En la historia de la humanidad ha habido importantes inventos que han impulsado transformaciones radicales en la forma de trabajar, de transportar, de comunicar, de convivir, de producir y en una sola palabra, han promovido la evolución de la humanidad en su conjunto.
En la década de los 1760’s, la locomotora, el uso del vapor y del carbón, fueron los principales detonadores de la primera revolución industrial.
En la década de los 1860’s, el automóvil, la producción en serie, la electrificación y los hidrocarburos, abrieron la puerta a nuevas industrias y en su conjunto a la segunda revolución industrial.
En la década de los 1990’s, el Internet, las redes inteligentes, el uso de energías renovables, las baterías recargables y los primeros autos eléctricos, dieron pie a una profunda transformación social, industrial y a la tercera revolución industrial.
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En la década de 2020’s estamos enfrentando una nueva revolución, quizá de cambios que están dando la pauta a un profundo cambio de dimensiones todavía inimaginables. El uso de la inteligencia artificial, la aplicación de drones en muy diversos ámbitos incluyendo la guerra, la aparición de robots en las líneas de producción, el uso de internet para conjuntar oferta y demanda, la integración de nuevas y enormes cadenas logísticas, la fascinante reconfiguración de la investigación y la medicina, están dando lugar a avances que, de nueva cuenta, contribuirán a la reconfiguración de los entornos económicos, social, político, científico y económico de la humanidad.
Dentro de estos cambios profundos y para ponerlo en el contexto de tiempo que permita a nuestros lectores identificar una enorme ola de cambio digital en nuestro entorno, desde el final del siglo XX hasta nuestros días, a nivel global, se ha ido gestando un cambio radical en el uso de documentos electrónicos que han venido a desplazar el uso del papel.
En países como México, Brasil y Chile por mencionar ejemplos de nuestro Continente, los formatos de facturas en papel que fueron la fuente de sustento de una cantidad importante de talleres gráficos y el uso de una gran cantidad de recursos humanos para imprimir, distribuir, archivar y consultar los cientos de miles de toneladas de papel que tenían que resguardar las empresas para fines fiscales, legales, laborales y comerciales.
Estas imprentas han desaparecido casi en su totalidad, y las personas con trabajos clericales para mover los papeles del sitio A al B, han tenido que ser capacitados para tomar otras funciones que les permitan seguir teniendo una ocupación y un ingreso.
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Las áreas dedicadas al almacenamiento de papel, han sido reemplazadas por espacios virtuales radicados en “la nube”.
El personal de captura de datos que utilizaban las compañías para escanear y digitalizar los cientos de miles de facturas, también han sido desplazados de sus trabajos por modernos procesos de captura de datos en formato XML y transportados libres de errores, en forma automática, a los sistemas empresariales como SAP, Oracle Business Suite, Microsoft Dynamics y muchos otros más.
Los documentos electrónicos juegan un papel muy importante en esta nueva “Revolución Industrial”. Es una realidad que el uso de documentos electrónicos están impulsando cambios profundos en la forma como las empresas intercambian información entre sí, y cómo el Gobierno atiende a las empresas y Ciudadanos.
Los beneficios que el uso de documentos electrónicos trae a las empresas y gobiernos son de efectos múltiples, a continuación, una breve semblanza de estos ahorros:
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– Emisión:
- Eliminar el uso de formas pre-impresas.
- Reemplazar o al menos reducir el uso de impresoras.
- Reducir la carga administrativa del personal involucrado (operadores).
- Reducir drásticamente los tiempos de emisión.
– Distribución:
- Ahorro en tiempo y costo para preparar, compaginar y enviar documentos.
- Reducción drástica en gastos de mensajería.
- Reducción en el tiempo de cobranza (entrega rápida = pagos oportunos).
- Fortalecer el flujo de efectivo de la empresa.
– Archivo:
- Optimización del uso de espacios destinados a archivar miles de cajas de “archivo muerto” y documentos de control de la empresa.
- Reducción de gastos relacionados con el manejo del archivo basado en papel.
- Reducción drástica de costos operativos relacionados con la creación de expedientes basados en papel.
– Consulta:
- Reducción de gastos administrativos relacionados con la recuperación de un documento archivado en papel.
- Reducción drástica de tiempos para recuperar un documento histórico.
- Mejora sustantiva en los procesos de servicio al cliente relacionados con aclaraciones y/o obtención de copias de facturas.
- Mejora en la eficiencia de los procesos contables, de control interno y auditoría.
– Recepción:
- Reducción de costos de operación relacionados con la entrada de datos ligados a la recepción de productos, servicios y las facturas correspondientes.
- Mejora en la eficiencia del proceso de facturas vs. productos/servicios recibidos.
- Reducción de fraudes.
- Otros diversos.
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Desde el punto de vista ambiental, la factura electrónica ha tenido un fuerte impacto relacionado con la protección y cuidado del medio ambiente.
De acuerdo a la empresa Australiana Timbercorp, quien realizó estudios para determinar la cantidad de árboles que implica la producción de papel, partiendo del hecho que actualmente se han emitido más de 1,000 Millones de facturas electrónicas, con 3 páginas en promedio (original y dos copias en facturas de una sola página), el ahorro asciende a aproximadamente 129 millones de árboles a 12 billones de litros de agua y a 100 millones de focos de 60 watts encendidos 12 horas diarias durante un año.
Este favorable impacto en la preservación de nuestros recursos naturales, el combate a la evasión fiscal y a la enorme eficiencia en los procesos de emisión, distribución, archivo, consulta e integración automática al ERP de las empresas, son las razones principales por las que más de 30 países a nivel mundial, han incorporado a la Agenda Digital de sus Gobiernos la necesidad de impulsar la factura electrónica como una forma ventajosa de hacer negocio.
Los documentos electrónicos incluyendo desde luego a la factura electrónica como uno de los principales actores, seguirán creciendo y aportando cuantiosos beneficios en el orden mundial.
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