De Transformación Digital se ha escrito y hablado tanto que abres una caja de cereales ahí te lo explican (LOL) no bromas aparte, a pesar que se lleva años en este tema y hay literatura de sobra puedo percibir desde mi experiencia que la realidad supera la ficción.
Como Directivo Tecnológico (CIO, CTO, Director de Sistemas, Director de Tecnología o rol similar), uno de los grandes retos es impulsar y liderar la Transformación Digital de tu empresa siempre alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
Todo comienza porque las organizaciones NO saben distinguir entre Digitalización vs Transformación Digital o peor aún, gobiernos que confunden Transformación Digital con un “Kit Digital” como es el caso de España y el cual consiste en una página web o un e-commerce (cosas de siglo pasado, hace +15 años que dejé de ofrecer estos servicios).
Algo muy similar pasa con el entendimiento de lo que es una PMO? Estos días en Londres compartía con gente de otros países dónde también existe el mismo problema, el mal entendimiento sobre lo que significa una Oficina de Gestión de Proyectos y Productos (PMO) dónde muchísimas organizaciones la confunden con un “rol de secretari@”.
Así que vamos a intentar ayudar a todos los directivos a poner un poco en contexto para una mejor toma de decisiones con los siguientes conceptos:
Digitalización (1): es la adaptación y transformación con la tecnología, oportunidad, competitividad, flexibilidad, crecimiento, innovación, liderazgo, personalización y adaptación a los clientes y a sus nuevas demandas y expectativas.
Transformación digital (2): es el cambio asociado con la aplicación de tecnologías digitales en todos los aspectos de la sociedad humana. La transformación digital puede ser considerada como la tercera etapa o tercera fase de la adopción de las tecnologías digitales (la competencia digital → el uso digital→la transformación digital), junto con la mejora de la capacidad de uso y de aplicación que se logra a través de la alfabetización digital.
PMO(3): El PMBOK define la PMO como “una estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados con la gobernabilidad de los proyectos de una organización. Facilitando el uso compartido de recursos, metodologías, herramientas y técnicas de la Gestión de Proyectos.
El papel de una PMO puede ir desde la provisión de soporte en Gestión de Proyectos a los Gerentes de área hasta ser responsable directo de la gestión de varios proyectos.“
Definición PMOfficers
“ Crear un modelo de negocio y conocimiento totalmente disruptivo por medio de la innovación y basado en las últimas tecnologías como catalizador a toda la organización, con el objetivo de ser rentable y eficiente ante los desafíos del Siglo XXI.”
Antes de comenzar cualquier transformación digital la recomendación es tomar en cuenta las siguientes 5 Fases
1. Automatización de Procesos.
2. Minimizar Costos.
3. Mejorar la comunicación (clientes internos y externos).
4. Romper fronteras geográficas.
5. Maximizar la eficiencia
¿Cómo la PMO debe liderar la Transformación Digital en una Organización en 7 pasos?
Paso 1 – Entender el contexto, aproximación objetiva y revisión de conceptos
No puede haber algo más obvio que entender el contexto de la organización así como comenzar a diferenciar la Digitalización vs Transformación Digital.
Paso 2 – Analizar alternativas, frameworks y modelos
Evaluar nuestra presencia actual y hacia dónde queremos ir, pero sin perder el foco principal que son nuestros clientes (Customer Centric).
Paso 3 – Definir la solución de negocio y tecnológica, asunciones y riesgos
La Transformación Digital no es un Proyecto, es un Camino a recorrer y una vez iniciado no hay vuelta atrás. Definir las mejores soluciones tecnológicas es fundamental para el hoy pero más importante para el “mañana” (escalabilidad, flexibilidad, adaptación, innovación).
Paso 4 – Definir las necesidades y expectativas
En pleno siglo XXI deben quedar muy claramente las expectativas de los interesados (tanto internos como externos), porque los “malos entendidos” cuestan decenas, cientos de miles o quizás más!.
Un paso fundamental es realizar un buen Business Case que incluya todos o cualquiera de los siguientes: ejercicios de Benchmarking, estudios de mercado, información de la competencia, nuevas tendencias tecnológicas etc.
Si el Cliente pide Servicio Plus tiene que pagar Servicio Plus no querer pagar un “mini-servicio” sin importar el tipo de organización, sector o industria.
Paso 5 – Alinear PMO con Roadmap de la TD (Transformación Digital)m los puntos de anclaje y QuickWins
La PMO debe liderar el Programa TD desde la estrategia hasta la ejecución (definimos como programa porque aglutina un grupo de proyectos y/o productos los cuales en conjunto forman la transformación digital de toda organización, proyectos bajo marcos tradicionales como productos bajo marcos ágiles).
El Roadmap es la Hoja de Ruta que la PMO debe seguir basado en la Estrategia definida en la TD pero alineada con los objetivos estratégicos (estrategia) de la organización.
Los Puntos de Anclaje son los puntos de control que debe realizar la PMO con la Alta Dirección (vía el Sponsor PMO), para valorar si vamos por el punto correcto o es necesario pivotar y corregir para evitar mayores desvíos.
Los QuickWins es el Valor que debe aportar a medida que vamos recorriendo ese Roadmap a lo largo del tiempo.
Paso 6 – Lanzamiento del servicio de la PMO, el plan de comunicación y la gestión del cambio
El Plan de Comunicación es fundamental para que toda la organización sea partícipe, que sólo esté al tanto la Alta Dirección es de organizaciones piramidales de siglo pasado, hoy día las empresas punteras así como las personas que más aportan (y felices están) son organizaciones horizontales (así como transversales y basadas en objetivos).
La gestión del cambio es intrínseca desde el primer día (ya que la innovación está en el ADN de la Transformación Digital y realmente NO hay final, es un continuo proceso de mejora continua).
La PMO como Ente que lidere la transformación digital de la organización, debe ser transparente en todos los procesos que lidera y ejecuta e informando oportunamente a todos los niveles de la organización (tanto vertical como horizontal).
La PMO es responsable de la ejecución de la cartera global (de proyectos y productos) de toda la organización, la cual puede estar estructurada en Programas y/o en Carteras, pero también puede influir directamente en proyectos o productos liderados por otras áreas de negocio y por supuesto, sin discusión debe tener el control total de los equipos (Resource Management) y los presupuestos (Financial Management).
Paso 7 – Extra mile
Por último, no es “sólo” cumplir los objetivos…
Tenemos que sobrepasar las expectativas de los interesados (internos y externos), sorprender e ir un paso más allá (ser disruptivos) y anticiparse (crear el futuro, prevenir vs corregir).
