«El RPA se convirtió en un elemento de cada vez más importancia dentro de la investigación, el desarrollo y en la implementación en las organizaciones.»
Desde los primeros libros y películas de ciencia ficción se hacía referencia al avance tecnológico al punto de tener sistemas automáticos y robots para hacer de la vida de los humanos más cómoda, y evitar hacer esas tareas que a casi nadie le gusta hacer. Un claro ejemplo es la serie animada Los Súper Sónicos de 1962 ambientada en 2062 que, entre muchas tecnologías como carros voladores, vídeo llamadas, hologramas, tenían robots que se encargaban de las tareas domésticas, permitiendo a los humanos dedicar tiempo a tareas intelectuales o de ocio.
Así, la ficción y la cultura pop fueron representaciones de lo que como seres humanos imaginábamos que sería el mundo con la ayuda de la tecnología. Aunque el camino no ha sido fácil ni lineal, muchos inventos, uno tras otro, permitieron realizar tareas para facilitar la vida en ese momento, dando paso a herramientas automáticas más complejas con el tiempo.
En el lenguaje se acuñó la palabra robot para determinar cualquier sistema que fuera automático y tecnológico que realizara tareas de forma poca o muy autónoma. De esta forma un robot podría tener incidencia en muchas esferas de la vida, desde tareas de manufactura, administrativas, entretenimiento, y cualquier actividad que resulte necesaria desde la cotidianidad. Y si lo vemos así, todo se puede automatizar, o “robotizar”.
Gracias a la investigación y el desarrollo tecnológico se han desarrollado conceptos más precisos para diferentes áreas de la robótica y la automatización. Hoy podemos hablar del Robotic Process Automation. Este hace referencia a la automatización de procesos que realiza una persona, pero por medio de un software. Estas pueden ser: el proceso de autenticación en una plataforma, organizar archivos de una carpeta a otra, extraer información y llevarlos a otro lugar desde una base de datos, extraer contenido de documentos, imágenes, o páginas web, llenar formularios de acuerdo a información de base de datos, enviar correos electrónicos o mensajes en redes sociales de forma personalizada, conexión con APIs de diferentes sistemas, calcular valores para completar información, entre muchos otros.
El RPA viene del avance del Business Process Management BPM en los años 90, que pretendía administrar todos los procesos de negocio de una empresa y con la ayuda de la tecnología poder visualizarlos y transformarlos. Cuando se observó la oportunidad de automatizarlos, surge el Business Process Automation BPA, que se centraba en automatizar un proceso de negocio de principio a fin. Y finalmente, fue necesario hacerlo también con las tareas manuales, que eran bastantes en los procesos de negocio, con lo que surge el RPA propiamente a inicios del 2000.
La cantidad de tareas manuales eran tantas, que el RPA se convirtió en un elemento de cada vez más importancia dentro de la investigación, el desarrollo y en la implementación en las organizaciones. A esto se le sumaba el crecimiento de otras tecnologías como la inteligencia artificial, la analítica de datos, el big data y la computación en la nube, todos dentro de un concepto que se convirtió en una necesidad para las empresas, la transformación digital.
El acelerado avance tecnológico hacia que las tecnologías que eran de punta, quedaran obsoletas rápidamente, y con esto crecía el temor de las empresas de perder ventaja competitiva, lo que las llevó a aumentar su presupuesto para innovación, investigación y gestión tecnológica, impulsando el RPA a soluciones cada vez más claras y efectivas. Algunas de las más importantes en el mercado actualmente son: Automation Anywhere, UiPath, Blue Prism, Work Fusion, Thoughtonomy, KOFAX. Que además pueden trabajar con grandes plataformas como SAP, Oracle, Microsoft, o aplicaciones desarrolladas a la medida como .NET, Java, Python, entre otras.
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La madurez del RPA ha llegado al punto de efectuar procesos de alta complejidad para cargos completos de trabajo, entrenándose por medio de las reglas del proceso, para realizar las tareas de forma más precisa y más rápida que las personas. A esto se debe añadir que las soluciones de RPA se pueden aplicar de forma progresiva, por lo cual no es necesario un cambio total y repentino de la dinámica de trabajo de la organización. Las personas que desarrollan estas actividades manuales y repetitivas se agotan frecuentemente, generando errores comunes, y llevando a disminuir la eficiencia de los procesos. Sin embargo, implementar soluciones de RPA no significa prescindir de las personas, al contrario, propone establecer procesos de negocio y funciones de trabajo intelectual y de mucho más valor para una organización como decisiones oportunas dentro del modelo de negocio, estrategias de ventas, re-configuración de procesos, gestión estratégica, etc.
Con el aumento del volumen de datos en el mundo y las tecnologías que permiten procesarlos, las posibilidades siguen en aumento, planteando la integración de herramientas de RPA con inteligencia artificial y analítica de datos, para aprovechar los datos provenientes de bases de datos, documentos, audio e imágenes con la ayuda de la visión artificial o el procesamiento del lenguaje natural.
La personalización del servicio es la clave de este siglo y esta solo es viable con la implementación de automatización de procesos, los empleados deben salir de lo operativo y entrar a lo estratégico. El personal profesional en el mercado en temas de transformación digital es sumamente escaso, es por esto que otra forma de iniciar en el mundo del RPA es crear una célula para que diagnostique, desarrolle e implemente soluciones dentro de la organización que se alineen con los objetivos, incluyendo el personal experimentado. Si la empresa no cuenta con este personal, otra opción es contratar una empresa con experiencia en el tema por medio de outsourcing.
Un proyecto de una solución RPA y BPA posee de 3 fases. Esto contempla desde el planteamiento de la pregunta problema y el diagnóstico de los procesos hasta el despliegue y monitoreo de solución.
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La fase inicial plantea las siguientes actividades:
1. Se plantean las preguntas de negocio.
2. Diagnóstico de los procesos de negocio y administrativos.
3. Se buscan datos externos para enriquecer el levantamiento de requisitos para los posibles softwares de automatización.
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La segunda fase plantea las siguientes actividades:
1. Se establece la relación entre prioridad, complejidad y tiempo para cada solución de RPA-BPA.
2. Desarrollo de los prototipos.
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En la tercera fase se procede a la implementación de las soluciones:
1. Implementación
2. Pruebas
3. Aprobación
4. Ejecución
El proceso de implementación de soluciones tecnológicas y particularmente de RPA, es de constante crecimiento, donde se plantean las oportunidades iniciales de mejora que está determinada por los procesos de mayor importancia o donde la organización tiene mayor urgencia. Luego se crean nuevas soluciones, se mejoran las anteriores con base en los resultados, y nunca se detiene el diagnóstico, la investigación, el desarrollo y la implementación. Nunca es tarde para empezar.
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