La Gestión Documental en Colombia, se ha constituido en una buena práctica de conocimiento normado, requerido en las empresas públicas y privadas; para su modernización y mejora continua, inicialmente la ley 594 de 2000 y los Acuerdos emitidos por el Archivo General de la Nación, reglamentó específicamente para las entidades públicas y privadas que prestan servicios públicos, con el propósito de garantizar la conservación y protección del patrimonio documental de la nación; recientemente la Superintendencia de Industria y Comercio, promulgo la Resolución 8934 de 2014, por lo cual se establecieron los lineamientos en materia de gestión documental y organización de archivos que ahora deben cumplir los vigilados por la Superintendencia.
Las entidades públicas como las privadas en su afán de acogerse y dar cumplimiento a la normatividad muchas veces no son conscientes de los beneficios de las buenas prácticas de gestión documental y de las Tic´s como son: el ahorro de recursos representados en el uso del papel, tinta, impresoras, fotocopiadoras, productividad en los procesos misionales para prestar mejor servicio y restablecer la confianza de los ciudadanos y su entorno.
“Un sistema de gestión documental concebido correctamente en las organizaciones debe estar liderado principalmente por la alta dirección, su éxito redunda en la motivación, en la responsabilidad y en el uso de todos los que forman parte de la organización.”
El uso de las tecnologías o plataformas informáticas para gestionar los documentos y administrar de forma eficaz y eficiente su ciclo de vida, hoy apunta hacia la organización de archivos físicos y digitales: identificados, integrales, controlados, trazables, medibles, de fácil búsqueda y seguros.
Desde la perspectiva del uso de técnicas y metodologías, se encuentran instrumentos archivísticos como el Plan Institucional de Archivos-PINAR, El Programa de Gestión Documental-PGD, las Tablas de Retención Documental–TRD, Tablas de Valoración Documental-TVD, entre otros; constituidos como herramientas de apoyo a la implementación de la gestión documental, definición de planes y función archivística, que forman parte del insumo requerido para el uso adecuado de tecnologías de la información y las comunicaciones, orientadas a la gestión documental inteligente.
Por lo anterior, un sistema de gestión documental concebido correctamente en las organizaciones debe estar liderado principalmente por la alta dirección, su éxito redunda en la motivación, en la responsabilidad y en el uso de todos los que forman parte de la organización, siendo este el resultado de la planeación, aplicación de herramientas de gestión documental como las TRD y cuadro de clasificación documental, tablas de control de acceso, el sistema de gestión de calidad para la producción de documentos bajo la definición de procesos y procedimientos, la aplicación de modelos estándar tanto funcionales y no funcionales sugeridos por el Ministerio de las TIC, el Archivo General de la Nación y los establecidos en la estrategia de gobierno electrónico en Colombia, que permiten ser interoperables con otros sistemas de información, posibilitando el uso racional de recursos (papel, tintas, impresoras, tiempo, optimización de las funciones del personal) reduciendo costos de operación (desplazamientos, tiempo, toma de decisiones con información en tiempo real), obteniendo información confiable y oportuna, permitiendo mejorar la calidad de vida laboral, e incrementando la productividad de las entidades y/o empresas.
Por último, las entidades deben ser conscientes al momento de invertir en servicios, infraestructura y productos que apoyen la gestión documental, deben estar asesorados por empresas o profesionales idóneos y comprometidos en la materia, debido a que están confiando el manejo del activo más importante de las organizaciones, la información y la documentación.
