Las buenas prácticas en la gestión de la información en las empresas son una necesidad en el mundo actual de los negocios. Las tendencias en el entorno asociadas a la transformación digital, la normatividad asociada a la protección de datos personales y la sostenibilidad del medio ambiente requieren una transición eficiente y segura entre el mundo del papel y el documento digital. Aunque este proceso suene fácil y sencillo, hay que tener mucho cuidado para hacerlo.
Para alcanzar esta transición de manera efectiva y eficaz es necesario que las empresas presten la atención prioritaria a la organización, indexación, ubicación y temporalidad de su documentación física y digital. El acceso a la manipulación y destrucción de esta requiere de una metodología ordenada alineada a la regulación de cada país dado que cada tipología documental llámese laboral, fiscal, comercial, entre otras, requiere un tratamiento específico asociado a su vigencia y valor legal y probatorio.
Si bien existe la tendencia a digitalizar todo tipo de series documentales y posteriormente destruir los archivos físicos en las organizaciones, es necesario realizar este proceso con cautela y especialmente bajo un análisis legal en el cual se determine si el digitalizar un documento surte la prueba de la validez jurídica en un determinado país; tampoco debemos olvidar el impacto financiero al hacerlo. Es un simple análisis de costo beneficio entre una guarda física segura versus el almacenamiento en nube y su validez legal.
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Para ello, es recomendable iniciar el proceso por la toma de un inventario físico de los archivos físicos para así clasificarlos e indexarlos según su tipología y luego establecer el tiempo legal de retención de cada uno y la utilidad de la serie documental digitalizada según el tipo documento. Posteriormente, se debe evaluar el costo de digitalizar el mismo y la utilidad de hacerlo ya que muchas veces se incurre en el error de hacerlo sin tener en cuenta la validez legal de cada documento digitalizado.
De igual manera, no necesariamente por destruir un archivo físico se logran ahorros ya que en ocasiones al sumar la destrucción, digitalización y custodia en nube de estos puede resultar mayor a la conservación física de los archivos.
Para evitar caer en este tipo de errores que generalmente se traducen en contingencias de tipo laboral, fiscal y legal es recomendable vincular a un profesional idóneo en la materia que haga parte de la empresa dándole así la importancia y visibilidad requerida al área de gestión documental. Debe ser esta persona la que apoyada en proveedores especializados evalúe las diferentes alternativas para realizar la transición de manera efectiva. De esta manera se evitarán cuantiosas multas, sanciones o demandas laborales lo cual sin duda serán más onerosas que un proceso eficiente de gestión documental.
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