Atrás quedaron las pasadas teorías de planeación estratégica con proyectos empresariales enmarcados en una visión de 5 a 10 años. No solamente a causa del dinamismo en la innovación tecnológica, sino que también, a razón de la ambigüedad e incertidumbre presentes en el sin número de decisiones que todos los empresarios deben tomar para mantenerse en un mercado altamente competitivo y rodeado de altas tasas de cambio.
Nuestro enfoque tiene que cambiar, en estos tiempos, solo aquellos que puedan adaptarse con oportunidad a los inevitables cambios que toda organización experimenta, serán capaces de alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, es momento de cuestionarnos lo siguiente:
¿Qué tan oportuno y eficiente es el modelo de nuestra organización para la toma de decisiones antes situaciones que demanden reacción inmediata al cambio?
¿Nuestro sistema de gestión integral se ajusta con oportunidad a los cambios de sinergia que de repente requieren nuestros clientes?
Muchas organizaciones que funcionan en torno a procesos, experimentan un sinnúmero de conflictos entre áreas funcionales por la programación de prioridades y recursos. Dichos departamentos trabajan sobre un sistema de gestión con tiempos de respuesta establecidos o acuerdos de niveles de servicio (ANSs), los cuales regularmente sufren para adaptarse a las necesidades de respuesta que requieren los clientes. Es aquí cuando los planes de trabajo incorporados a las obligaciones contractuales se incumplen, corrigiendo los planes sobre la marcha, reaccionando a los imprevistos en vez de actuar proactivamente sobre ellos y rompiendo los mecanismos y procesos establecidos en nuestro sistema de gestión e incluyendo las implicaciones legales a las que nos vemos sometidos por la firma de contratos suicidas.
¿Escuchaste alguna vez a alguno de tus colegas, suspender sus operaciones para preparar una auditoría de calidad?
¿Has recolectado firmas en documentos fechados 3 meses atrás puesto que dentro de dos días tendrás una nueva auditoría?
De que nos sirven las certificaciones de renombre cuando, los anteriores interrogantes ponen en evidencia que una es la empresa en el papel y otra es la empresa que opera a diario.
Por esta razón, las nuevas tendencias para la gestión de proyectos, nos invitan a romper esquemas y trabajar sobre escenarios altamente colaborativos y abiertos a la comunicación radial en todos los niveles, flexibilizando la jerarquía y aprovechando las reuniones ocasionales de pasillo que en menos de 15 minutos suelen ser más efectivas que los modelos de reporte formal en donde tiende más a buscarse un responsable que a impulsar y analizar las opciones para direccionar oportunamente la labor.
Debemos volvernos prácticos y saber medir el riesgo de nuestras decisiones, nada mejor en estos tiempos que implementar un modelo operativo de gestión de proyectos adaptado para abrazar los inevitables cambios que todo proyecto experimenta. Dicho modelo provisto de un set colectivo de herramientas que líderes de proyecto puedan emplear para orquestar al universo de involucrados, permitirá mitigar los riesgos, gestionar a las partes interesadas y cumplir los objetivos de alcance, tiempo y costo del proyecto.
Debe ser claro que un modelo operativo de gestión de proyectos, no es como una receta de cocina que señala una secuencia de pasos para lograr el producto final. Un modelo operativo de gestión de proyectos, involucra entre otras cosas, el compromiso que la empresa asume con sus clientes, proveedores y contratistas frente a la gestión planeada, controlada y coordinada de los proyectos que ejecuta con miras a cumplir los beneficios y objetivos estratégicos de la organización. A sabiendas de que todo proyecto tiene la condición de ser único, debemos analizar cómo funciona nuestro negocio para que el modelo garantice los mejores escenarios de colaboración e interacción entre miembros del equipo, lideres funcionales y otros colaboradores de la empresa.
Este modelo adaptativo debe regirse por un sistema de gobierno organizacional que regule los criterios para la toma de decisiones, criterios de priorización para el uso de recursos y el escalamiento de situaciones sobre claros canales de comunicación, que direccionen el mensaje a las personas correctas y en el momento correcto.
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