«Por medio de un software de compras en la nube tu compañía centraliza en un solo lugar solicitudes de cotización, cotizaciones a los proveedores, así como todo el historial y documentos necesarios de cada uno de ellos.»
En un año normal, sin Covid-19, una empresa madura puede aspirar a crecer las utilidades un 5% o 10%; una meta importante, nada fácil de lograr la mayoría de veces. Para conseguirlo, las compañías suelen inyectarle fuerza a su estrategia de marketing y ventas: más vendedores, más publicidad, más productos o marcas / sub-marcas, aumentos de precios. En todo caso, para lograr mayores ingresos. Todo ello requiere un andamiaje de comités, contrataciones estratégicas, inversiones importantes y un plan que toca a prácticamente todos los departamentos de la compañía para que, al unísono, desplieguen la estrategia. Colosal.
En algunos casos apelan también a disminuir costos y a generar eficiencias en la cadena productiva. ¿Pero sabes qué es lo que muy pocas hacen? ¡Adivinaste! Comprar más estratégicamente. Se puede decir que la mayoría de empresas no se han dado cuenta que, gracias a un proceso de compras más inteligente y automatizado, podrían incluso lograr toda la meta de incremento de utilidades. Ponte a pensar: si tus compras (costos y gastos) representan el 30% de todos los ingresos (lo cual es un porcentaje sensato a través de diferentes industrias), y si de dicho porcentaje ahorras el 18% Vs. lo que solías gastar, pues entonces tendrás un aumento del 5.4% en la rentabilidad neta si las ventas permanecen igual al año anterior. Gracias a que compras de manera más inteligente, habrás cumplido toda o buena parte de la meta. Pero esta acción estratégica hasta ahora no tiene muchos adeptos porque los departamentos de compras todavía no son los rockstars de la compañía. No se perciben como un eje estratégico y, por tanto, no reciben la atención que en realidad merecen. Pero cada vez el mundo está abriendo los ojos, dándose cuenta que las compras son cruciales, porque al final día como ocurre con el cuerpo humano, una empresa es lo que come: y lo que come es lo que compra y contrata.
En esta época de transformación humana debido a la pandemia, ha quedado en evidencia la necesidad de contar con soluciones (llámese softwares) que permitan: integración masiva y fácil con otros softwares, que estén en la nube para que cualquiera los pueda utilizar desde donde estén, que permitan fácil colaboración entre los equipos, y que sean muy fáciles y rápidos de usar. Hoy más que nunca, las compañías necesitan softwares que no exijan instalaciones complejas que duren 1 o 2 años; es increíble que hoy en día, con todas las facilidades y la potencia que brinda la nube, todavía haya empresas que compren softwares multimillonarios que tardan meses o años en dejar habilitados para su uso. Pero ello va a desaparecer más pronto que tarde, porque el mundo necesita a gritos tecnologías de implementación veloces, sencillas pero potentes, intuitivas, y mucho más económicas.
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A continuación, encontrarás tres razones contundentes por las cuales te conviene, urgentemente, adoptar un servicio integrado de compras online, el cual es sin duda, la mejor opción para la obligada transformación digital, mientras consigues tus metas de incremento en las utilidades.
- Acceso desde cualquier parte: Un software On Premise (instalado en los computadores de la empresa) es inflexible y dificulta el trabajo remoto, así como el trabajo en equipo. Un software online lo soluciona. Incluso, permite la colaboración entre todos los involucrados en el proceso de compras, no sólo por medio de chats en línea, sino por medio de ágiles flujos de aprobación y control.
- Ahorros masivos manteniendo la calidad y el cumplimiento: Un servicio integrado te garantiza las cotizaciones, pero además garantiza ahorros de incluso más del 15% o 20%. No sólo eso: puede hacerse cargo del proceso de compras completo, lo que termina simplificando las operaciones de tu compañía. ¿Por qué esto es difícilmente lograble con el departamento de compras de la empresa? Porque tu departamento de compras es compuesto por humanos, y los humanos físicamente no tenemos la capacidad de estar cotizando con muchas empresas cada vez y, por tanto, pocas veces ponemos a “competir” a los proveedores fijos que ya tenemos. Y ese es otro mal: los seres humanos nos solemos “casar” con los mismos proveedores; lo cual es bueno porque se genera un lazo de compromiso y de conocimiento mutuo que genera beneficios indiscutibles, pero habitualmente produce sobrecostos. Un servicio integrado de compras cuenta con cientos de proveedores calificados, cada uno atado a negociaciones específicas que facilitan el ahorro mientras se garantiza la calidad y el cumplimiento.
- Automatización, Organización, Control y Transparencia: Lo que se traduce en ahorro de tiempo y más dinero; este beneficio no es exclusivo de un software en la nube, pero definitivamente lo logra de manera más fácil y rápida. Por medio de un software de compras en la nube tu compañía centraliza en un solo lugar solicitudes de cotización, cotizaciones, a los proveedores, así como todo el historial y documentos necesarios de cada uno de ellos, las conversaciones con los proveedores por medio de chats para que las negociaciones no queden diseminadas por cuanto canal existe, la trazabilidad de cada decisión de compra, las ordenes de compra, y también los contratos. Incluso, puedes obtener más beneficios: control de presupuestos por centros y sub centros de costo, subastas inversas, app móvil para que el proceso de compras se pueda lograr desde cualquier parte, e incluso firmar contratos de manera digital, tendencia que en Latinoamérica todavía produce nerviosismo porque aquí primero se duda y después se cree, pero que ya deberíamos adoptar sin remordimientos como lo han hecho en los países desarrollados porque ahorra toneladas de horas al año, lo cual significa dinero.
Los beneficios finales de todas esas funcionalidades mencionadas, son enormes ahorros en tiempo y más dinero. Y sin que me aburra de repetirlo: el tiempo es dinero como ya sabemos, pero porque en ocasiones es difícil medirlo, solemos olvidarlo o menospreciarlo.
De hecho, un estudio desarrollado hace muy pocos años por una agencia de investigación llamada Criterium, mostró que las compañías gastan en promedio 11 horas hombre por cada contratación / compra que realiza, desde buscar a los proveedores, hasta recibir el producto / servicio final, pasando por pedir cotizaciones, evaluarlas, el papeleo y el seguimiento. Si se tiene en cuenta un sueldo de 2 millones de pesos más prestaciones, las 11 horas terminan significando casi 200 mil pesos por cada compra. Si multiplicas eso por todas las compras que tu empresa hace al año, por grande o pequeña que sea, podrías estar ante una suma descomunal.
Al final, todas estas características que brinda un servicio integrado en la nube son dadas gracias a la unión de un potente software en línea más un servicio de cotizaciones y administración de proveedores. Ahí está la clave: en la unión de esos dos mundos. Y son esos mundos, los que fácilmente te pueden generar ahorros de alrededor del 20% en dinero, y de incluso más del 40% en tiempo. Al final, será ese departamento discreto del que media empresa reserva un resquemor, el que más ayude a cumplir tu anhelada meta de utilidad.
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