¿Cómo Gestionar Masivamente el Monitoreo de Proyectos y Contratos sin Morir en el Intento?

«Se puede decir que los proyectos y contratos parecen y se sienten ruedas sueltas, en los cuales la gerencia no tiene un acceso directo a ver y “sentir” lo que está sucediendo con cada uno de ellos.»

No deja de llamar poderosamente la atención el hecho de que buena parte de las más grandes organizaciones y entidades, comparten al más alto nivel gerencial, un problema común: la imposibilidad de tener a la mano información precisa, amigable y confiable acerca del estado real y concreto de los contratos y proyectos que ejecutan.

Esta falencia deriva en múltiples dolores de cabeza: Los tiempos contractuales se vencen, las fechas límites llegan de repente, las liquidaciones no se concretan, los reportes a clientes y terceros no están listos o son muy demorados, etc.

Se puede decir que los proyectos y contratos parecen y se sienten ruedas sueltas, en los cuales la gerencia no tiene un acceso directo a ver y “sentir” lo que está sucediendo con cada uno de ellos.

Sin duda existen herramientas y plataformas de clase mundial como ERPS, y CLMS que pretenden organizar la información de una manera profesional desde un punto contable y administrativo. Estas robustas herramientas, no obstante en su mayoría son complejas , costosas y difíciles de usar, quedando su uso relegado a ciertas áreas de la organización (Contables y Administrativas) pero con poca visibilidad hacia la gerencia y partes interesadas.

Esta falta de transparencia, puede derivar en asimetrías de información que a su vez elevan el riesgo de siniestralidad de los proyectos y contratos.

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La experiencia adquirida a través de los años, nos ha permitido identificar ciertos aspectos que consideramos críticos para una gestión exitosa en el seguimiento masivo de contratos y proyectos:

1. Es indispensable que todos los actores que intervienen en la dinámica de contratación y ejecución de proyectos (Contratistas, supervisores, interventores, partes interesadas etc) interactúen en una plataforma centralizada y transparente.
2. La información asociada a la ejecución de los contratos, no debe funcionar en silos al interior de las organizaciones, es necesario que la información fluya y se integre con las demás variables relevantes (Planes Estratégicos, Indicadores, Metas, Presupuestos) mediante interoperabilidad con otras plataformas.
3. Gestionar indicadores que brindan una visibilidad única y compartida entre todos los actores, de una forma sencilla que dé cuenta de todo lo que ocurre en tiempo real.
4. Se debe propender por integrar múltiples tecnologías móviles para lograr un monitoreo ágil de la ejecución.
5. Se requiere incorporar tecnologías de analítica avanzada y/o inteligencia artificial de la información contractual, en lugar de procesos que requieran intervención manual y/o toma de decisiones subjetivas.

Facilitando estos elementos se puede lograr una gestión eficiente y efectiva de los recursos, y en especial, crear una cultura de seguimiento que permite a las organizaciones tomar decisiones acertadas que facilitan el control efectivo de los proyectos y contratos y así la salud de la organización.

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