En este nuevo mundo donde vemos que todo es posible, mientras somos sacudidos por la implacable pandemia del COVID-19, es de gran importancia tener la mejor preparación y disposición para cualquier cambio y entender la velocidad en la que debemos adaptarnos a nuevas normalidades.
La digitalización logró llegar rápidamente a espacios geográficos del planeta antes inalcanzables, adoptada por personas de todas las edades, clara muestra de las capacidades humanas y el poder de adaptación. Como dice una frase de Pablo Coelho “Las personas cambian cuando se dan cuenta del potencial que tienen para cambiar las cosas”.
A raíz de esta pandemia, se han creado miles de herramientas y plataformas digitales que suplen necesidades y emulan situaciones en las que antes la presencialidad era la preferencia, como es el claro ejemplo de los eventos. Hoy en día hemos desarrollado funcionalidades y herramientas digitales que reemplazan de una forma eficiente y rentable la mayor parte de situaciones que solían ser indispensables en un evento presencial, desde reuniones familiares hasta los más importantes encuentros de negocios.
En el caso de los eventos, nos encontramos en etapa de reactivación a la presencialidad, pero el formato virtual llegó para quedarse, por tal razón empresas y organizadores de eventos están tomando decisiones cruciales para sus estrategias, algunos mantienen los eventos de forma virtual, otros prefieren sólo la presencialidad y una gran mayoría está adoptando los nuevos formatos híbridos, en los que se logra tener asistentes con el indispensable para muchos, contacto físico, pero a la vez el gran impacto de un evento virtual por los importantes resultados del ROI.
Según el reciente estudio de PEiiR LATAM publicado por Factor Meetings, el 54 % de los participantes a eventos virtuales han manifestado adoptar una presencia cautelosa, el 48 % ve un futuro esperanzador para la Industria de Reuniones, mientras que 35 % aún considera que el sector se encuentra en un momento de incertidumbre”.
A raíz de las proyecciones y pronósticos sobre la situación de los eventos presenciales, virtuales e híbridos nos encontramos con la necesidad de mejorar las funcionalidades de plataformas y así lograr eventos que impacten de la mejor forma la experiencia de los asistentes, bien sean recreativos, corporativos, académicos, culturales, deportivos, comerciales, legales o sociales, las necesidades y ofertas en el mercado son infinitas.
Pero realmente ¿Qué debe tener un evento presencial, virtual o híbrido para lograr una experiencia inolvidable?
Para entender los requerimientos básicos de un evento virtual conectando a uno presencial te invito a conocer las principales funcionalidades que debe tener una plataforma y lograr el impacto deseado.
- Personalizado y adaptativo: La personalización en imagen, contenidos y funcionalidades además de un diseño web adaptativo harán que cada evento sea único.
- Funcionalidades híbridas: Se deben tener funcionalidades que puedan conectar el evento presencial en tiempo real con los usuarios virtuales.
- Networking: Poder conectar a los asistentes virtuales y los presenciales entre sí logrando suplir el contacto perdido en la virtualidad dará un valor agregado al evento virtual.
- Métricas y datos: Debes poder tener la trazabilidad y tracking del comportamiento de los asistentes presenciales y virtuales para capturar datos relevantes en la toma de decisiones
- Transmisión: El evento presencial debe tener la mejor calidad en contenidos virtuales.
- Control de acceso: El ingreso a un evento bien sea a través de un login intuitivo y rápido como el punto de registro en la presencialidad, debe tener fluidez y conexión para unificación de bases de datos.
- Soporte: Mesa de ayuda virtual con personas reales que apoyen a los usuarios a tener una experiencia cercana y amable, igual a la experiencia de servicio que queremos dejar en la presencialidad.
- Experiencias e incentivos: Para lograr la recordación deseada, los eventos deben cumplir con la mejor experiencia de usuario UX y de interfaz UI, advergaming, marketing de contenidos, vídeo marketing, democratización de la información y contenidos de alto impacto.
- Intereses: Poder capturar los intereses de los usuarios y cruzar con su comportamiento dentro de la plataforma para proyectar ventas predictivas.
- Infraestructura: Servidores estables que garanticen la estabilidad de la audiencia y una fluida y rápida navegación.
- Speakers virtuales: Aprovecha al máximo las posibilidades de conectar virtualmente speakers que antes no podrían asistir a un evento presencial y ahora puedes hacerlo por medio de vídeo llamadas u hologramas.
- Asistentes presenciales: Proyecta asistentes presenciales con protocolos bioseguros y conectados con la virtualidad
- Asistentes virtuales: Saca el mayor provecho de la tecnología para lograr asistentes virtuales a un menor costo y desde cualquier parte del mundo.
- Contacto en tiempo real: El uso de videollamadas, chats, formularios, push notifications, sms y mailing transaccional hacen que el contacto entre asistentes virtuales y presenciales, expositores y organizadores logren estar conectados pre, durante y post evento.
¿Vas a dejar la virtualidad retomando los eventos presenciales? No es necesario, no desaproveches lo construido, con una buena planificación lograrás lo mejor de ambos mundos, conéctalos a la medida y verás como tus métricas darán de qué hablar con resultados muy positivos para tu organización.
