Con frecuencia escuchamos historias de personas naturales o jurídicas que han sido requeridas por las entidades de seguridad social o por la UGPP, para que se pongan al día en el pago de los aportes y riesgos que obligatoriamente deben realizar al Sistema, y evitar sanciones en su calidad de empleadores o trabajadores independientes.
UGPP:
Muchos de los procesos de cobro iniciados por las entidades de seguridad social o por la UGPP, podrían haberse evitado, si la persona natural o jurídica requerida, hubiera controlado de manera integral, cuatro aspectos fundamentales que están presentes en cualquier forma de contratación de servicios o de personal: 1) El aspecto laboral; 2) El aspecto de seguridad social; 3) El aspecto de Seguridad y Salud en el Trabajo; 4) El aspecto Administrativo.
Quien requiera contratar los servicios de una persona, puede hacerlo a través de un contrato de trabajo o a través de un contrato no laboral (contrato de prestación de servicios, por honorarios, outsourcing etc.)
Cuando la contratación de servicios se haya realizado a través de un contrato de trabajo, el empleador, debe ser sumamente cuidadoso en algunos aspectos de la remuneración que recibirá el trabajador, tales como, sumas no constitutivas de factor salarial, viáticos, gastos de representación, comisiones, gastos de la operación (peajes, combustible, comunicaciones etc) y si el salario será integral o no.
En efecto, pactar adecuadamente la forma, periodicidad y condiciones generales en que se pagarán sumas como las mencionadas anteriormente, disminuye el riesgo de requerimiento y/o de condena a pagar aportes al Sistema de Seguridad Social.
Cuando la contratación de servicios se realice a través de un contrato de prestación de servicios, las partes deben formalizar el acuerdo por escrito y definir claramente en el contrato cuál será el objeto del contrato, su duración, las sumas de dinero que se pagarán al contratista, cuáles de ellas se realizan por concepto de honorarios y cuáles por otros conceptos, la periodicidad en que se realizarán los pagos, el responsable de realizar los trámites de afiliación y pagos de aportes a las entidades de seguridad social, así como las responsabilidades de cada parte en el cumplimiento de las normas vigentes sobre seguridad y salud en el trabajo.
Contratación de Servicios y de Personal:
Cuando se trata de contratos de trabajo, los deberes en materia de aportes al Sistema, dependen en gran medida de la forma como las partes hayan definido los temas de remuneración, dentro del contrato.
Así, por ejemplo, todas las sumas de dinero que se reconozcan por concepto de comisiones o sumas que estén atadas al desempeño del trabajador, deben ser base para realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social. Lo mismo ocurre, con aquellas sumas no salariales, cuando las mismas superen el 40% de la remuneración total del trabajador. El mismo tratamiento en materia de aportes tienen, las sumas de dinero que se paguen por concepto de viáticos, cuando estos sean habituales, en lo que se refiere a manutención o alojamiento.
Por otra parte, el primer paso para poder desvirtuar la naturaleza salarial de las sumas de dinero entregadas por concepto de auxilio de rodamiento, peajes, gasolina y auxilio de comunicaciones, entre muchos otros, es la adecuada inclusión de estos aspectos en el contrato de trabajo del colaborador.
Sin duda alguna, hoy en día, las empresas deben ver en el contrato de trabajo una herramienta que va mucho más allá de la regulación de aspectos relativos a la prestación del servicio por parte del trabajador. El contrato de trabajo hoy en día, tiene alcances fundamentales para la defensa sólida que se pueda hacer de las sumas no salariales que se le reconozcan al trabajador.
En lo que se refiere a los contratos de prestación de servicios, la forma como se pacte el objeto del contrato de prestación de servicios, definirá en gran medida si el trámite de afiliación y pago de aportes a la ARL corre por cuenta de la entidad contratante o del contratista o en casos especiales, no surge el deber de afiliarse a esa entidad. Como podrán suponer, esto resulta fundamental para definir el nivel de responsabilidad en caso de presentarse algún requerimiento por parte de las entidades de seguridad social o de la UGPP.
En este tipo de contratos, también resulta muy útil definir la periodicidad con que se efectuarán pagos al contratista. Este aspecto, resulta fundamental al momento plantear la defensa en caso de presentarse algún requerimiento por parte de las entidades de seguridad social o de la UGPP, en contra del contratista por no haber realizado los aportes o contra el contratante, en caso de no haber verificado que el contratista hizo los aportes como lo ordenan las normas vigentes.
Seguridad y Salud:
Son muchos los aspectos que podrían abordarse en este tema de la prevención de accidentes y enfermedades laborales.
Sin embargo, en lo que se refiere al tema de aportes a las entidades de seguridad social, resulta fundamental que el aportante, sea en calidad de empleador, contratante o contratista, determine correctamente el nivel de riesgo que genera el trabajo que se realizará y se informe a la ARL.
En efecto, las normas de riesgos laborales tienen previstas cinco clases de riesgo (el riesgo uno el más bajo y el cinco el riesgo más alto). Como es apenas natural, entre menor sea el riesgo, menor será el monto de la cotización a la ARL.
Con frecuencia hemos observado, que la inadecuada clasificación de la clase de riesgo, origina aportes incompletos al Sistema de Riesgos Laborales, con el riesgo potencial de reclamaciones por parte de las entidades encargadas de su recaudo.
En este punto, cuando se trate de contratistas personas naturales, es preciso anotar que, para establecer el nivel de riesgo y el monto de la cotización, deben evaluarse el nivel de riesgo de la actividad económica del contratante y el nivel de riesgo de la actividad económica del contratista. El aporte debe realizarse tomando como base el riesgo más alto de los dos.
Administración:
Con el fin de verificar el adecuado cumplimiento de las normas que rigen la contratación en materia laboral, seguridad social y seguridad y salud en el trabajo, el Estado Colombiano ha fortalecido sus esquemas de inspección y vigilancia.
Así, por ejemplo, se han endurecido las sanciones para quienes no cumplan con las normas en materia de contratación laboral (multas de hasta cinco mil salarios mínimos). Lo mismo ha ocurrido, para quienes no cumplan con las normas de seguridad y salud en el trabajo (Multas de hasta mil salarios mínimos, pudiendo llegar hasta el cierre de la empresa).
Los mecanismos para controlar el cumplimiento de afiliación y pago de aportes a la seguridad social, también se han perfeccionado. En esta materia, con la creación de entidades como la UGPP, el incumplimiento a las normas de afiliación de trabajadores independientes, contratistas o trabajadores dependientes, es detectado con mayor frecuencia. Lo mismo ocurre, cuando el aporte a las entidades de seguridad social, se realiza sobre una base inferior a la requerida por la norma legal.
La UGPP, luego de surtir un riguroso trámite legal, puede cobrar el valor del aporte dejado de realizar, con sus respectivos intereses moratorios, además de una cuantiosa sanción por el incumplimiento a las normas de afiliación y aportes al Sistema de Seguridad Social.
La adecuada elaboración de los contratos de trabajo, el cumplimiento riguroso de las normas de afiliación y aportes a la Seguridad Social, la adecuada clasificación de la clase de riesgo de la actividad económica que se ejecute, sumado a un manejo contable acorde con las realidades laborales y tributarias del aportante, contribuirán a cumplir con las normas legales que rigen la materia y disminuirán el riesgo de cuantiosas sanciones por parte de las entidades de control.
