5 Cosas Que Usted Debe Saber Sobre La UGPP

Hoy son escasos los empleadores que no han escuchado o tenido relación con la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales, o mejor conocida como la UGPP. Sin embargo, fue solo hasta el 2011 que esta entidad fue facultada para investigar y perseguir la evasión en el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Y fue en ese momento que, sin mayor preparación, los empleadores comenzaron a enfrentar procesos de fiscalización donde salieron a la luz muchos vacíos normativos e indebidas interpretaciones a las reglas sobre la determinación del ingreso base de cotización – IBC.

Lo anterior hace que solo en el 2017 y como fruto de los procesos de fiscalización, los beneficios contemplados en la Reforma Tributaria (Ley 1819 de 2016), las acciones persuasivas, las acciones de fiscalización y las acciones de cobro coactivo, recobrara la UGPP para el Sistema de Seguridad Social recursos por el orden de los 619 mil millones de pesos[1].

Con el fin de dar algunas pautas sobre cómo afrontar las inminentes fiscalizaciones, a continuación, presento 5 cosas básicas que usted debe saber de la UGPP.

1- Las acciones persuasivas son la avanzada de una auditoría, pero no son una auditoría en sí misma. Cuando usted reciba una carta en cuya referencia figure el término “acción persuasiva”, sepa que su empresa fue objeto de un chequeo preliminar realizado con base en los reportes sobre afiliaciones al Subsistema de Salud, las declaraciones de renta de su compañía, entre otros documentos.

Esta acción no necesariamente implica que usted haya incumplido sus obligaciones, pero sí es un aviso que, si en algún momento su empresa es fiscalizada, va a tener que argumentar muy bien cómo estructuró sus pagos laborales, sean estos directos o indirectos.

Si su empresa recibe un “Requerimiento de Información”, contéstelo por escrito. El proceso de fiscalización formal inicia cuando la UGPP emite un requerimiento de información. Es en este momento en que usted deberá suministrar toda la información que le sea requerida por la entidad, y solo en este momento.

Tenga en cuenta que deberá entregar la información en la forma en que oficialmente le sea indicada por la UGPP; deje constancia escrita de todo lo que entregue y hágalo por los medios oficiales. Evite dar información telefónica que no quede registrada.

2- Cualquier pago directo o indirecto que usted haya hecho a sus empleados será fiscalizado por la UGPP. Todos los pagos que su empresa haga a sus trabajadores o a terceros que puedan estar relacionados con sus empleados, serán el foco principal del proceso de fiscalización.

Al respecto, contar con pactos de exclusión salarial válidamente celebrados con sus empleados, documentos con los cuales se pruebe que sus contribuciones al Sistema de Seguridad Social estuvieron correctamente calculadas de cara a las normas contenidas en la Ley 1393 de 2010, y soportes adecuados que le permitan demostrar el uso de herramientas de trabajo o gastos de representación, serán su mejor herramienta para responder y eventualmente controvertir los cargos que le impute la UGPP.

3- El hecho que le imputen un cargo por omisión, inexactitud o mora, no indica que deba proceder inmediatamente al pago.

Antes de pagar, revise si efectivamente los cargos imputados por la UGPP tienen mérito de obligarlo al pago y si no existen argumentos válidos de defensa que le permitan soportar su actual esquema.

Salir inmediatamente a pagar para “evitar mayores sanciones” no sólo puede encarecer sus costos laborales de forma inmediata sin tener la obligación legal de hacerlo, sino que puede generarle mayores dificultades para mantener su esquema de compensación con sus empleados y abrir procesos frente a otras entidades. Asesórese primero antes de pagar.

4- Su compañía puede ser fiscalizada por un periodo de 5 años. Recuerde que las obligaciones frente al Subsistema de Pensiones no prescriben.

Las facultades para imponer sanciones entraron en vigencia a partir del año 2013, por lo que solo a partir de este año se comenzaron a usar los porcentajes determinados por la Ley para sancionar las conductas de omisión, mora e inexactitud.

Actualmente las sanciones dependen del estado en que se encuentre el proceso de fiscalización, así:

Es importante dejar claro que el mayor valor a ser pagado por el empleador no lo constituye la sanción de la UGPP, sino los intereses moratorios que la Ley consagra para el pago tardío o el no pago de las contribuciones obligatorias al Sistema, los cuales son en promedio del 30% E.A.

5- Los independientes, los rentistas de capital y cualquier persona que declare renta están sujetos a la fiscalización de la UGPP.

Las personas naturales no están exentas de ser fiscalizadas pues igualmente tienen la obligación de realizar contribuciones al Sistema de Seguridad Social Integral por el solo hecho de percibir ingresos. Pese a que la regulación sobre las personas naturales aún no es clara y subsisten múltiples vacíos normativos, la UGPP interpreta que cualquier persona con ingresos está en la obligación de hacer contribuciones y sin reparo de la fuente de la que provengan aquellos.

Téngase en cuenta que el contratista independiente y el rentista de capital deberán asumir la totalidad del pago de las contribuciones.