tenga en cuenta que el éxito de este cambio de modelo, está dado por micro momentos que sumados llevarán al éxito del mismo. Tenga en cuenta que este modelo de facturación electrónica optimizará sus operaciones y transformará la manera como su negocio venía operando, por lo que es importante determinar los cambios que se requieran en los procesos actuales de facturación de su negocio. factura electrónica
2. Considere: Base la toma de las decisiones para el cambio de modelo a facturación electrónica en criterios objetivos y cuantificables para su negocio. Considere qué tipo de plataforma necesita y determine qué aspectos son clave en la integración con los sistemas de gestión con los que cuenta su negocio.
3. Identifique los proveedores tecnológicos: Procure Identificar mínimo 2 proveedores autorizados por la DIAN, esto le permitirá compararlos y tener así una mayor perspectiva al momento de considerar y evaluar. Recuerde que la DIAN tiene a disposición de los pequeños empresarios la utilización del software gratuito el cual permite el cargue manual de sus facturas.
4. Evalué la experiencia tecnológica: Si bien es cierto que existe una lista de proveedores autorizados por la DIAN que cumplen con los requisitos exigidos por esta entidad nacional, es importante conocer que el proveedor tecnológico cuente con los suficientes conocimientos técnicos, experiencia y fiabilidad que su negocio necesita. Para este punto usted podrá solicitar certificados o visados con una relación de los principales servicios prestados a otras compañías y las certificaciones con las que cuenta actualmente el proveedor de factura electrónica como ISO 27001, PCI DSS COMPLIANT, entre otros. factura electrónica
5. Adquiera el certificado Digital : El modelo de Factura Electrónica requiere que todos los contribuyentes tengan un certificado digital, para efectos de firmas las facturas emitidas. Los Certificados digitales son ofrecidos por las entidades de certificación digital debidamente acreditadas por el ONAC.
6. Asegure y proteja sus datos: Proteger sus facturas electrónicas frente a una posible corrupción durante todo su ciclo de vida, es pensar en seguridad de datos y construir defensas desde el primer momento, ante la intrusión o brechas de seguridad que afecte la integridad de las mismas.
7. Capacite: Los cambios que requieran los procesos de facturación de su negocio, tendrán que ir acompañados de un programa de capacitación que involucre al personal de tecnología, administrativo, financiero como también personal de logística y compras. La capacitación tendrá que contemplar el uso del nuevo software con el proveedor de Facturación Electrónica seleccionado. factura electrónica
8. Comunique: Comunique a sus Clientes y Proveedores el inicio de la operación con Factura Electrónica.
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