Gestión de nómina y seguridad social

La nómina podría definirse de manera pragmática como el mecanismo o proceso por el cual se paga a los trabajadores, sin embargo, es un proceso de alta complejidad y que en algunos casos requiere de la intervención de al menos seis sistemas y no menos de cuatro personas, teniendo frecuencia diaria, semanal, catorcenal, quincenal, mensual, bimestral o bajo demanda.

En 2018 el Centro de Capacitación SICOSS(1) realizó una encuesta (2) a 2,000 empleados de empresas trasnacionales y menos del 1% fue capaz de calcular las deducciones exactas mensuales para obtener su salario neto.

Ese mismo año este organismo indagó sobre la tolerancia a los retrasos o variaciones que los trabajadores estarían dispuestos a tolerar en su salario, ya que podríamos estimar que es el principal, o parte de los principales motivos que impulsan día a día a la fuerza laboral a levantarse de la cama y acudir a una oficina, sucursal o zona de actividades, no perdiendo de vista que según datos del Occupational Information Network (O*NET) sólo el 22% de los empleos se pueden realizar de manera remota y sin contacto con los clientes (4)

De los resultados de esta segunda encuesta podemos sintetizar que existe un margen de “tolerancia” a la paga realizada y este margen aumentaba de manera proporcional según el nivel jerárquico y salarial en una empresa, es decir a mayor salario mayor tolerancia ante una fluctuación de sueldo.

También podemos corroborar de manera estadística la hipótesis u obviedad de que pagar tarde genera mal estar en los trabajadores, ya que el 98% de los encuestados no está dispuesto a tolerar un retraso en su pago, sin importar que se deba a un error humano o un error técnico, es decir el salario por ningún motivo se puede retrasar, no importa si es exacto, pero importa que esté a tiempo y el mínimo margen de fluctuación aceptado fue del 1% pudiendo llegar hasta el 3%

Tener una tolerancia del 0% para el retraso de un proceso no es cuestión fácil, sobre todo si consideramos que para la gestión de nómina y seguridad social se podrían llegar a requerir hasta 6 sistemas:

1) Recursos Humanos (captura de datos del empleado como nombre, edad, sueldo, puesto, datos bancarios, identificación, número de afiliación de seguridad social, etc)

2) Control de Asistencias (entradas, salidas, horas extra, retardos, faltas o vacaciones)

3) Gestión de Nómina (cálculo de sueldo menos deducciones para obtener monto a pagar)

4) Gestión de seguridad social del trabajador (cálculo de cuotas que deberán ser pagadas a la autoridad designada para la gestión de recursos y prestaciones)

5) Envió de confirmación de datos a pagar a las autoridades tributarias y salario del trabajador, en América Latina al menos 3 países ya cuentan con esquemas tributarios donde el patrón debe notificar el salario que será pagado al trabajador, así como la respectiva retención de impuestos.

6) Servidor de correo electrónico o aplicación WEB para envío de recibo de pago al trabajador.

7) Dispersión bancaria (Se puede realizar dentro de la gestión de nómina o de manera independiente)

Y en algunos casos este gasto de nómina se debe registrar dentro de un octavo sistema para control y gestión de la contabilidad o un sistema de planeación de recursos o ERP por sus siglas en inglés (Enterprice Resources Planning)

La gestión de nómina y seguridad social no tiene margen de error y la expectativa de cada uno de los trabajadores de una empresa es muy alta y prácticamente sin tolerancia, es por esta razón que al automatizar estos procesos se debe buscar productos confiables y con experiencia local, considerando como un factor clave los tiempos de respuesta ante una contingencia ya que cualquier problema debería quedar resuelto en horas y no días.

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