El mundo empresarial es altamente competitivo, a medida que hay más avances tecnológicos las empresas consiguen cada vez mejores resultados y se hace más difícil mantenerse a la par del mercado.
El año entrante, con un escenario económico complejo, es algo para lo que las empresas deben prepararse, buscando la mayor eficiencia dentro de su organización. Uno de los factores para el éxito de las mismas vendrá dado por la adopción de herramientas que las ayuden a mejorar su gestión y a ser más competitivas. Por ello, veremos a continuación cómo estas pueden ser de ayuda y algunos ejemplos.
¿Qué son las herramientas digitales?
Las herramientas digitales son programas o paquetes que pueden utilizarse en dispositivos como computadoras, teléfonos o tablets y que permiten llevar a cabo alguna tarea o proceso de manera electrónica. Estas brindan la posibilidad de conectarse a internet y ofrecer soluciones eficientes, con mayor potencia para las empresas.
Para muchas empresas su adopción representa un cambio y un gran reto, sin embargo, estas pueden ser de gran ayuda para la empresa. Es por ello que estas buscan implementarlas y cambiar la forma en la que trabajan, teniendo la posibilidad de adoptarlas en diferentes áreas de la organización.
¿Cómo pueden ayudar a una empresa?
La implementación de herramientas digitales en una empresa puede ayudar a mejorar su desempeño, trayendo consigo varios beneficios dentro de la organización. Veamos a continuación algunos de ellos:
- Mayor productividad y eficiencia en la empresa: Implementar herramientas digitales permite que las empresas puedan hacer sus procesos de manera eficiente, bien sea automatizando tareas repetitivas, teniendo un mejor flujo de información o de otra forma. La empresa es capaz de conseguir mejores resultados pudiendo llegar a reducir sus costos, lo que la ayuda a ser más competitiva.
- Mejora en la comunicación: Las herramientas digitales permiten que la comunicación dentro de una empresa sea más fluida. Más allá del uso del correo electrónico, estas herramientas permiten hacer videollamadas, compartir documentos, crear grupos y mucho más. Esto hace que las personas dentro de la organización puedan estar al tanto de todo.
- Mejor acceso a la información: Uno de los problemas que solucionan las herramientas digitales es el acceso a la información, ya que al digitalizarla cualquier colaborador de la empresa podrá acceder a ella, sin importar el sitio en el que se encuentre. Esto ayuda a agilizar la toma de decisiones dentro de la organización.
- Flexibilidad en el trabajo: Contar con herramientas digitales brinda la posibilidad de trabajar desde casa o desde cualquier parte del mundo, de modo que los procesos de la empresa no se vean comprometidos. A su vez, pueden tener equipos en ciudades diferentes y trabajar entre sí gracias a la buena comunicación que brindan estas herramientas.
7 herramientas digitales para crecer tu empresa:
Dentro del mercado existen muchas opciones digitales que pueden ser de utilidad para una empresa. A continuación, veremos algunos de los tipos de herramientas que pueden ser de ayuda
1. ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) es un software orientado a la gestión de los recursos de la empresa, con el cual se pueden automatizar tareas, llevar un control de compras, gastos, inventario, recursos humanos y mucho más.
Su implementación trae consigo grandes beneficios, tales como la posibilidad de automatizar tareas que son repetitivas y pueden demandar mucho tiempo, tal como el pago de nómina o la contabilidad. También permite tener informes de la situación de la empresa actualizados, de modo que los directivos de la empresa puedan tomar decisiones con la información más reciente y de calidad, gracias a la mayor capacidad de procesamiento de datos.
Por ejemplo, los programas de facturación pueden ayudar a agilizar el proceso, ya que se cuenta con una plantilla de factura y solo hace falta cargar la información del cliente y la venta. A su vez se conecta al sistema contable de la empresa y automatiza la gestión.
Estos programas son flexibles y se ajustan a las necesidades de cada organización. Sin embargo, son programas costosos y su implementación supone un cambio, por lo que la empresa debe ser cautelosa en su implementación y la elección del programa.
2. Herramientas para la comunicación
Algo importante para las empresas es tener una comunicación fluida, ya que permite agilizar los procesos y tener a todas las personas dentro de la empresa informadas. Comunicarse verbalmente puede ser muy efectivo, sin embargo, su alcance puede ser limitado, lo que hace difícil mantener a todos en la misma página.
