Tips para Administrar una Empresa de forma Remota y Efectiva

«En el mundo remoto, se hace muy difícil medir procesos ya que por defecto la comunicación se basa en resultados. Da un paso al lado, traza junto a los líderes de área los pasos intermedios (sub-metas) que se encuentran en el día a día para llegar al resultado esperable.»

Mucho se ha dicho en el mundo post-pandemia sobre el trabajo remoto. Desde “llegó para quedarse” hasta “no funcionó”. Mi experiencia podría interesarles, ya que en el caso de OZnet Cybersecurity, soy yo, el CEO quien está completamente remoto, y con una diferencia horaria de 5-7 horas.

En septiembre de 2022 desempeñaba el cargo de Gerente Comercial, y decidí emprender una aventura familiar y migrar de Chile a Israel. Previo a la pandemia, los disturbios causados en Chile por los diferentes movimientos de protesta se convirtieron en la escuela perfecta para la administración de equipos remotos, por lo que, llegadas las cuarentenas, muchos empresarios y gerentes teníamos listos los procedimientos para operar en forma 100% virtual.

Hay una brecha generacional importante entre la vieja y la nueva escuela, y es que los primeros piensan que no es posible fiscalizar el buen funcionamiento de todas las personas y equipos sin mantener contacto físico, y los segundos creen que al contar con herramientas de videoconferencia se sustituye completamente la necesidad de presencialidad.

En realidad, no tienen razón los unos ni los otros. Sostener las reuniones en formato de videoconferencia soluciona exclusivamente el problema de reunir a un grupo de personas para poder comunicarse, pero para administrar equipos remotos hace falta mucho más.

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Por una parte, emular en la medida de lo posible, la experiencia de trabajar de manera presencial (como aquellas conversaciones de 5 minutos entre colaboradores para conversar sobre temas que si bien son importantes, no se prestan para planificar y llevar a cabo una reunión), por otra solucionar nuevas dificultades propias del trabajo remoto que no se generan en formato presencial (como aspectos de relaciones humanas, motivacionales, o fiscalizar que el colaborador no esté dedicando un porcentaje de su horario hábil para otros empleadores o temas personales).

A continuación, algunos tips fundamentales (Además de los evidentes como usar Google Calendar, Meet/Zoom, etc) para administrar una empresa no sólo de forma 100% remota, sino también 100% efectiva, 100% motivante, 100% responsable y 0% impersonal:

• Slack: Plataforma de mensajería instantánea, por una parte es un “WhatsApp con esteroides” ya que permite automatizar flujos de trabajo e integrar con otras plataformas, como un CRM, Calendar y una enorme cantidad de posibilidades. También permite automatizar mensajes y alertas. Incluso si no quieres integrar y automatizar, Slack te permite mantener un flujo de comunicación constante entre todos los equipos sin pasar a llevar el contexto personal que es WhatsApp.
• Discord: Una de las pérdidas más grandes en formato remoto son esas “conversaciones de 5 minutos” que mencioné unos párrafos más arriba. Discord permite crear “salas” para cada equipo, y las personas permanecen silenciadas, sin embargo, cuando alguien quiere hablar, simplemente activa el micrófono y el resto lo escucha. Es lo más parecido a estar trabajando codo a codo, pero en formato virtual. En caso que estés en una reunión virtual, puedes silenciar no sólo tu micrófono, sino también tus parlantes/audífonos, y tus compañeros de trabajo sabrán que no escucharás lo que dicen ya que estás “ausente”.
• Juegos: La recreación es parte del mundo presencial, pero no es exclusivo. Hay una gran cantidad de plataformas de juegos colectivos gratuitos y pagados, como pictionary, escape rooms, etc. Dedicar una hora a la semana para que cada equipo juegue es una excelente inversión en motivación y relacionamiento entre colaboradores.

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• Sub-metas: En latinoamérica es muy común el tipo de gerente que se dedica a presionar para la obtención de un resultado final, pero el gerente realmente diligente y exitoso ayuda a trazar el camino para llegar a esos resultados. En el mundo remoto, se hace muy difícil medir procesos ya que por defecto la comunicación se basa en resultados. Da un paso al lado, traza junto a los líderes de área los pasos intermedios (sub-metas) que se encuentran en el día a día para llegar al resultado esperable, y fijen fechas de entrega. Esto te permitirá no sólo fiscalizar los procesos, sino también corregir el rumbo de un proyecto a medida que se desarrolla y hacer crecer a todo tu equipo compartiendo tu valiosa experiencia con ellos.
• Redefine las reuniones: En el mundo presencial, las reuniones duraban por defecto una hora. Es una enorme pérdida de tiempo. Redefine los objetivos de cada reunión, y luego establece cuánto tiempo se necesita para cumplirlo. Si tienes dudas, siempre elige la menor cantidad de tiempo, y si no alcanzas a lograr el objetivo de la reunión, fija una nueva. Pero con este criterio, podrás liberar horas cada día. Establece que las reuniones empiezan a la hora sin importar quién esté tarde, y que cuando no queda nada más por hablar, la reunión termina aunque falten 25 minutos para la hora establecida de término. Si al comenzar una reunión te das cuenta que falta información para llegar al objetivo de la misma, corta inmediatamente la reunión, define quién/es son los encargados de levantar la información faltante y luego coordinen una nueva reunión. No hay mayor pérdida de tiempo que reuniones más largas de lo necesario, por la razón que sea. Pro tip: Calcula el valor hora de cada integrante de cada reunión y comunica a tu equipo el costo de esa reunión. Valorarán más cada minuto (y tú necesitarás ravotril).
• Visualiza el Master Plan: Exige a todos los líderes de equipo que rellenen un master plan utilizando este template de Google Sheets, donde deberán listar a las personas de sus equipos y en qué está trabajando cada uno. Esto te permitirá saber, mes a mes, en qué está cada uno, cuántos recursos le están dedicando a cada proyecto, y lo mejor de todo: Cuando te soliciten ampliar los equipos por exceso de carga, tendrás totalmente claro si los recursos existentes son efectivamente escasos para cumplir la demanda, o simplemente falta dirección y optimización.
• Actividades presenciales: Realiza actividades presenciales de vez en cuando, con foco en relacionamiento y motivación. Mezcla juegos con actividades de contenido, aprovecha los momentos para alinear la visión de los colaboradores con la de la empresa. Comunícale al equipo cuáles son los desafíos, cuáles son los aciertos, hacia a dónde apuntan, etc. Sé creativo, no tiene por qué ser en la oficina. Pueden ir a un parque, hacer un asado, etc.
• Reuniones personales: Sin importar cuánta gente trabaja en tu empresa, siempre puedes destinar una hora a la semana, dividida en 12 bloques de 5 minutos, para hablar personalmente con cada persona. Sólo preguntarles cómo están, si hay algo que les gustaría decirte, quizás decirles algo que te guste de su trabajo o de su área. Esto te va a permitir, por muy limitado que sea el tiempo, hablar con más de 500 personas cada año, y a veces te sorprenderá que un tema se vuelve repetitivo entre varios colaboradores, momento en que puedes prestarle más atención a un tema en particular.

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