En lo corrido del 2018, el término facturación electrónica se ha convertido en parte del lenguaje común entre las empresas de todos los tamaños en Colombia. Han sido meses de gran intensidad dentro de la preparación de las compañías, que inician un proceso de cuenta regresiva por las fechas que hacen parte de la normativa fijada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El impacto positivo que tendrá esta nueva normativa no sólo afectará a las empresas, sino que, al hacer parte del programa de reactivación económica del país para el nuevo gobierno, se convierte en aliada que apalanca el camino acelerado de la transformación digital que el país lleva a un muy buen ritmo.
Uno de los retos más grandes por afrontar en la implementación de la facturación electrónica, es pensar en un nuevo modelo de documentos electrónicos. El intercambio y la interoperabilidad definitivamente abre puertas y crea diferentes desafíos y pensamientos que avanzan dentro de la misma transformación digital para las empresas, afirma Elkin Rodríguez, jefe de producto ERP y Pyme de Softland.
La facturación electrónica beneficia a las empresas, pues ahora pueden ser óptimas, más operativas y estratégicas a la hora de generar su información de manera digital; por esa razón, es necesario adaptar estos procedimientos a un nuevo marco de trabajo, una mentalidad en función de esta transformación para ser más ágiles en cada paso y mejorar tiempos de respuesta, tanto para el cliente final como para su información fiscal.
Dentro del proceso de cuenta regresiva, presentamos algunos tips que serán herramienta clave para la implementación y ejecución de la factura electrónica:
1- Pasar de un proceso físico a un proceso digital: diagramar los mismos procesos y pasos que se han venido realizando en la facturación física, para que así organizarlos en un ambiente digital sea más sencillo. En el portal de la DIAN, se podrán consultar los documentos electrónicos.
2- Capacitación para los colaboradores de las empresas: para que el proceso se cumpla adecuadamente, la DIAN brindará capacitaciones en las que se informen a las empresas sobre este nuevo sistema, y de igual manera, al interior de cada empresa realizar gestión del cambio con los colaboradores que llevan a cabo procesos de facturación.
3- Adquirir un sistema ERP o PYME que permita fortalecer la seguridad de las empresas: el sistema debe asegurar tres pasos: gestión de documentos digitales, manejo y respaldo del flujo de intercambio de documentos y herramientas que permitan el almacenamiento e impresión histórica de cualquier factura.
4- La firma digital como aseguramiento: para que un documento electrónico sea válido, auténtico e íntegro, la firma electrónica entrará a ser parte del cambio en la documentación.
5- Evite costos adicionales y busque una casa de software o proveedor del sistema que lo acompañe en todo el proceso: es indispensable que la casa de software o el proveedor tenga la capacidad de guiarlo durante los procesos de implementación y adicional, le brinde un respaldo en los procesos de cambio en la gestión administrativa y al interior de la organización.
Esta modalidad de operación representa para las empresas estrategias de sistematización que permiten minimizar los procesos manuales y gestionar de manera ágil y sencilla la generación y el envío de documentos electrónicos; incrementando la competitividad de las organizaciones, adentrándose a un mercado globalizado y dinamizando la economía del país para lograr una reactivación del impacto.