Con herramientas digitales como Slack, Zoom, Google Meet u otras, las empresas logran mejorar la comunicación dentro de la empresa. Con estas pueden crear grupos para difundir información, compartir documentos, tener reuniones por videollamada y mucho más. Esto facilita el flujo de la información y ayuda en el trabajo colaborativo.
3. Almacenamiento en la nube
Otro punto importante para las empresas es el acceso a la información. Las herramientas digitales para almacenamiento en la nube, tal como Google Drive pueden ser de gran ayuda, ya que permiten que los colaboradores puedan acceder a la información desde cualquier lugar, trabajar en conjunto en el mismo documento y tener las versiones actualizadas en todo momento.
Si bien estas herramientas pueden ser de mucha ayuda, también es importante hacer respaldo de la información que se almacene en ellas y buscar las opciones más seguras para información sensible de la empresa, ya que esta puede ser víctima de hackers.
4. Herramientas de analítica
En la actualidad los datos han cobrado gran relevancia y permiten hacer un análisis más profundo de la situación de la empresa, así como del mercado en el que compiten. Las empresas pueden usar estas herramientas para el marketing de la empresa, de modo que puedan estudiar el mercado a fondo para diseñar una estrategia y luego puedan recoger los datos para analizarlos.
También pueden analizar el comportamiento de las ventas, detectando las fechas más fuertes de venta, el comportamiento de los clientes, cada cuanto tiempo vuelven a comprar, etc. Esto es algo que puede ayudar a la gestión del inventario y que permite tener un mejor control de lo que ocurre en la empresa.
5. Herramientas para gestión de proyectos
Dentro de las empresas hay muchas tareas que deben llevarse a cabo en los diferentes equipos, por ello, planificar y gestionar el cumplimiento de todas puede ser algo complejo. Para ello se puede hacer uso de herramientas digitales, tales como Click Up o Trello, las cuales permiten gestionar las tareas y progreso de cada uno en las diferentes áreas de la empresa.
Por ejemplo, se puede llevar un seguimiento del avance del equipo de marketing en la elaboración de una campaña, teniendo los entregables cargados en el mismo sitio, de manera que cualquier persona del equipo pueda acceder a ellos. También se pueden asignar tareas a cada persona, llevar un control de su progreso y planificar las fechas de entrega.
6. CRM
Los clientes son de suma importancia para las empresas, por lo que estas deben cuidar sus relaciones con ellos. Existen los CRM (Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con Clientes), que son softwares que permiten a las empresas mantener un control de sus relaciones con los clientes y dar seguimiento a sus campañas de marketing, permitiendo administrar cuentas, leads y tener una mejor capacidad de análisis de las ventas y clientes de la empresa.
En un CRM se tiene información de clientes y clientes potenciales de la empresa, por ejemplo, el CRM inmobiliario de HubSpot puede recopilar la información de estos en una base de datos, responder a las preguntas de cada cliente sin acceder directamente al correo o red social, crear respuestas automáticas para agilizar el proceso y mucho más.
Esto ayuda a mejorar la relación con el cliente, de modo que sienta una mejor atención por parte de la empresa, haciendo más probable una recomendación o que vuelva a comprar. Por otro lado, mejora la capacidad de la empresa para detectar oportunidades de venta y para atender nichos de mercado.
7. Herramientas de firma digital
La firma de documentos es algo cotidiano en una empresa y de suma importancia en la toma de decisiones. Existen herramientas que permiten hacer firmas digitales, quizás la más conocida es DocuSign, la cual permite hacer una firma digital de forma segura y controlada.
Esto ayuda a que la toma de decisiones sea más rápida y la empresa no se vea limitada por la necesidad de hacer firmas de manera presencial, pudiendo hacerlas a través de una computadora cada vez que se permita. Esta herramienta añade una capa de seguridad adicional, diferenciándose, por ejemplo, de una firma digital en foto.
En conclusión, son muchas las herramientas digitales disponibles en el mercado y son muchas las áreas que pueden verse beneficiadas dentro de una empresa por su implementación. Por ello, dado que estas tienen un costo, es importante que la empresa entienda las áreas en las que puede sacarle mayor provecho a estas herramientas y tenga en consideración esto antes de tomar una decisión.
