Se dice que el MS-Excel es la aplicación más utilizada en todo el mundo. A nivel empresarial lo usamos para control de stock, hojas de fabricación, relación de personal, presupuestos, compras… la lista es innumerable. Lo primero que nos debemos preguntar es: ¿Son beneficiosos estos métodos para mi empresa, o solo para el confort de la persona que hace esas tareas? ¿Cuánto tiempo perdemos buscando datos que están en diferentes ficheros para obtener información de valor? ¿Cuántos errores cometemos copiando datos, creando fórmulas? Y la gran pregunta, ¿cuánto tiempo necesitamos para conocer el EBITDA de nuestra empresa?
A menudo, las respuestas son difusas, ambiguas y nada inmediatas. Debemos enterrar la pléyade de hojas de cálculo, aplicaciones individuales, y debemos dar un paso adelante, y ahí está la transformación digital. No pretendo hablar de los beneficios y virtudes de este proceso ampliamente expuestos por muchísimos profesionales. Tan solo quiero hacer énfasis en dos aspectos: el factor humano y la calidad.
Tras muchos años en la gestión empresarial, he observado que el miedo a que se cuestione el trabajo de cada empleado es lo que más frena a la evolución de las empresas (el famoso miedo al cambio).
Heráclito ya decía en el siglo V a. C. “Todo fluye, nada permanece”. Esa condición implícita del cambio continuo nos obliga a los gestores empresariales a tener siempre una mentalidad abierta, pensar en nuevos retos, en cómo hacer mejor lo que ya sabemos hacer, y explorar nuevos productos, servicios, mercados… La alta dirección está obligada a entender que necesitamos evolucionar si no nos queremos quedar fuera del mercado. No nos podemos refugiar en el presente, y menos en el pasado. Y para ello necesitamos información exacta, precisa y fiable de forma casi instantánea.
En el mercado existen innumerables soluciones informáticas que dan respuesta a necesidades concretas. Y el riesgo que cometemos las organizaciones es querer abordar la transformación digital sobre procesos aislados, con aplicaciones muy específicas que dan una gran solución a un reto concreto (operaciones de fabricación, de gestión de pedidos…). Desde la gerencia debemos afrontar el reto con una visión global, centrada en el dato. La transformación debe orientarse en recopilar datos de los procesos transversales de la organización, que se alimentan, a su vez, de datos de cada una de las áreas, hasta llegar al indicador por excelencia, el EBITDA.
Le puede interesar: Los grandes beneficios del uso de las Soluciones de Procesos de Negocios
De esta reflexión se infiere la necesidad de implantar un ERP (Enterprise Resource Planning), cierto, pero no es el todo. Los ERP hoy en día cubren la mayoría de los procesos de la organización. Ofrecen métodos ampliamente utilizados en diferentes sectores y recogen del mercado el vasto conocimiento en las tareas de una organización, ya sea pequeña, mediana o grande. Además, este tipo de sistemas, antes limitados a grandes corporaciones, hoy están al alcance de pequeñas y medianas empresas. Las soluciones en cloud nos abren este abanico de oportunidades.
Pero no olvidemos que antes de implantar cualquier ERP, debemos tener claro para qué lo queremos y cuáles son los objetivos de mejora.
Yo quiero destacar un objetivo que a menudo no se tiene en cuenta desde la alta dirección, o queda sobreentendido, o bien subordinado a otros objetivos: la calidad.
La calidad entendida en dos vías. En primer lugar, ¿somos capaces de conocer la calidad de nuestros productos o servicios, la satisfacción del cliente? En segundo lugar, ¿nuestros empleados mejoran la calidad de su trabajo y, en consecuencia, la productividad?
Este parámetro tal vez no entra en la determinación del ROI de la inversión, pero es fundamental para el crecimiento de la empresa.
Lea también: ¿Nómina online o nómina en Excel?
