No nos digamos mentiras, liquidar y pagar una nómina en Colombia puede llegar a ser un proceso aburrido, que toma mucho tiempo y que implica grandes riesgos. En nuestra organización, hemos venido hablando con más de 1300 PyMEs y hemos encontrado que todavía más del 80% sigue liquidando su nómina en Excel, La razón: adquirir un software de nómina en Colombia es costoso y además implica una curva de aprendizaje bastante grande, ya que siguen siendo productos que requieren de capacitación y conocimiento contable. Por otro lado, más del 90% del software de nómina que tienen las PyMEs Colombianas siguen siendo software de “licencia” donde para acceder a él, deberá pagar varios millones de pesos; es por esta razón que “Excel sigue siendo el rey” de la liquidación de nómina en nuestro país.
Imagínese el siguiente escenario: usted acaba de llegar a liderar un cargo que implica dentro de sus funciones manejar la liquidación y pago de nómina de su compañía, lo primero que desea hacer es automatizar lo máximo posible este proceso de forma que su carga operativa sea mínima. Usted comienza a buscar soluciones en el mercado y se encuentra con dos opciones:
1- ERP’s (Enterprise Resource Planning) o software “todo en uno” que incluye un módulo de nómina.
2- Software de nómina independiente.
Entonces la primera pregunta que usted se hace es: ¿Por cuál de las dos opciones debería irme? Y la realidad es que no hay una verdad absoluta y cada proveedor siempre defenderá su posición según el producto que maneje. Dependiendo del tamaño de su compañía, del sector y del número de empleados que maneje, usted podría tomar una decisión. Es muy común que escuchemos constantemente a nuestros colegas decir: “tener toda la información centralizada en un solo lugar es la mejor decisión”, y la verdad es que tiene bastante sentido por las múltiples ventajas que esto implica. Sin embargo, de todos los ERP’s que usted ha conocido ¿en cuántos usted ha encontrado que el 100% de sus módulos son excelentes? Hay ERP’s que son perfectos para el manejo de producción e inventarios, sin embargo, su módulo de nómina se queda corto en muchos aspectos. Es por esta razón que en países como Estados Unidos la tendencia ha venido cambiando fuertemente, ahora son muchos los jugadores de software en la nube especializados en un solo proceso, que permiten integrarse con cualquier otro software en la nube, de forma que la empresa pueda armar de forma personalizada el producto que desee. Esta tendencia ha causado una disrupción total en este sector y le ha pasado al cliente el control sobre sus decisiones al momento de comprar software, ya que no solamente puede ahora adquirir el mejor para cada proceso e integrarlo, sino que le permite poder cambiarse de proveedor en el momento que lo desee sin ningún problema. En la actualidad, con el nuevo modelo de SaaS o software como servicio, las compañías no tienen que incurrir en ningún costo de licencia, sino que simplemente pagan una mensualidad de bajo costo, bajo un modelo de arriendo, se conectan en tiempo real con otras aplicaciones y mejoran sus tiempos de operatividad hasta un 80%.
“El software de nómina en la nube ha llegado para quedarse y será el único que podrá derrocar a Excel de su liderazgo absoluto en el mercado de las PyMEs”
En palabras más simples, hoy en otros países se puede adquirir un buen software de nómina del mercado, integrarlo con un software contable, integrarlos con el software de control de tiempos y a la vez integrarlos con el CRM del mercado, todo por una fracción del costo que antes una compañía tenía que incurrir al comprar un ERP. Además, una empresa cuando decide tomar un software tradicional, debe realizar la parametrización y la capacitación, pueden pasar en promedio 90 días mientras pueden usar realmente el producto. Hoy, un producto en la nube que funcione bajo el modelo de software como servicio, le permite al cliente configurar y probar su producto en cuestión de minutos, lo que hace que la experiencia para el usuario sea mucho mejor.
Así las cosas, nuestra recomendación al momento de adquirir un software siempre será que busque el mejor proveedor de cada proceso, asegúrese de que su producto esté en la nube y que se pueda integrar con cualquier otro software de manera fácil.
El software de nómina en la nube ha llegado para quedarse y será el único que podrá derrocar a Excel de su liderazgo absoluto en el mercado de las PyMEs. Los proveedores de software que se especializan en nómina, tienen la capacidad de estar mejorando y actualizando constantemente un solo proceso, esto les permite estar a la vanguardia frente a sus competidores que tienen que estar mejorando más de 5 procesos a la vez.
Ventajas de un Software de Nómina en la Nube
- Más económico.
- Pruebas gratuitas antes de la adquisición.
- Más fácil de manejar.
- Actualización constante
- En muchos casos, no requieren capacitación.
- Posibilidad de subir automáticamente las novedades.
- Acceso desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, sólo basta una conexión a internet.
- Backup automático de toda la información.
- Múltiples usuarios usan la aplicación al mismo tiempo.
- Brinda mayor seguridad. Es más fácil que un hacker acceda a un servidor local de una empresa que a un servidor en la nube que pueda estar alojado en servidores como los de Amazon; donde grandes compañías como la Nasa, Netflix o Uber alojan toda su información.
- Información en tiempo real.
Estos son algunos de los procesos que usted puede manejar con un software de nómina en la nube de forma mucho más eficiente:
- Liquidación de novedades de cada período de forma automática.
- Creación y envío al correo electrónico de comprobantes de pago a cada empleado.
- Creación de un perfil online para cada empleado para consultas de colillas o certificados.
- Generación de archivo plano para pagar en el banco.
- Generación de archivo plano para pago de la planilla de seguridad social.
- Liquidación laboral por cada empleado retirado de la compañía.
- Liquidación de prestaciones sociales.
- Reporte de nómina de cada período.
- Reporte de novedades de cada período.
- Historial de pagos de la nómina y consultas en tiempo real.
- Integración de toda la información de nómina al software contable.
Para concluir, hoy el software en la nube ha cambiado por completo la industria, ha democratizado el acceso a los mejores softwares para miles de compañías y le ha entregado el poder absoluto a los clientes, de forma que puedan probar todo antes de pagar e ir cambiando fácilmente en el camino sin tener dependencia alguna de su proveedor.
¡Feliz vuelo con su nómina en la nube!
