El modelo de los negocios está cambiando y el modelo de oficinas no es la excepción. Las empresas están cada vez más interesadas en centrar su atención en el core de su propio negocio, así pues buscan modelos que les permitan ceder puntos claves de su funcionamiento pero que puedan ser administrados por terceros, por esto se hace cada vez más atractivo el modelo de oficinas listas para usar. Al mismo tiempo, las personas independientes requieren de espacios apropiados para trabajar y atender clientes sin necesidad de invertir en una oficina propia, lo que conlleva compra de mobiliario, adecuaciones, contratar personal de atención, mensajería entre otros.
*”La modalidad de servicio se adapta a las necesidades particulares de cada cliente, en cuanto a tiempo, espacio y cantidad de servicios adicionales requeridos, el grado de flexibilidad que ofrece este modelo es lo que lo hace tan interesante para el público en general. “
Por: Juan Carlos Delgado
Contry Manager Colombia- Venezuela- Regus
Nacen entonces, empresas dispuestas a ofrecer un servicio integral de oficina brindando no solo los espacios físicos, sino también incluyen en sus paquetes de servicio áreas comunes como pasillos, recepción, salas de espera, salas de juntas, papelería, parqueaderos, cafetería, baños, etc.
La modalidad de servicio se adapta a las necesidades particulares de cada cliente, en cuanto a tiempo, espacio y cantidad de servicios adicionales requeridos, el grado de flexibilidad que ofrece este modelo es lo que lo hace tan interesante para el público en general.
Dentro de la rama de oficinas se pueden encontrar diferentes categorías, siendo las más comunes la oficina física, coworking, oficina virtual. Las oficinas físicas son espacios privados, con los cuales se obtiene la adecuación del espacio, el montaje de telefonía e internet, el mobiliario y los servicios públicos. El coworking se refiere a espacios compartidos con otras empresas o personas, los cuales son contratados en los períodos de tiempos que cada cliente requiera, y cuentan con los mismos servicios de una oficina física. Las oficinas virtuales ofrecen al cliente el servicio de recepción de llamadas a un número fijo, donde responden con el nombre de la empresa o persona y se puede o bien solo tomar el mensaje o re-direccionar a otro teléfono fijo o celular, también se cuenta con una dirección de correspondencia.
Los beneficios de esta clase de servicios son entre otros:
- Ahorro en CAPEX pues no se requiere una inversión inicial en adecuación de oficinas, lo que ronda los dos millones por metro cuadrado, dependiendo de la infraestructura a instalar.
- El espacio físico requerido se puede ir ampliando o reduciendo en la medida del desempeño de la empresa.
- No se necesita realizar inversión en mantenimiento de oficinas ni de mobiliario.
- No se requiere contratar personal de aseo ni recepción.
- El personal de recepción es bilingüe y bien capacitado.
- Se cuenta con altos niveles de seguridad.
- Accesos a las oficinas 24/7.
- Se paga solo por los espacios usados, cantidad de impresiones, llamadas realizadas, uso de la salas de juntas, uso de parqueaderos etc.
- Se cuenta con internet compartido pero en caso de solicitarse se tiene la opción de contratar internet dedicado.
- La mensajería es administrada por el prestador del servicio.
- La flexibilidad en el tiempo (horas, semanas, meses…) del contrato es una ventaja significativa en este tipo de servicios.
- Los requisitos exigidos varían de país a país, hablando de Colombia en la mayoría solo se requiere Cámara de Comercio, RUT, Cédula de representante legal y depósito de garantía; no se exige codeudores y/o pólizas.
- Se puede acceder a oficinas desde 6 m2 en adelante, en ubicaciones preferenciales con infraestructura de alta calidad.
- Al pertenecer a estos centros de negocios se abre la oportunidad de netwoorking al conocer nuevos empresarios y emprendedores.
Dadas las condiciones cambiantes y altamente dinámicas de la economía, las empresas deben estar preparadas para enfrentar nuevos retos y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, así que todo emprendimiento sea personal o empresarial debe mirar al futuro y buscar aquellos servicios que le faciliten la concentración de sus esfuerzos en el core de su negocio. Es por esto que las compañías prestadoras de servicios de oficina se hacen cada vez más atractivas en términos de rentabilidad, oportunidad y servicio.
