En un mundo donde la constante es el cambio, necesitamos contar con un sistema de información dinámico y escalable que apoye la gestión y la toma de decisiones de la gerencia de recursos humanos de las organizaciones.
Una evaluación de las actuales herramientas y los procesos administrativos con los que cuenta la empresa puede llevar a una decisión estratégica: la renovación de los sistemas de información para enfrentar los retos empresariales.
Aspectos Importantes;
Son varios los aspectos que debemos tener claro a la hora de enfrentar estos retos. Ante un desbordante y creciente volumen de necesidades y una disponibilidad limitada de recursos, es importante definir con claridad el alcance del proyecto, establecer el tiempo en el que se debe llevar a cabo y necesariamente, contar con los recursos financieros que apalanquen la ejecución del mismo. Lo anterior, viene a determinar las tres restricciones básicas de un proyecto: alcance, tiempo y costo.
El alcance del proyecto está compuesto por la totalidad de los productos que responden a las expectativas de los interesados. Deben ser estructurados en fases, definir si las puestas en marcha serán progresivas o si se hará un big bang y toda la implementación tendrá una sola salida en producción.
Ahora bien, estas restricciones tradicionales, debieran ser complementadas con otros aspectos no menos importantes: la gestión de la calidad, los recursos humanos y los riesgos.
Calidad en los proyectos:
Para hablar de calidad, debemos empezar por tener claro: ¿qué es la calidad en un proyecto? Y podemos definirla como el grado en que se cumple con los requisitos establecidos y por ende, satisface las expectativas de los interesados. Para lograrlo, debemos hacer una planeación de la calidad donde determinaremos las normas que deben cumplirse y las métricas para medirla, determinar la forma de asegurar el cumplimiento de las normas durante el proceso y controlar para verificar que los entregables estén dentro de los parámetros establecidos.
Al hablar de la gestión de los recursos humanos del proyecto, será indispensable elaborar su planificación, determinar los perfiles requeridos y hacer el plan de incorporaciones según el cronograma del proyecto, asegurar un entrenamiento y un desarrollo acorde con el rol que ejercerán, para finalmente dirigir el equipo humano haciendo una adecuada evaluación del desempeño y teniendo siempre en cuenta las diferentes técnicas para la resolución de conflictos que se puedan presentar.
Análisis de riesgos:
El análisis de riesgos nos ayudará a anticiparnos y planificar las acciones que logren mitigar dichos riesgos, pero debemos tener presente que el tratamiento de éstos debe surtir varias fases como son la identificación, el análisis cualitativo y cuantitativo, el plan de respuesta y el seguimiento y control de riesgos. Esto necesariamente incrementará los costos del proyecto en reservas de gestión y reservas de contingencia, pero permitirá tener un mayor grado de certidumbre sobre el éxito del proyecto.
¿Conocemos todos los interesados en el proyecto? La identificación de las personas u organizaciones cuyos intereses se verán afectados con motivo del proyecto, viene a constituirse en un aspecto primordial para incorporar sus necesidades e intereses en las diferentes etapas del proyecto.
No debemos perder de vista la implementación de un adecuado plan de comunicaciones que permita mantener con la regularidad y el nivel de detalle requeridos, la oportuna información a todos los interesados.
Gestión de adquisiciones:
Sólo nos faltaría tener en cuenta la gestión de las adquisiciones e integrar todas las áreas descritas previamente para hacer que la estructuración del proyecto desde su fase de planeación nos permita vislumbrar una exitosa implantación.
No menos importante, será mantener un plan de seguimiento permanente sobre el resultado del proyecto implementado, con el fin de determinar requerimiento de acciones y ajustes, de esta forma cumpliremos con el plan de mejoramiento continuo.
Podemos concluir que la planeación del proyecto responde a varias preguntas:
El por qué: Lo que identifica la justificación del proyecto.
El qué: El alcance que buscamos.
Quiénes: Identificación del equipo de trabajo.
Cuánto: Determinación de presupuestos.
Cuándo: Cronograma de implementación.
Cómo: Metodología. Definición del plan general del proyecto, apoyado en la identificación de riesgos, interesados y establecimiento del plan de calidad, comunicaciones y adquisiciones.
opino lo mismo