Lo que Empleadores y Empleados deben saber sobre la liquidación de vacaciones

Frecuentemente las Cajas de Compensación Familiar realizan en sus empresas afiliadas, procesos de auditoría con el fin de revisar que los aportes parafiscales cumplan con los requisitos legales vigentes.

De igual manera la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales en sus procesos de fiscalización en las empresas, detecta hallazgos principalmente relacionados con errores en el reporte de novedades. Uno de los errores que representa el mayor porcentaje está relacionado con las vacaciones.

Empecemos por definir que cuando el trabajador inicia un vínculo laboral con la empresa y completa un año laborando, adquiere su derecho al descanso remunerado que se denomina vacaciones. Desde el primer día de labores ya se tiene derecho proporcionalmente a este reconocimiento.

Este período de vacaciones corresponde a quince (15) días hábiles, por año laborado. Si el contrato establece la jornada laboral de lunes a viernes, no se cuenta el sábado como día hábil de lo contrario si se debe tener en cuenta.

Las vacaciones deben ser concertadas entre el empleador y el empleado con el fin de definir la fecha de disfrute, el tiempo que se va a tomar el empleado y gestionar un posible reemplazo o encargo de las funciones de quien toma el descanso.

Al momento de salir a disfrutar de este derecho, el trabajador recibe el valor del salario de los días laborados más el valor de las vacaciones correspondientes del mes.

Si el trabajador tiene salario fijo, el valor con el cual se liquidan las vacaciones corresponde al salario que está devengando el día que comience a disfrutar de ellas, pero si el salario es variable, se liquida con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.

Estas vacaciones se denominan disfrutadas cuando el trabajador sale a descansar en las condiciones mencionadas anteriormente; pero también pueden ser compensadas cuando el trabajador no las disfruta, pero recibe su equivalente en dinero. En este caso el trabajador debe ausentarse de la Compañía por lo menos seis (6) días hábiles continuos.1

Este es uno de los escenarios en los cuales se afecta el pago de la seguridad social por cuanto el valor que recibe el trabajador que toma las vacaciones compensadas se debe sumar al ingreso base de cotización de parafiscales.

El segundo escenario es al momento del retiro, ya que se liquida el contrato del trabajador y el valor de las vacaciones a las cuales tenía derecho y no alcanzó a disfrutar, se debe sumar al ingreso base de cotización de parafiscales.

Para los trabajadores que tienen salario integral el valor de las vacaciones corresponde al total del salario.

Las vacaciones disfrutadas no son factor salarial2 . Los días de riesgos laborales se descuentan mientras el trabajador se encuentre disfrutando de su descanso. En todo caso se aporta a salud, pensión y parafiscales por parte del empleador. En ningún caso este aporte será inferior a un salario mínimo mensual legal vigente.

Las personas que tienen contrato por prestación de servicio con una entidad pública o privada no tienen derecho a esta prestación. De igual manera los aprendices en etapa lectiva o productiva por tratarse de un contrato de aprendizaje, tampoco disfrutan de vacaciones.

Los empleados que se encuentren incapacitados tendrán derecho a solicitar sus vacaciones una vez terminen su incapacidad y se reintegren a laborar. Si el trabajador se incapacita mientras se encuentra disfrutando de sus vacaciones, éstas se suspenden y se reinician posteriormente al término de la incapacidad.

El correcto reporte de esta novedad garantiza sus derechos al empleado y le brinda tranquilidad al empleador en caso de procesos de auditoría o fiscalización por parte de los entes de control.

1. Código Sustantivo del Trabajo Art. 190
2. Ley 21 de 1982 Art. 17

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