El valor pagado por concepto de salarios y demás costos laborales, puede representar entre el 25% y 60% de los costos de una empresa. Para el sector industrial la cifra puede estar entre el 20% y 30%, en comercio entre el 25% y 35% y para el diverso sector de servicios la variación es más amplia, entre 35% y 55%, de acuerdo con la actividad económica desarrollada y el nivel de conocimiento o especialización del talento humano requerido.
El costo laboral está compuesto por los salarios, horas extras, bonificaciones, comisiones, beneficios, prestaciones sociales, seguridad social, aportes parafiscales y demás erogaciones que por ley correspondan al empleador o qué por decisión propia o producto de acuerdos sindicales o pactos colectivos, deba entregar a sus trabajadores.
En cualquier caso, la nómina es un rubro significativo para toda organización. Esto puede explicar en parte la elevada informalidad laboral que se presenta en Colombia, cercana al 48.1% al cierre de 2020 de acuerdo con cifras del DANE.
Tratándose de una cifra tan importante, vale la pena preguntar cómo están manejando las organizaciones este proceso, qué tipo de herramientas tecnológicas utilizan y cuál es el valor agregado que obtienen más allá de generar una liquidación para pagar a sus empleados y dar cumplimiento a aspectos netamente legales.
Complejidad del proceso
El cálculo de la nómina es un proceso complejo para las organizaciones al tener múltiples entradas y salidas, además de estar impactado por una diversidad de normas.
Se hace necesario y obligatorio para el empleador conocer, además del código sustantivo del trabajo, el estatuto tributario, resoluciones y decretos de entidades como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y Ministerios, y otras disposiciones que inciden en la interpretación normativa y la forma de realizar los cálculos.
Cómo en todo proceso, existen riesgos inherentes que pueden materializarse en la medida que no se usen las herramientas adecuadas, no se cuente con controles apropiados o el personal no posea el conocimiento requerido. Algunos riesgos y consecuencias de estos, asociados al proceso de nómina son: demandas laborales, pago de intereses en la seguridad social o impuestos, sanciones por parte de entidades fiscalizadoras como la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales UGPP, reducción de costos deducibles del impuesto de renta; la afectación en el clima laboral cuando el empleado encuentra que su empleador ha cometido errores en su contra, por ejemplo, un menor valor pagado por las horas extras laboradas o un mayor descuento de retención.
Se suma a la complejidad, el cumplimiento de la ley de Tratamiento de Datos Personales y la GDPR para quienes ocupan personas de la Unión Europea, pues obliga a las organizaciones a implementar controles que garanticen la confidencialidad, integridad y acceso autorizado a los datos sensibles de los trabajadores manejados a través del proceso de nómina.
Más allá de lo transaccional
Por lo expuesto anteriormente, un software de nómina es indispensable para realizar el proceso dado que aporta valor a una organización cuando se implementa adecuadamente y los datos que almacena se analizan de manera estratégica para tomar decisiones.
Un robusto software de nómina permite contar con una completa base de datos de los trabajadores y extrabajadores, sin importar su modalidad de contratación o condiciones de vinculación; registrar todo tipo de novedades para realizar los cálculos simples y también los complejos como la seguridad social y la retención en la fuente que se caracterizan por manejar múltiples variables y parámetros; cumplir requisitos legales; cumplir acuerdos sindicales, generar la información para uso interno y externo y garantizar la trazabilidad frente a revisiones de entidades de control, auditorias o solicitudes del trabajador; generar la contabilización de manera detallada; mejorar la experiencia del empleado a través de portales de autogestión.
En cuanto a requisitos externos, cabe mencionar la reciente resolución 0013 emitida por la DIAN el 11 de febrero de 2021, la cual implementa la funcionalidad de documentos soporte de pago de nómina que obliga a las organizaciones a reportar de manera mensual los comprobantes de nómina de sus trabajadores bajo estándares técnicos de clasificación y organización.
De otra parte, los datos almacenados en el sistema de nómina, tratados con herramientas de análisis descriptivo, permitirán contar con tableros de control para conocer lo que paso y está pasando y emprender acciones de mejora.
Algunos tableros permiten conocer: el índice de rotación de los trabajadores por áreas, centros de costo, unidades de negocio; distribución del costo de nómina por conceptos, cargos o áreas; medir el cumplimiento del presupuesto; conocer el comportamiento y variaciones significativas en el valor de la nómina de un periodo a otro; identificar causas de ausentismos por rangos de edades, sexo, localización, centro de costo; observar la rotación de la cartera de incapacidades.
Mediante el uso de nuevas tecnologías, es posible realizar análisis Predictivo, para anticipar eventos como ausentismos o la rotación de empleados, emprender planes de acción y mitigar impactos negativos.
