La eficacia de los documentos digitales está en la posibilidad de integrarlos a la cadena de valor del negocio y el reto de las compañías es transformar su cultura para que el papel deje de ser protagonista.
Hasta hace pocos años, la gestión documental y la administración de los archivos empresariales se consideraba una actividad propia del sector público. Esto no quiere decir que las empresas privadas no tuvieran archivos o carecieran de procesos para administrar sus documentos, sino que era una actividad artesanal, descentralizada y a conveniencia de cada una de las unidades funcionales.
Solo hasta que la Resolución 8934 de 2014 reguló la actividad para todas las empresas sujetas a inspección por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, el sector privado inició su camino hacia la formalización y profesionalización de los procesos documentales. Sin embargo, muchas industrias entienden que la gestión documental se limita al almacenamiento del archivo.
Esta postura desaprovecha la posibilidad de entender el acervo documental de la organización como un activo de información, el cual, además de preservar la memoria histórica de las empresas, puede generar ventajas competitivas si se capitaliza efectivamente, a través de la automatización de su procesamiento, transformándolo en un producto de información.
Actualmente, las organizaciones en su búsqueda de competitividad están volcadas a procesos de transformación digital, con lo cual esperan crear nuevas experiencias para sus clientes, entregándoles medios de interacción más ágiles y directos.
Los sistemas de información transaccionales como los ERP se están articulando con plataformas que interactúan con los clientes finales, abriendo la posibilidad de eliminar la intermediación humana. A pesar de lo anterior, aún vemos que los soportes documentales siguen siendo parte importante de las transacciones entre clientes y empresas.
De esta forma, si el documento físico todavía es protagonista, se vuelve estratégico tener una visión más amplia al automatizar los sistemas de gestión documental, ya que se dejaría de pensar que se trata simplemente de tener otra copia en medio digital, a entenderlo como un mecanismo para agilizar los procesos internos, sin perder su valor jurídico.
La cultura organizacional y los flujos internos de información
Los procesos organizacionales describen los pasos que deben seguir las personas involucradas para cumplir sus actividades. Las diferentes certificaciones de calidad apuntan a realizar el seguimiento y verificación de dichos procesos y animan a la organización a proponer planes de mejora continua.
La intención de implementar los sistemas de gestión es simplificar los procesos, pero la cultura organizacional poco flexible y la resistencia de los ejecutores son los primeros en impedir el cambio.
Muchos de los procedimientos que actualmente existen en las organizaciones están sustentados en contextos que han perdido vigencia. Allí, las herramientas disponibles eran análogas y al adoptar nuevas soluciones informáticas no transformaron los procesos internos. Como resultado, se siguen poniendo sellos en papeles y, paralelamente, realizando las aprobaciones electrónicas.
Sistemas de Gestión Documental en el sector de la construcción
Hemos evidenciado que los procesos de recepción de facturas, desde la generación de las órdenes de compra hasta la generación de los pagos a los proveedores, son una parte crítica de la cadena de valor.
La construcción es uno de los sectores que más aglomera proveedores comparado con otras industrias, debido a que realiza la adquisición de múltiples materias primas, suministros tecnológicos e importaciones, pasando por infinidad de modalidades de contratación y tercerización de servicios. Por lo anterior, tienen dinámicas frenéticas y múltiples controles para la aprobación y generación de pagos.
“Los sistemas de gestión documental son mucho más poderosos si se integran a los procesos de control automatizados de los sistemas transaccionales”
En empresas en las que hemos implementado nuestras soluciones, logramos una importante eficiencia mediante la disponibilidad de imágenes digitales de los documentos y soportes físicos, evitando que roten por todas las áreas.
Hemos logrado que los contadores, revisores fiscales y muchos otros profesionales que están usualmente atados al documento físico, confíen y realicen las transacciones contando solo con las imágenes digitales que están integradas en sus opciones de operación diaria.
En paralelo, los documentos físicos son digitalizados y custodiados por los archivistas en los primeros pasos del flujo, garantizando la custodia de los originales y obteniendo como resultado ahorros significativos en papel y tiempo dedicado a realizar los procesos. Esto redunda en aumentos de productividad, tanto de las personas que lo realizan como de quienes auditan o solicitan información.
Es claro que una cultura organizacional que ponga su confianza en procesos apalancados con documentos digitales, potencia la productividad. Para aquellos que aún están apegados al papel, iniciativas como la facturación electrónica y la recepción de facturas electrónicas incentivarán acciones de cambio y les darán una mayor cabida a las transacciones con documentos digitales.
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